時間管理有助PI擺脫菜鳥階段

江澤珍/編譯

時間管理有助PI擺脫菜鳥階段

江澤珍/編譯

癌癥研究人員艾米·布魯克（圖中），她的方法是借助實驗室的行政資源來分配自己的時間

●PI,即項目首席負責人，也是項目的人（科研助手、研究生等管理）、事（實驗管理）、財（科研經費管理、研究生及臨時技術人員的勞務支出管理等）負責人。在這種多任務工作環境下，博士后一躍成為首席負責人的話，考驗的就是他們的時間管理和項目把控的能力。

對于新上任的PI來說，其成就感很快就會被繁重的任務打垮。除了要構思、執行整個研究項目、撰寫經費申請書和安排管理實驗室外，他們還要抽時間備課、上課、審批論文、準備學生的考試，當然最基本的要服務好自己的研究機構。

這和博士后在學習過程中所做的研究完全不一樣。在學習的時候，博士后們只需關心研究，其他的一概不用擔心。生物學家翁京科（Jing-Ke Weng）2013年來到麻省理工學院生物系任職助理教授，他說：“這種轉變好比一個獨奏演員變成交響樂的指揮家，你不單單要準備自己的表演，還要引領樂團里的其他成員。”

好在新晉的PI會運用一些方法舒緩自己的壓力，以提高自己的工作效率，諸如召開管理研討會、請教導師和前輩、借助如目標設定、日程管理等經典技術等。在專注研究的同時，PI還需預留足夠的時間為機構完成教學任務和其他服務。因此他們必須形成一套適合自己的平衡管理方法。

如何開始

在各大學府和基金會舉辦的研討會上，新晉的PI能學到很多關鍵性的技能。俄亥俄州立大學生物化學系的系主任蘇珊·歐萊斯克（Susan Olesik）會派新人去參加類似的討論會，在那兒學習諸如撰寫經費申請書和平衡教學時間方法等。

德國海德堡的歐洲分子生物學組織（EMBO）也為博士后提供了一門課程，給出一些關于實驗室管理的方法，比如怎樣解決沖突、如何組建一個團隊、如何設定目標和確認優先任務等。EMBO課程負責人安·瑪莉·格林（Anne-Marie Glynn）說：“有六個月工作經驗的博士后都可以參加這門課程。其中EMBO的會員、初級研究人員以及得到經費撥款的項目負責人都可以免費聽課，其他人則需付費聽課。”

課程導師建議PI根據重要程度將任務分成四種情況。第一種是那些既重要又緊急的任務，這是要立馬解決的；第二種是那些重要但不緊急的任務，如離提交時間還早的經費申請書的撰寫，可以酌情處理，但切記不要拖到截止時間；第三種是一些緊急但不重要的任務；剩下的就是些既不重要也不緊急的任務。

麻省理工學院的物理學家易卜拉欣·西塞（I-brahim Cissé）是在工作3年后參加EMBO課程的，他認為這門課程對他很有幫助，尤其在團隊發生沖突時，他能快速找到解決方法和潛在的資源。他說：“沒有人會為解決沖突預留時間的。”

EMBO還專門為女性PI開設了一門課程，為她們提供溝通、領導和拒絕的技巧。格林說：“這些能力是她們必須要學會應用的，尤其是出現機構內等級制度的問題時，女研究人員必須學會說不。我們要確保，無論男女，大家的機會應該均等。”

經驗不足的PI有時會覺得安排日常活動是一件非常困難的的事。馬塞洛·貝哈爾（Marcelo Behar）是去年9月份加入奧斯汀得克薩斯州大學，任職生物醫學工程系PI。他說：“從某種程度上來說，每天都是不可預測的。”貝哈爾的一天除了要與經費贊助商溝通、為學生答疑和管理實驗裝置或IT基礎設施，還要處理人事行政工作（例如為品學兼優的學生辦理免除學費手續）和備課，同時還要做研究。

時間久了，貝哈爾發現，即使是和贊助商溝通，每周會額外多花4到6個小時的時間。他現在借助谷歌日程表來安排他的作息時間。他說：“我花了將近一學期的時間終于找到了一個合適我的時間分配方法。”

時間安排

斯坦福大學生物化學家茱莉亞·薩茲曼（Julia Salzman）對于撰寫經費申請書的建議是：在提交截止日期前，先設定幾個假設的截止區間，便于讓同事對課題進行評論和管理人員過目。比如說，截止日期是4月1號，就提前1個月打個初稿讓同事評論，兩星期后在再將終稿給管理人員過目。

威斯敏斯特大學的邦妮·巴克斯特（Bonnie Baxter）說：“初級教員通常一年要教五門課程，現在威斯敏斯特大學打算提前一年完成所有的教學任務，這無疑會加重教學強度。”但當巴克斯特第一年擔任PI的時候，她帶教的5個本科生在實驗室完成4個學分的研究課程。之后，她就一直找那些急于求學的學生幫助她一起完成研究項目。

為了節省更多的時間，與巴克斯特會面必須要有預約，包括每周安排一天接受電話咨詢，以減少被打擾的次數。她說：“安排就是一切。”

研究人員還需預留一定的時間為包括學術委員會、會議組織等工作服務。在很多部門中，新晉的PI可以拒絕這些工作，但不能對所有事情說不。梅奧醫學中心的計算生物學家胡禮（Hu Li）說：“做的越多，就能盡快地適應新的工作環境，也能發現這些事對項目的幫助有多少。這才是優先考慮的事項。”

就拿貝哈爾來說，他參與了學校研究生入門委員會。他說：“我必須在會上為自己的部門宣傳，爭取招到合適的學生。”同樣的，西賽也參加了幾場類似的招募會。他說：“有些會議和你的研究有直接的關系，也可能是你研究成功的關鍵。即使不想去參加，通常不要直接拒絕，一定要有禮貌的婉拒。”

任務分攤

格林說：“有些女教員會發現自己做的事比男教員多，這是因為在一個部門中女教員往往比男教員少。女教員有時之所以多做，也是想證明自己的實力。”

明尼蘇達大學教師管理處主任羅柏斯·哈爾曼（Ropers-Huilman）說：“作為一位部門主管，這是讓我感到責任最重大的事了。”比如說，有一些服務聽似很簡單，但需要花費很多的時間和精力，有時效果卻不是很理想。這時，一個好的主任需要協助PI做好這些服務。

就加州大學分子與細胞藥理學系系主任凱萬·肖克特（Kevan Shokat）而言，他建議初級研究人員不要自己一人扛下所有資金申請任務，因為這需要大量的時間，最好找幾個合伙人一起來分擔這些任務。

即使那些可以獨自勝任這些工作的人，他們也可以找行政助理、資金助理或實驗室助理幫忙。癌癥專家艾米·布魯克（Amy Brock）說，這能幫助PI節省很多時間，包括預定出差行程、制定經費申請書和學術論文格式等。“我建議那些新晉的PI可以從行政助理那兒取經，看看他們是怎樣幫助其他負責人的。”

PI也可以聘用一個助理。得克薩斯大學達拉斯西南醫學中心的系統生物學家金貝利·雷諾茲（Kimberly Reynolds）就招聘了一個實驗室助理兼技術師。助理可以管理實驗室設備、調整預算申請、維護實驗室試劑檔案系統等。他說：“實驗室助理可以幫我分攤很多的工作。”

當然，成熟的PI會提醒初級教員，有效的時間管理還包括實驗室以外的時間。貝哈爾就向自己的妻子保證，一個禮拜只有四天工作12個小時，第五天一定會準時回家。他說：“我一直在堅持這項約定。”可是萬一碰到晉升職位的機會或就很難堅持。雷諾茲說：“你的大部分學術生涯都在期待晉升這件事，當你有機會的時候，你就應該奮力一搏。”

[資料來源：Nature][責任編輯：則鳴]