在收到職業安全與健康管理局罰單之前

在收到職業安全與健康管理局罰單之前

編者按

本文作者斯特凡?波羅維納（Stefan A. Borovina）是一家律師事務所的律師，專注于職業安全、健康管理、工作環境安全等領域。美國的職業安全與健康法案的執行嚴格，企業一旦出現安全事故，就會收到罰單。為了避免收到此類罰單，企業需要提前做好以下4個方面的工作：制定工作制度；廣泛傳達工作制度；采取措施發現違規行為；有效制止違規行為。隨著我國對職業安全與健康的重視，本文也將給我國企業帶來一些啟示。

在職業安全與健康領域，目前尚無統一的國際規范。其中最具代表性的是美國職業安全與健康管理局（OSHA，Occupational Safety and Health Administration）頒布的OSHA標準。該標準不僅得到了美國社會各行業的高度認可，也得到了世界各國的廣泛推崇。

在美國，企業如果不幸接到OSHA罰單，可以運用很多程序法和實體法實施辯護，將責任降到最低。其中，“無法避免的員工違紀”是最有效的辯護之一。如果辯護成功，企業有可能完全避免受罰。這個辯護雖然能極大減少罰單帶來的當前損失，但是無法也不應取代員工安全保障的重要地位。事實上，也只有在事故地點確有足夠安全保障的情況下，這個辯護才會有效。

從某種意義上說，以無法避免的員工違紀進行辯護，就得提前為員工創建安全工作的環境。因此，這也意味著企業能最大限度地減少收到罰單的概率。

以無法避免的員工違紀進行辯護，也叫做“孤立事件”或“孤立事故”辯護。即：如果在工作場所有足夠安全的工作流程，而且違規行為是由不可避免也不太可能再次發生的孤立員工違紀行為所造成的，企業不應為此受罰。

美國職業安全與健康審查委員會通過四個方面的檢查來評估這種辯護的有效性。要想以此進行有效辯護，企業必須做好以下四個方面的工作并提供證據：

1．制定預防違規行為的工作制度；

2．向員工廣泛傳達這些工作制度；

3．采取措施及早發現違規行為；

4．一旦發現違規行為，有效地執行制度。

雖然從字面來看，質詢似乎側重員工守紀（或違紀），但是，以上四個方面的檢查明確反映了審查委員會重點詳查的是，企業是否為員工提供了安全保障。因此，企業在設計全面的工作場所安全保障時，可以方便地以這四種辯護要素為指引。

一、制定工作制度

這一點可能是最容易想到，通常也被認為是最容易做到的。企業要做的第一步，就是制定一套制度，囊括日常工作中可能發生的典型危險。

有關工作制度的措詞，在一定程度上可以視實際情況而定。一般情況下，審查委員會希望工作制度在保障力度上與相關職業安全與健康管理條例保持一致。然而，這并不等于說，比職業安全與健康管理條例少一個字都不行。

如果只是簡單地把職業安全與健康管理條例擺在桌上，希望員工自覺遵守，顯然是不切實際的。同樣，工作制度不能太空泛、太模糊，否則員工很難遵守。在工作場所，切實有效的制度應該簡潔明了、通俗易懂，同時也要足夠詳細，詳細到只要員工遵守了，與此相關的危險（或職業安全與健康管理違規行為）就不會發生。

工作制度必須是書面的，這是存在制度的最好證明。一旦收到OSHA的罰單，你肯定希望指出，在違規行為發生之前，在違規發生地點，已經執行了（與此違規危害相關的）工作制度。此外，把制定書面工作制度作為全面的健康安全計劃的一部分，也是非常有意義的。

如果企業目前并沒有健康和安全計劃，OSHA提供了大量的信息和建議，有助于企業起草一份與自身工作環境相關的安全保障和健康計劃。

二、詳細解釋工作制度

如果沒有對員工進行詳細解釋，企業的工作制度再全面清晰都沒用。這就是說，企業不但要讓員工看到這些制度，還要采取措施，確保員工都能理解并執行。

僅僅分發一些宣傳單或是在工作場所張貼一些警告牌，可能收效甚微。相反，真正有安全意識的企業會確保員工在開始工作之前以及在整個工作過程中，都對他們應該了解的那些工作制度了然于心。

首先是要把工作場所的書面工作制度發到每個員工手上。下發的每份工作制度都必須附帶一張確認書，確認員工看過、理解并同意遵守這些制度，如有疑問可以咨詢管理人員。確認書需員工簽字并歸檔管理。

此外，在工作進行時，企業管理者還需采取一些措施增強安全意識，比如定期培訓等。管理者每周組織一次談話或類似的會議也很有必要，這樣能提醒員工在工作場所容易發生哪些危險。可以利用這些會議提醒員工注意遵守制度，并解答員工在安全方面的疑問。這對于缺乏經驗的員工尤其重要，他們需要額外的指導。會議應做詳細記錄，包括時間、地點、與會人員和會議內容。

在可能發生危險的地方張貼警示牌，對于員工理解這些制度而言是錦上添花。員工首先通過書面的工作手冊了解有關制度，然后在定期培訓中加強理解，最后在可能發生危險時能清楚地從警示牌上看到相關制度。

三、采取措施，及早發現違規行為

在這四個方面的工作中，采取措施及早發現違規行為，可能執行起來是最簡單的。但是，審查委員會如何詳查企業管理者是否做到這一點，卻是最復雜的。

實際上，要及早發現違規行為，最簡單的辦法就是在工作場所對員工進行嚴格監管。也就是說，做到對員工監管到位，及時指出已發生的違規行為，不讓它持續發生。至少，工作場所現場的管理者應該每天進行巡視，努力發現潛在的危險或違規行為。同樣，巡視應該有書面記錄。

如果接到罰單，審查委員會審查的時候，首先會確認雇主是否意識到可能發生這種違規行為。如果已經意識到，卻未在合理的時間內采取措施整改，企業用“無法避免的員工違紀”來辯護，幾乎是必敗的。

如果企業指出自己沒有意識到可能會發生這種違規行為，審查委員會要確認的就是，企業是否應該對此早有意識。在這個過程中，審查委員會需要了解這種違規行為允許發生的時限、牽涉的員工人數以及工作場所的監管是否到位。

如有證據表明之前發生過此類違規行為，就說明企業應該對此早有意識，或應該采取更多措施來及時避免之后發生的違規行為。

四、有效制止違規行為

最后一個方面是企業如何處理被發現有違規行為的員工。這個方面與“無法避免”有關，因為如果企業通過員工紀律制止違規行為，違規行為再次發生的可能性就小得多。如果已發現的違規行為不能得到有效制止，就很難防止它再次發生。

與工作制度一樣，制止違規行為的相關程序也需要清晰明了地向員工進行解釋。因此，最好是將這些紀律書面寫進分發給員工的工作手冊。分發員工工作手冊的確認書也應該包括員工了解他們會因違規行為而受罰這一項。

記錄并跟蹤員工違規行為非常關鍵。這能給針對重復違規的加倍懲罰提供基礎。如果有準確的記載，對再次發生的違規行為進行更嚴厲的懲罰，就有了很好的依據。比如，如果一個員工在必須戴安全帽的工作區經常不戴安全帽，需要被停職，企業可以出示這個員工首次違規不戴安全帽受到口頭警告、再犯得到書面警告的記錄。

員工紀律管理最重要的一方面是必須“有過必究”，審查委員會在確認一份罰單是否適用無法避免的員工違紀來辯護時，也會考慮這一點。這意味著，對于已經發現的違規行為，一定要堅持明確地加以制止。只有當員工明白制定的紀律一定會執行的時候，他們才會整改自身的違規行為。

結論

任何一家企業都不愿收到OSHA的罰單。通過一些辯護逆轉局面，對企業來說可能是一種安慰。但是，請記住，預防才是王道。不要等收到罰單再去想辦法。根據以上有關無法避免的員工違紀辯護的四個方面，提前采取安全措施，制定安全管理制度和流程，才是最好的辦法。并且，把所做的一切記錄歸檔，在關鍵時刻能起到無法想象的作用。

（王蕓 編譯）