大力推進檔案數字化管理 加強和改進企業檔案管理工作

顧湘君++武曉磊

摘 要：多年來，國網山西管培中心檔案室一直延用傳統的管理模式，但是，隨著時代的發展，舊有的模式已經明顯不能適應現代企業對各項工作的要求。鑒于此，檔案管理信息化系統便應運而生了，它為檔案數字化管理工作的順利進行提供了基礎保障。充分利用檔案數字化管理技術，不僅能夠解決企業檔案管理工作中存在的問題，進一步提高企業檔案管理工作的效率，還為企業的快速發展奠定了基礎。

關鍵詞：管理模式；檔案管理；信息化系統；數字管理

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.22.047

國網山西管培中心（以下簡稱“中心”）檔案室是專門保管中心建校以來研發、培訓、服務、經營和管理等活動檔案的專門機構。它的基本任務是在反映中心真實情況的前提下，保證檔案的完整性和安全性，為企業的生產經營和培訓建設提供永久性服務。

1 中心檔案室基本情況

中心檔案室始建于20世紀60年代，幾十年來，它一直隸屬于中心辦公室。建室以來，在上級檔案管理部門的領導下，工作人員努力開展檔案的收集、整理、保管和利用等工作，截至2014年底，已經保管了各種檔案，共計3 000多卷，為中心的培訓經營和持續發展奠定了堅實的基礎。2007年以來，中心設專職檔案員1名，為檔案管理工作提供了人力保障。

2 檔案管理工作中存在的問題

在長時間的工作過程中發現，中心檔案管理工作中還存在一些問題，主要有以下幾點：①相關部門對檔案收集工作沒有硬性規定和明確要求，而這方面的工作也處于被動局面，基本是由材料形成單位自主上交，交什么算什么，導致一些本該歸檔的文件、材料未歸檔，使相關工作缺少判斷的依據。②由于收集檔案的方法陳舊，部分基建、設備資料和培訓資料不能及時移交。這在一定程度上制約了中心基礎設施、基本設備的維修和改造工作。③中心在北田培訓基地開發了很多新產品，但是，與產品相關的檔案卻少之又少。這就導致現在及以后的生產研發缺少研究基礎，會對其今后的發展產生不利影響。④一些工程建設和修造改進的圖紙因為年代久遠而自然脆化；再加上在借出使用的過程中缺乏合理的防護，導致圖紙磨損嚴重，上面的數據越來越模糊，無法正常使用。

3 問題產生的根源

經過分析發現，引發上述問題的主要原因有：①相關部門長期以來重保管輕收集，不能充分利用現代檔案數字化管理技

術開展檔案收集工作；②上級關于文件材料歸檔范圍的規定和中心近年制定的文件材料歸檔明細表中并未及時通過中心內網協同辦公系統轉發并監督執行；③不能充分利用現代數字化管理手段開展檔案管理工作的宣傳教育和考核評價，導致中心各職能部門缺乏對檔案工作的認識，相關資料不按照規定歸檔；④中心培訓和工程資料零散分布，歸檔責任主體不明，缺乏協調統一整理上交的網絡平臺；⑤一些使用頻繁的重要設備圖紙，因為缺少大型掃描設備和電子借閱平臺，所以，無法提供電子借閱服務，而同一套圖紙長期反復外借則會被嚴重磨損。

4 解決問題的迫切性

隨著體制變化、機構改革、領導干部調整和重點建設項目的啟動，企業生產經營工作、改革發展中形成的不同門類和不同載體的文件材料逐漸增多。與此同時，企業也對檔案管理工作提出了新要求，使檔案工作面臨新的挑戰。中心檔案管理工作中存在的問題已嚴重制約了檔案工作乃至企業日后的發展。

5 推廣使用檔案數字化管理技術

檔案數字化是將計算機技術、掃描技術、數據庫技術、多媒體技術和存儲技術等多項技術結合起來而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統管理，形成了一個結構有序的檔案信息庫，及時為用戶提供所需信息，實現資源共享。

國網山西管培中心檔案管理信息化系統工程建設項目于2008年被提出，2010年初上線試運行。項目的建成為中心檔案信息化管理搭建了平臺，而系統的運行為中心檔案數字化建設奠定了堅實的基礎，起到了重要的作用，是對傳統檔案管理工作的一次創新。利用此系統能夠實現對檔案材料的收集、整理、鑒定、保管、轉遞、統計和利用等工作的數字化管理，還可以通過中心內網協同辦公系統實現檔案的網上瀏覽和查詢借閱。依據檔案業務的工作流程，經過系統管理員授權，中心領導和部門管理人員等中心內網協同辦公系統用戶都可以在辦公室查閱所需的電子檔案目錄和電子文件。系統全面運行后，可以大大提高工作人員的工作效率，提升檔案的服務質量，使檔案管理工作朝著信息研究的方向發展。

6 檔案管理信息化系統的作用

與傳統的檔案管理辦法相比，國網山西管培中心檔案管理信息化系統有其不可替代的作用。

6.1 提高經濟效益

過去一直使用的是粗放型管理模式，即以增加辦公人員和辦公費用為解決問題的方法，導致管理成本大幅增加。而數字化管理檔案將傳統的、以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節省了保管費用和占地空間，而且查閱起來非常方便，避免了反復印制資料造成的紙張和人力的浪費。

6.2 提高辦公效率

施行數字化檔案管理能夠保證資料及時歸檔。以文書檔案和設備檔案為例，中心各部門的工程建設工作都需要以詳細、準確的檔案信息為依據，而傳統的借閱（查閱、復制）審批手續煩瑣，時間冗長，常常導致業務被拖延，設備維修受耽擱……中心采用檔案管理信息化系統后，可以即時在線辦理借閱申請和審批手續，及時為相關部門提供詳細、準確的數據信息，為領導決策和部門工程建設等工作的順利進行提供服務。與此同時，數字化檔案管理使查詢資料變得更加簡單，讓企業職工足不出戶便可知曉企業大事，掌握工作中所需的一切數據。由于信息是超時空流動的，所以，數字化檔案則成為了“無墻界檔案”，檔案庫也變成了信息控制中心。

6.3 增強對檔案原件的保護

利用中心檔案管理信息化系統，將紙制檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加方便、安全。對于歷史久遠、紙質較差或磨損嚴重的檔案材料，數字化處理能為其提供必要的保護。另外，檔案的數字化處理也能有效防止檔案資料被篡改。

7 對檔案管理工作提出的要求

對于工程資料和科技資料的電子歸檔工作，要在歸檔制度中明確責任主體，指定牽頭部門，各有關部門要相互配合，協同操作，以流水的方式完成網上信息的采集、審核工作，完成后統一移交到檔案管理信息化系統內本單位的電子檔案庫中。

對于磨損嚴重的設備圖紙，要購置或租用掃描設備，盡快對其進行數字化采集，有計劃、分時段地從檔案實體庫中一一提卷（拆卷，校對檔案頁數，區分高掃、平掃材料）后采集數據。在采集數據的過程中，要對圖像進行糾偏、去污、去黑邊等處理，并校對檔案目錄和電子材料，由專人完成審核，完成檔案裝訂還原，最后對電子數據進行電子歸檔。

8 結束語

綜上所述，推廣檔案管理信息化系統，推進檔案數字化建設，已經成為了新時期中心檔案工作面臨的重要課題之一。檔案管理部門必須高度重視這項工作，把它作為一項大工程，合理分解進度計劃，認真督促、跟進計劃的落實情況，直至其正式運行，從而有效解決中心檔案管理工作中存在的問題。

當然，要想充分發揮中心檔案管理信息化系統的作用，還需要基層檔案工作者付出更多心血。要充分利用中心內網和檔案管理信息化系統等快捷的信息傳播渠道，加強對檔案法律法規和檔案行業標準的學習和宣傳。同時，檔案管理部門要針對信息化系統的上線運行，重新制訂《國網山西管理培訓中心文件材料歸檔管理辦法》《國網山西管理培訓中心檔案借閱管理辦法》，修改和完善《國網山西管理培訓中心文件材料歸檔范圍表》，以承載該系統運行的中心內網為載體，在中心網站上公開發布，讓工作人員能夠及時了解具體的管理制度和考核辦法，確保部門兼職檔案人員能夠認識到問題的重要性，提高對相關問題的重視程度，保證工作有動力，行動有依據。

〔編輯：白潔〕