人事檔案整理的重要性

代慧敏

摘 要：檔案整理作為檔案管理工作中的關鍵一環，在社會經濟與科技快速發展的今天，如何跟上時代的腳步，是需要認真思考的問題。本文分析了當前檔案整理工作中的不足，并對改進方法提出了幾點建議。

關鍵詞：人事檔案；整理；重要性

檔案整理是企事業單位不可缺少的部分，它對保存歷史信息，用于工作參考，學習經驗等都有重要的作用。在社會科技與文化不斷發展的今天，檔案整理也需要從新的視角來思考，以適應新技術、新文化帶來的影響。

人事檔案是組織人事等有關部門按照國家的干部政策，在培養、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據。人事檔案的整理，在整個檔案中占非常重要的地位，如果整理的不規范，會給高校教育發展以及檔案的開發和利用帶來諸多方面的影響。因此，整理好人事檔案應做到：科學、真實、完整、規范。

人事檔案整理的具體步驟：一是檢查核對材料，對己歸檔的材料進行認真核實。二是歸類排序，按照檔案工作條例，干部人事檔案正本由十類材料構成。三是技術加工，為了便于裝訂、保管和利用，延長檔案材料的壽命，對一些紙張不規則、破損、卷角、折皺等不合歸檔要求的材料，在不損害文字內容，保持檔案歷史原貌的前提下，區別情況，對其外在形式進行技術處理。四是粘貼類角、編號，便于查找，給每類材料貼一個類角，不再使用隔頁紙。五是目錄登記，在干部人事檔案材料經過排列和加工之后，按照固定的欄目和要求逐份記載在目錄表上的工作。六是裝訂成冊，經過鑒別、分類、排列、登記目錄和技術加工之后的檔案材料裝訂成卷。七是復查驗收，檔案專業知識比較全面的人員，對整理好的檔案進行一次全面系統的技術驗收。實踐證明，人事檔案的整理應采用活頁式裝訂方法好。

一、便于保管、保護

人事檔案整理完成后，還要采用專門的保管、保護措施，是一個很重要的環節，維護人事檔案的完整與安全，使人事檔案能夠長久地為社會提供服務。一味地追求方便利用，而忽視對檔案資料的保管和保護，造成檔案原始資料的損害。就會給國家、教育和教育工作者帶來不利，如何保管和保護好人事檔案，應將檔案資料集中庫房保管，不能分散和隨便存放，同時將檔案進行編號登記，有序排列，科學存放；對收進、轉出、查閱、借用都要進行登記，并檢查核對，然后入檔、入柜，避免積壓，對于保持庫房的整潔衛生，合理布局，擺放整齊也非常重要。灰塵是檔案保管的大敵，它不僅腐蝕污染檔案，還是有害昆蟲和微生物的傳播體，經常打掃庫房，就可以避免灰塵對檔案的危害。溫濕度過高或忽高忽低，會使檔案紙張膨脹或收縮，使檔案紙張中有害雜和非纖維成分加速變質和腐蝕，使檔案材料的字跡逐漸模糊和褪色。因此，我們管檔人員要有較強的事業心和責任感認真負責地做好這項工作。

二、便于保密、查閱

保管人事檔案工作總的目的，就是開發檔案信息源，提供人事檔案，為組織人事工作及教學工作服務，所進行的收集、鑒別、整理、保管等環節的一系列基礎性工作，都是以提供利用為目標的，如果不提供利用，基礎工作就失去了意義。沒有人事檔案的利用，高校對高層次人才的培養也就不可能實現。從某種意義上說，人事檔案整理就是為了更好的開發和利用。因此，人事檔案整理后既便于工作，又要確保安全保密。對于已整理好的檔案按照制度，涉及到當事人入黨、任免、調動、政治審查、組織處理、復查或甄別歷史案件可查閱本人檔案，了解人事檔案有關情況時，確因工作需要，經領導同意，可提供有關部分，無關的部分可以不予提供，以利于保密。人事檔案是組織、人事部門集中統一保管的個人材料。是組織上對個人考核、考察的材料，也有知情人為組織提供的情況。這些材料的內容具有高度的機密性，只能由組織上掌握和使用，不能擴散出去，否則不利于教育工作的開展，不利于安定團結，不利于對教育工作者個人的培養和使用，將會帶來極其嚴重的后果。

在一卷檔案內，按照檔案的類別分類后，采用活頁式的方式進行裝訂，以提高人事檔案的利用率。但對于需要查閱、借閱的檔案，應按照查、借閱檔案的有關規定，檔案管理人員將檔案一卷中的某一份取出，進行復制，辦理有關手續，進行登記。這樣，就保證了人事檔案的安全性、保密性、方便性、快捷性。

三、便于提高整檔人員的素質

檔案的整理工作是一項技術性、技巧性很強的工作，每一項都有具體的標準和具體的操作規范。如何將雜亂無章的干部人事檔案進行科學地分門別類，整理成高質量的卷宗，就要有很強的綜合分析問題的能力，只有分析了解人事檔案的形成，找出主線，才能有效地保持檔案卷宗之間的歷史聯系，組卷才能清楚合理。在檔案整理的過程中，有很多的環節都要用文字表達，如擬寫標題、檔案的目錄等等，這些都要求有很高的文字表達能力，用詞要準確，表達要清楚，否則檔案目錄不能準確地反映內容，擬寫的檔案標題不準確，將會影響檔案提供利用。因此，整檔人員既要有一定的專業知識，又應具有強烈的事業心和高度的責任感。整理過程中的任何一個環節的疏漏和差錯，都會給今后的教學工作帶來諸多的隱患，所以，人事檔案的整理工作是一項看似簡單卻很復雜的工作。我們在新形勢下，面對高新技術的飛速發展，整檔人員必須轉變觀念，研究新形式下人事檔案形成的規律和特點，才能適應信息社會對人事檔案工作的需要。

四、便于開發和利用

整理檔案的目的是便于開發和利用。如果整理得不合適，就會給檔案的開發和利用帶來許多困難。整理好的檔案裝訂成卷，經組織審批后辦理手續，無論借閱一份還是借閱某一類別的檔案，若整卷借出，利用就會受到很大程度上的影響，需等到前者借閱歸還后，后者才能利用，更重要的是不利于保密。實踐證明，采用活頁式的裝訂方法，可以根據查、借閱檔案人員的需要，提供所需的內容，與查、借閱無關的內容可以不提供。活頁式的裝訂法，還便于綜合或專題利用。

五、便于檔案統計

人事檔案的整理，給檔案統計帶來了極大的方便。人事檔案統計工作的目的是為了讓人們了解檔案和檔案事業的發展現狀，并為決策提供事實和經驗依據，統計數字的準確性和真實性是統計資料的生命。為此，在人事檔案統計中，必須建立、健全原始記錄，以保證最終匯總數字的準確、真實。原始記錄是第一手材料，包括檔案資料的收進、轉出、整理、鑒別、保管、利用，也包括檔案教育培訓、學術交流、科研成果、達標升級等活動，記錄的事項具有具體性，它是進行大量觀察，取得統計資料和編制統計報表的基礎，統計工作才有完整可靠的依據，并在此基礎上，還可以建立統計臺帳，將原始記錄依據時間順序定期進行登記、整理、匯總。如檔案資料的收進、轉出、提供利用的人次、卷次、利用者身份、利用的目的，為開展分析研究打下基礎，也是保證統計數據準確、及時的一個好方法。堅持做好檔案統計分析研究工作，就可以提高人事檔案管理人員的理論水平，推動人事檔案統計工作向更高的層次邁進。

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