論地質勘查文書檔案管理措施及應用

馬玉梅

摘 要：地質勘察和開發工作會形成大量的、豐富的地質檔案資料，這些地質檔案資料包含豐富的信息，而且還具有重要的潛在價值。本文就檔案管理現代化工作中存在的各種問題進行分析和總結，提出相關的管理工作要點。

關鍵詞：地質勘查；文書；檔案；管理

隨著我國的經濟快速發展及西部的大開發，地質勘探檔案變的尤為重要，在工程、科研、水文、交通、境界等方面發揮著越來越重要的作用。尤其是一些年代久遠的檔案，歷經多年，對于每個地質勘探地區具有較高的歷史價值。目前我國地質檔案資料的管理工作需要嚴格依據地質資料管理條例進行，這有效的確保了我國地質檔案資料管理的規范性和法制性。但這也對我國地質檔案資料管理工作提高了更高的要求，做為地質檔案資料管理部門，需要努力提高地質檔案資料的管理水平，從而促進地質檔案資料的開發利用。

一、我國地質勘查檔案管理的意義

1.地質檔案是地質信息的重要載體，是開展地質工作、總結工作經驗的主要信息源。地質檔案是指對地質工作活動的記錄和成果，它是在地質調查研究、礦產勘探等活動中形成的科技檔案。因此實現地質檔案管理的規范化顯得尤為重要，更是加強檔案管理的重要方式。

2.地質檔案管理工作不僅關系到地質單位每一位員工的切身利益，更是關系到每一位員工工作情緒及積極性的重要工作。在對地質檔案進行管理時，應當盡可能地將所有材料及時收集及時整理歸檔，并注意對檔案進行檢查整理，保證其完整性，并根據檔案中展現的各項信息積極為地質工作的開展進言獻策，使其成為地質工作的重要信息來源。

3.地質檔案資料是地質勘探開發過程中取得和形成的原始地質資料、成果地質資料及信息載體，是地質工作不可缺少的重要基礎資料。它充分反映了礦產的發現過程、勘查規律、取得的成就、經驗教訓及地質工作的全貌，是現在和今后地質工作的重要參考。

二、影響管理質量的主要因素

1.檔案管理系統。在檔案管理中由于缺乏系統化的管理方式，良好的地質檔案管理，可以促進地質企業工作方式的轉變，為地質勘查工作的提供重要的工作參數。長期以來我國多數的地勘檔案還處于手工管理階段，查詢系統不方便，地勘檔案管理的落后現狀與地勘生產的先進技術極不協調。檔案查用仍使用原件，速度慢、費人費工、原件易破損，而且頻繁進出擋案室，影響整個檔案室的存儲環境，降低了所有原件的存儲壽命。

2.管理人員的素質。由于管理不重視，管理人員工作能力及責任心的原因，造成地質檔案批量歸檔的地勘技術資料不能及時建賬、建檔，日積月累，造成目前地勘技術檔案數量和種類不清，無法滿足經濟發展和社會建設服務要求，更是無法適應時代發展的要求，所以在檔案管理中應該制定適用于本單位的、較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責。

3.檔案管理中配套設施。力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命和保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。是檔案管理必備的條件，由于，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、等設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統一的檔案夾，都無法購置齊備。

三、優化地質檔案資料管理質量的措施

1.工作與文件材料的歸檔同步進行。在具體實施過程中，在相關規則和標準下，可以在項目實施現場指派地質技術人員作為兼職的項目資料管理員，對項目進行過程中所形成的文件資料進行收集和積累，確保計劃任務能夠與文件材料的歸檔同步進行。在野外工作過程中，在項目中需要根據樣品的不同來分別填寫送樣單位，同時還要確保每一個工程記錄表要分開，使每個工程都要有一個素描圖和工程記錄表相對應，這樣可能為材料歸檔提供便利的條件。對于項目實施過程中形成的材料，需要根據立卷分類來將其按一定類別分別裝在資料積累袋內，為后期立卷和分類歸檔奠定良好的基礎。通過對地質科技文件材料進行分類、整理和立卷，并進行原本地質檔案明細賬的填寫，進行歸檔，確保原本地質檔案材料的準確性和完整性。

2.建立地質檔案數據庫。地勘單位可結合原本地質檔案的具體構成，盡快對原本地質檔案進行著錄，以建立相應的目錄數據庫，開發適合本單位原本地質檔案目錄檢索系統，實現原本地質檔案的計算機管理。地質勘查單位應加強對這些數據庫資料的收集、整理、歸檔和管理，盡快建立完善的基礎地學資料數據庫。同時可根據相關標準要求，對新的地質勘查項目形成的原始地質資料，除收集保管紙介質資料外，還應收集與之相對應的電子文檔，并且地勘單位要對原本地質檔案進行圖文數字化，即將已有的紙質檔案采用計算機掃描、編輯等方式，將地質資料信息以數字記錄方式存入計算機，并建立相應的電子文檔號，這不僅保持了紙質檔案的原貌，更易于利用者查閱利用，從而實現新地質項目原本地質檔案的雙套制管理，為計算機檢索奠定基礎。

3.實現檔案管理制度化、科學化。健全完善檔案管理網絡，以信息化推動檔案管理規范化。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作發展的方向。在搞好硬件建設的同時抓好基礎數據的錄入工作是實現檔案工作信息化的重要基礎工作。 同時加大投入，改善保管條件，添置現代化的地質檔案資料管理設備，推廣應用密集架存放資料，使庫房整齊，達到三防的目標。

4.提高管理人員能力。地質檔案資料管理是一門專業性很強的工作，它不僅要求管理人員既要有良好的職業道德，又要有扎實的檔案管理知識，還要掌握一定的計算機應用知識。因此，檔案管理人員既要加強管理意識，又要掌握現代化管理技能，還必須了解一定的地質專業知識，如地質勘探、物化探、遙感、英語等，加大知識更新度，做一個既懂地質、檔案專業又熟悉信息技術的復合型人才，才能適應檔案管理現代化的要求。

四、結語

綜上所述，地質檔案屬于科技檔案，地勘單位要做好地質檔案的管理工作，從源頭上做好控制工作，從而使地質檔案資料的準確性、完整性和系統性能夠得到有效的保證。

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