信息化背景下學校圖書館檔案管理創新性研究

文/咸陽師范學院　梁文輝

信息化背景下學校圖書館檔案管理創新性研究

文/咸陽師范學院梁文輝

【摘要】我國教育改革程度加深，而圖書館檔案管理作為學校發展的重要組成部分，也要不斷的完善和創新。本文闡述了完善學校圖書館檔案的重要性，分析了學校圖書館檔案管理中存在的問題，研究出提升和完善圖書館檔案管理的具體措施，促進學校圖書館檔案管理的創新發展。

【關鍵詞】圖書館；檔案管理；創新

一、建立健全學校圖書館檔案的重要性

（一）領導決策的重要依據。圖書館檔案記錄了圖書館的活動以及學校的發展的情況，是學校制定各類決策的重要信息基礎。圖書館檔案資料不斷豐富，在規范化管理下，能夠作為領導決策的重要憑證和參考依據，能夠幫助領導做出科學的決策以及計劃的制定。

（二）圖書館科學管理的重要載體。圖書館的檔案建設水平直接體現了圖書館的管理水平，同時圖書館檔案還能夠反映出工作的成果以及水平，是圖書館管理活動的重要載體。圖書館檔案整理了管理和業務活活動中的各項數據以及統計報表，記錄了各級部門的業務活動、工作情況以及經驗和教訓。

（三）深化圖書館服務工作的重要途徑。圖書館檔案記錄了圖書館的各項工作以及開展的服務，并且詳細的記載了服務活動的思路、措施以及方法。圖書館檔案工作的質量直接影響著圖書館的服務活動開展。

（四）圖書館學研究與教學科研的重要基礎。完善的圖書館檔案有助于圖書館學的研究以及教學科研的開展，圖書館檔案系統性的記載了圖書館的發展過程，登記了圖書館各個時期的組織機構、人員編制以及成果等等。

二、學校檔案管理存在的問題

（一）對檔案工作的重要性認識不夠。目前，學校的領導以及圖書館的領導、員工難以正確的認識圖書館檔案工作的重要性。由于認識不足，圖書館的檔案管理沒有健全的管理機構以及相關保障制度，管理的調教差，不僅設備落后，還沒有專人進行檔案管理。最終導致圖書館檔案的混亂，甚至是缺失。

（二）檔案內容不夠完整。大部分學校圖書館缺乏完善的檔案管理制度，檔案管理人員也不穩定。工作人員的更換，使得檔案出現了缺失或者斷檔的現象，部分該存檔的資料沒有存檔。另外，由于缺乏專人管理，難以持續完成各部門檔案的收集和整理。

（三）圖書館檔案的數字化建設緩慢。信息化技術快速發展，但學校圖書館檔案管理仍然使用手工操作，沒有建設信息化、數字化圖書館檔案的管理。目前，大多數的圖書館檔案載體單一，仍使用紙質檔案，電子檔案種類和數量稀少。檔案信息的收集、整理以及存儲和利用仍使用手工操作，檔案的管理和使用效率地低下，阻礙了圖書館的業務發展。

三、加強高校圖書館檔案建設的創新性措施

（一）科學分類，建立系統的檔案體系。圖書館檔案管理要加強檔案的有序化和條理化管理，同時要注重檔案管理與文件之間的歷史關系。在檔案管理中，要根據檔案文件的來源、內容以及時間等特征，將檔案進行歸類。根據高校檔案的歸類和管理規范要求，根據圖書館的職能以及檔案的內容特點可以分為六類，分別是：黨群工作類、文書檔案類、行政管理類、業務工作類、實物聲像類以及人事科研類。這六大類對高校圖書館檔案管理進行了規范，是圖書館檔案分類的依據，隨后進行二級和三級類目的制定，體現檔案之間的聯系，保證檔案的完整性和系統性。

（二）以分級管理，保證檔案體系的完整性。學校圖書館檔案管理中要確保圖書館各部門、各類活動中產生的文件完整，反映圖書館的歷史和發展。檔案管理中，要根據檔案的來源進行分級管理，各業務部門進行本部門檔案的管理。檔案的分級管理能夠促進檔案的管理和使用效率，同時還能夠發揮出檔案的作用。分級管理要構建良好的監督體系，定期對檔案進行監督和管理，確保學校圖書館檔案的完整性。

（三）以形式多樣化豐富檔案內容，優化檔案結構。首先，學校圖書館要加強歷史性材料的收集和整理，歷史材料相對零散，容易被忽視。為了提高檔案的收集和整理質量，學校圖書館要針對歷史性材料的特點，制定出詳細的規定和要求；其次，非文字材料，例如音像、數字檔案等都是重要的檔案材料，要借助信息技術、多樣化的載體對非文字材料進行歸檔。

（四）加強檔案管理工作的現代化信息建設。我國信息化水平不斷提升，借助信息技術加強檔案管理工作，建設現代信息化的檔案管理體系。要將檔案管理和文件處理相結合，進行統一管理，對文件和檔案進行一體化的操作，這樣不僅能夠減少工作量，同時還能夠提升檔案的管理水平。同時，數字化操作促進了圖書館的檔案管理工作，為檔案工作人員提供了真實的操作平臺，檔案的整理、處理等更加的方便，圖書館的檔案管理也逐漸規范化。

（五）完善管理制度，保證檔案工作健康有序地發展。圖書館檔案具備分散的特點，檔案的收集和整理有一定的難度，因此要完善檔案管理制度，建立完善的管理制度和工作規范，工作人員各司其職，保證檔案資料的完整性和準確性。要宣傳檔案工作的必要性，提升領導以及員工對檔案工作的認識，將檔案管理工作任務細化，明確各人責任，從而確保檔案工作的有序進行。

（六）做好檔案信息資料編研工作。學校圖書館要做好檔案信息資料的編研工作，對信息檔案進行有目的、有計劃的分析和研究，編制具備使用價值的各類檔案信息。學校圖書館可根據每年的重要活動進行整理，編制出圖書館館史等資料。學校的規模不斷拓展，圖書館的職能也增加，圖書館可對科研、學術等活動進行整理研究，編制出科研成果、實錄等資料，提升檔案資源的質量和影響力。

參考文獻：

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