淺談如何做好高校人事檔案的開發利用工作

文/昆明學院人事處 朱莎

一、引言

對當前我國人事檔案利用工作中存在的問題進行分析研究，并提出有效的策略，對提高高校人事檔案的利用效果具有十分重要的意義。

二、高校人事檔案開發利用工作存在的問題

（一）開發利用的意識薄弱。隨著我國教育改革的深入發展，對高校人事檔案開發利用的需求不斷加大，其利用服務工作已經逐步成為了體現檔案工作價值的重要因素。但是現實是，一些高校對人事檔案開發利用的理念還比較落后和薄弱，受傳統的“重藏輕用”的觀念影響較大，各部門的工作人員以及檔案的專門管理人員對人事檔案利用意識比較欠缺，檔案管理人員對人事檔案的開發利用重視程度不高。

（二）信息傳遞不暢。因高校的人事檔案開發利用涉及到了高校的多個職能部門，對各部門之間的聯系和信息傳遞流暢度要求較高。各部門之間的獨立性較強，缺乏一定的交流和溝通，信息無法得到充分傳遞，不同檔案中包含的信息相互獨立，造成了信息孤立的現象。

（三）信息化程度不高。高校人事檔案開發利用工作的現代化需要先進的信息技術支撐，具有復雜性和重要性等特點。目前我國的一些高校建立了人事檔案開發利用信息系統，但是因受各種原因和技術方面的限制，信息系統的價值并沒有發揮到最大化。由此可見，當前我國高校人事檔案開發利用工作的一個重要難點是如何建立可操作性較強的人事檔案信息系統，提高開發利用的信息化程度。

三、做好高校人事檔案開發利用工作的有效策略

（一）增強服務理念，提高開發利用水平。增強服務理念，是做好高校人事檔案開發利用工作的基本保證。高校人事檔案人員要增強學校工作服務，為領導服務、為職能部門服務、為職工服務的理念，增強了服務理念，在實際工作中的主動性和創造性就大大增加了。同時，檔案工作人員要加強檔案需求的科學分析預測工作，多形式給檔案開發利用工作的開展提供相應的信息。增強主動服務理念，將被動服務轉化成主動服務，將人事檔案信息按照一定體系加以組織，在做好保密工作的前提下開展形式多樣的服務工作。

（二）提高人事檔案收集質量，確保檔案的高利用價值。在人事檔案開發利用中，材料收集的重要性不言而喻，收集的材料不僅要充分把握好主要內容，更要注重那些看似無關緊要的細節。以人事檔案材料的書寫用墨為例，在科學技術的不斷發展下，計算機技術逐步應用到材料收集工作中，辦公自動化日益普及。然而目前仍然還有用圓珠筆、純藍墨水寫的人數檔案材料，這樣的檔案材料受潮的概率較大，字體褪色、模糊不清的問題就會出現。這就要求管檔人員進行要嚴格把好關口，注意細節，對那些缺乏耐久性字跡材料應該退回重新編制。

（三）遵循保密制度，處理好人事檔案的保密和利用關系。對于高級干部、專家學者、機要人員的人事檔案利用要從嚴把關，而對一般干部和普通的基層教職工的人事檔案利用可以適度從寬。對不便向本人提供的信息，人事檔案管理人員應該向其耐心解釋，以得到其理解。對教職工的“三齡兩歷”信息需要細心鑒別，如果存在疑問一定要上交給勞動人事管理部門進行鑒定和批示，并及時向職工反饋。這不僅能夠提高檔案歸檔材料的質量，同時，能讓教職工切實體會到人事檔案的利用價值，增強了其對人事檔案工作的重視程度，提高了其對人事檔案管理工作的監督力度，對人事檔案作用的發揮和提高高校教學改革服務的質量都有一定的意義。

（四）開發檔案資源，提高檔案利用率。離退休職工檔案開發利用不容忽視。近年來各高校退休職工的比例越來越大，許多高校歷史悠久，離退人員的數量龐大，檔案利用的需求增多，因此做好離退職工的檔案開發利用工作，對離退人員的服務水平和高校的和諧發展具有重要的作用。為此，要及時做好離退休人員檔案的收集和補充作用，保證檔案的連續性和完整性；充分利用信息化手段，提高離退休職工檔案的有效性和規范性；與離退休管理部門構建信息共享平臺，方便快捷地為老同志服務。

四、結語

總之，人事檔案的開發利用工作，是檢驗高校檔案工作的重要指標，是高校人事檔案信息資源能否充分發揮其價值的重要標準。高校的人事檔案工作者要不斷的增強服務理念，以提高開發利用水平；要不斷提高人事檔案收集質量，以確保檔案的高利用價值；要嚴格遵循保密制度，以更好的處理人事檔案的保密和利用關系；要充分開發檔案的信息資源，以提高檔案的利用率。做到了這些，就能促使高校人事檔案開發利用工作的順利進行。

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