軌道行業檔案管理措施分析

文/深圳市地鐵集團有限公司　李曉喻

軌道行業檔案管理措施分析

文/深圳市地鐵集團有限公司李曉喻

【摘要】軌道交通檔案管理反映了整個軌道交通工程建設的全過程，同時還為后期的維護和改造運營管理工作提供了依據。本文對軌道交通檔案管理措施進行了分析，提出了一些建議，希望能夠提升軌道行業檔案管理的綜合水平。

【關鍵詞】軌道行業；檔案管理；措施

一、軌道交通檔案管理特點

軌道交通具有投資大、環節多、周期長以及內外協作關系復雜等特點，其工程建設包括路線、軌道、路基、車站建筑、綜合基地以及供電、通信、報警系統等多個方面的內容，是龐大的系統工程，因此其所形成的檔案載體多樣性、數量龐大。這些工程檔案是對工程建設過程的真實記錄，也是對工程質量、事故原因進行鑒定的重要依據，還是工程項目建設、維修及管理工作開展的重要依據，對保證軌道交通項目的正常運營提供了重要的信息支持。

二、軌道交通檔案管理存在的主要問題

（一）參建單位多，專業素質差異較大。軌道交通整體工程規模較大，涉及到大量的施工單位參與其中，而各參建單位的資質規范化、標準化管理水平存在較大的差異，對工程資料的管理也是參差不齊，“重生產、輕檔案”的現象普遍存在。同時，檔案工作人員素質差異性大且人員流動性大，為軌道交通檔案管理工作帶來了一定的難度。根據規定，檔案管理人員需要在工程前期介入檔案管理工作中。但是部分單位對檔案管理工作重視程度不夠，未設置專職的檔案人員，但部分以兼職或者臨時抽調的人員對資料進行管理，而這些人往往未經過專業檔案管理培訓，容易導致平時工程資料收集不完整，影響檔案管理質量。

（二）建設周期長，檔案工作缺乏連續性。部分施工單位在工程建設結束后，基于轉移到其他工程，原先負責該工程的資料管理人員也同時被調離，后期介入的資料管理人員由于沒有跟蹤到整個工程的建設過程，對原始工程檔案資料的熟悉程度不高，部分檔案內容在建設機構變動的過程中丟失或者被分散，導致之后的檔案可能出現資料不完整、歸檔案卷質量較差等問題。由于工程建設周期較差，檔案容易出現丟失、損壞等問題，加上工地現場公共條件較差，存放在工地的檔案資料容易受潮、甚至出現發霉、褪色等問題。

（三）檔案內容收集不完整、缺乏真實性。軌道交通工程檔案來源于多個方面的職能活動，檔案資料從產生到歸檔需要經歷較長的時間，中間存在多個環節，而每一個環節都可能對歸檔的質量產生影響，影響歸檔資料的齊全性、完整性和準確性。在前期準備階段，還有部分資料文件散落在個別部門，部分資料文件因為相關的辦事事項而被長期借閱，影響資料收集的齊全性，尤其是征地拆遷文件被借閱最為廣泛，同時也最難進行收集。另外，由于傳統觀念的影響，忽略電子檔案、聲像資料的收集，影響檔案的收集的完整性。部分施工單位忽視了檔案工作的重要性，對相關法律法規了解不多，甚至一無所知，忽視了平時對資料的積累和管理，到需要時補辦補填，出現資料內容胡編亂造的情況，與實際施工情況不符，簽字手續隨意，冒名代簽現象普遍存在，導致很多資料的真實性大幅下降，對檔案的質量造成了嚴重的影響。

三、提高軌道行業工程檔案管理質量的措施

（一）強化組織協調。施工單位需要在工程建設的前期即安排專人對工程資料進行收集和整理，落實相關的責任制度，并逐級建立完善的檔案資料管理崗位責任制度。建立單位也需要履行自身的職能，充分發揮出監理的作用，不但需要對工程的質量、進度已經投資等方面進行建立，同時還需要對檔案資料的收集和整理，并對資料的完整性和真實性情況進行核查。建設單位應該指派專人對檔案資料的形成以及整理工作進行監督和檢查，一旦發現問題，及時提出解決方案，另外，需要定期組織各個參建單位中的檔案管理工作負責人員進行座談交流，并學習優秀單位的檔案管理經驗。在工程竣工驗收通過之后，需要及時組織各個參建單位向城建檔案館、業主單位等辦理移交手續。

（二）推進檔案管理工作的信息化建設。通過對信息技術的充分應用，實現檔案管理工作的數字化，構建“數字檔案館”，完善紙質檔案文件級目錄數據庫以及聲像檔案目錄數據庫的建設工作；逐步實現檔案的全文數字化、檔案的在線接收和在線管理，提高檔案管理工作的效率，同時避免了紙質檔案在長期查閱過程中的損毀和老化等問題。

（三）加強業務培訓工作。軌道行業檔案管理工作與普通的文書檔案、人事檔案管理工作不同，軌道行業檔案管理所涉及的專業范圍非常寬泛，這對檔案管理人員的專業水平提出了更高的要求。檔案人員不僅需要較高的檔案管理專業知識，同時還需要對工程相關的知識有較高的了解。對此，建設單位需要邀請相關的人員參與到檔案管理專業知識的培訓工作中，講解竣工檔案的編制要求，并通過實際指導提高檔案管理人員的專業技能水平。

四、結束語

軌道行業檔案管理工作是軌道行業資產管理的重要內容，其工作內容涉及范圍廣，這需要加強各個單位之間的協調，同時加強對軌道行業檔案從收集到歸檔整個過程的管理和控制，不斷提高檔案管理工作人員的綜合能力，加強軌道行業檔案管理工作的信息化建設，全面保證軌道行業檔案管理工作的質量，從而更好地為城市軌道交通建設工作提供支持。

參考文獻：

[1]楊妮.淺談軌道交通建設工程檔案的質量控制[J].蘭臺世界，2014 （S2）：91-92.

[2]曹友民.軌道交通工程檔案鑒定工作的實踐與思考[J].浙江檔案，2009（01）：46-47.