高職院校檔案管理的現狀分析及發展對策

文/貴州省安順職業技術學院　彭楊

高職院校檔案管理的現狀分析及發展對策

文/貴州省安順職業技術學院彭楊

【摘要】近幾年來，隨著人們教育觀念的變化和教育水平的提升，高等職業院校的在一定程度上取得了很大的發展。高等職業院校的檔案管理是學院管理工作的重中之重，雖然隨著信息技術的高速發展，高等職業院校的檔案管理工作效率有了很大的提升，但是仍然還存在很多問題，本文將對高等職業院校檔案管理工作中存在的問題做以探析，并提出一些有效的改進措施。

【關鍵詞】高等院校；檔案管理；對策

一、高等職業院校檔案管理現狀

（一）檔案管理工作人員技能水平有限。高等職業院校由于教育水平存在局限性，所以院校內部從事檔案管理的工作人員大多是非專業的，大部分工作人員的信息管理技術水平有限。有的檔案管理工作人員只是接受過一些簡單地培訓之后就進入了實際工作當中，所以在工作中缺乏基礎的檔案管理知識。并且大部分高等職業院校缺乏專職的檔案管理工作人員，所聘用的檔案管理工作人員很多都是兼職，這就造成檔案管理工作人員的變動速度較快，使高等職業院校檔案管理工作的發展受到很大的限制。

（二）檔案內容缺失。高等職業院校由于檔案管理工作缺乏專業性，所以在檔案記錄的過程中很多有效信息都沒有完整歸檔管理，高等職業院校由于檔案管理工作人員的更換速度較快，在人員更換過程中，很多檔案交接工作做的并不到位，導致之前收集好的信息流失，而新上任的檔案管理工作人員，由于缺乏專業的培訓，導致檔案內容記錄不全的情況時有發生，這就使高等職業院校的檔案記錄銜接出現問題，影響了學院檔案管理工作的完整性。另外，有些高等職業院校檔案管理制度存在問題，長時期內沒有好的改善措施，這在一定程度上也阻礙了學院教育水平的提升。

（三）硬件設施配置不足。大部分的高等職業院校實行教學的時間較短，學院內部的很多硬件設施配置不足，檔案管理工作作為學院教育工作的幕后服務部門，軟硬件設施配置問題長時間內得不到改善，這在很大程度上也限制了學院檔案管理工作向信息化邁進。

二、高等職業院校檔案管理改進措施

（一）領導加強對檔案管理工作的重視。高等職業院校檔案管理工作的效率要想有所提升，院校的高層領導人首先就得對這份工作的意義有較高的認識，要把檔案管理工作作為高校管理工作的核心。要深刻地明白良好的檔案管理工作可以推進高等職業院校教育的發展，所以在檔案管理工作人員的任職上，應該選擇一些信息技術管理水平較高的對工作認真負責的人員。高等職業院校的檔案記錄著職業院校平日的教學工作、管理工作等各方面的發展進程，在學院以后的發展中起著非常重要的作用，記錄人員要以科學求實的態度對檔案進行詳細的記錄，檔案管理人員要以合理的分類方法對檔案實行分裂管理，并且要在工作中不斷地總結經驗，加強檔案管理工作的實效性。

（二）現代化技術信息的使用。高等職業院校檔案管理工作要積極地使用現代化信息技術，檔案管理工作人員要積極地跟上時代發展的節奏，不斷地學習現代化的信息管理技術，并在日常的工作中充分使用。目前很多高等職業院校由于經濟水平的限制，在檔案管理工作的硬件和軟件配置方面還存在很大的欠缺，大部分院校在檔案管理工作中的進步僅僅體現在實現了對檔案的分類管理，并沒有把所有的信息都進行詳實地記錄，也就更談不上借助計算機設備對檔案進行先進地科學地管理。所以高等職業院校要完善檔案管理工作的軟硬件設施配置，制定出合理的檔案管理信息化標準，并且要充分發揮高等職業院校校園內部網在檔案管理中的作用，為檔案查詢者提供詳細的查詢信息。檔案信息管理要想給畢業的學生提供方便，就必須實現學院檔案管理的公開化，這樣對社會交流方面也有積極的推動作用。另外，高等職業院校檔案管理信息在網上公開時，必須要保證學院檔案管理信息的信息安全，檔案管理人員要對自己的工作認真負責。

（三）檔案管理模式創新。高等職業院校的檔案管理，應該擺脫過去陳舊的檔案記錄和管理模式，采取適應高校發展的檔案管理方法。新時期的高等職業院校的檔案管理，要結合一般檔案管理工作的特點和本學院特色，從為高校教育工作服務的角度出發，詳細地收集學院各個方面的具有價值的信息，使檔案管理工作變得精而專。

三、結束語

綜上所述，本文從高等職業院校檔案管理工作的現狀出發，提出了高等職業院校檔案管理工作中存在的問題，并針對檔案管理中存在問題提出了有效的改進措施。高等職業院校的檔案管理工作是高等院校管理工作的重要環節，在信息化高速發展的今天，高校的檔案管理者應該積極學習信息管理技術，使檔案管理的工作向著更高效更便捷的方向發展。

參考文獻：

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