做好電力建設項目文件的歸檔質量審核

文/華能沁北電廠　郭團衛

做好電力建設項目文件的歸檔質量審核

文/華能沁北電廠郭團衛

【摘要】只有掌握和明確電力項目文件歸檔審核的內容和流程，才能做好項目文件歸檔質量審核工作，才能保證電力項目檔案的歸檔質量。

【關鍵詞】項目文件；歸檔；質量；審核

電力建設項目檔案是指在電力工程建設活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等形式的項目文件。歸檔項目文件的范圍是否齊全完整、內容是否真實準確、整理是否規范系統，都將直接影響項目檔案在今后生產、運行、檢修、改擴建的有效利用。只有做好了項目文件的歸檔質量審核，把不符合要求的文件拒之門外，才能確保歸檔項目檔案的齊全、完整、準確和系統。筆者參與了華能沁北電廠4×600MW工程和2×1000MW工程項目檔案管理工作，認為做好電力建設項目文件的歸檔質量審核工作，應重點掌握歸檔審核內容和明確審核流程。

一、掌握項目文件歸檔審核的內容

項目文件的審核，從文件形成的角度和歸檔整理的角度看，應分兩個方面進行，即由職能部門負責人與技術人員負責的專業技術方面審核和由檔案人員負責的檔案專業方面審核。

（一）項目文件的技術審核。項目文件的技術審核是指職能部門負責人和工程技術人員對項目文件的完整、準確、有效性的審查。職能部門負責人和技術人員是項目建設的直接參與者，對項目建設程序、施工工序及應執行的標準、規范非常熟悉，同時他們又是項目文件形成的主體，對文件的形成過程，文件所記錄的內容、技術數據的真實可靠性、施工工序、質量檢驗及評定程序以及現場的實際情況最為了解。因此，由職能部門負責人和技術人員負責審查與工程技術有關的內容，對項目文件進行專業技術方面的把關，是保證項目文件的完整、準確、有效的關鍵措施。

1.完整性審核。建設單位各職能部門形成的項目文件的審核。對于建設單位各職能部門形成的前期文件、管理性文件及竣工驗收文件等，其完整性應由部門負責人進行審核。如招投標過程中形成的招標文件、投標文件、招標邀請、登記表、澄清、報價、評標報告、打分表、定標的會議紀要及審批文件、中標通知等；合同簽訂中形成的合同文件、技術協議、合同會談紀要、授權委托書、補充合同協議等；專項驗收文件中的驗收會議文件、問題整改閉環文件及批文等。職能部門負責人熟悉工作流程，知道本部門形成有哪些文件，哪些是重要文件，結合歸檔范圍，對本部門形成的應歸檔的項目文件完整性負責。當經辦人向檔案部門辦理移交手續時，應進行詳細檢查，查漏補缺，確保歸檔的每批次的項目文件齊全完整。

施工文件的審核。對于施工文件完整性的審查，主要是指根據施工文件形成過程、施工工序和驗收程序，對其完整情況進行的審查。如在土建工程中，由混凝土施工記錄編制的竣工文件，按照施工工序形成有配合比、攪拌、澆筑、養護、測溫等記錄。對于質量驗收文件，應根據驗收程序和審批的《施工質量驗收范圍劃分表》中的單位工程、分部工程、分項工程和檢驗批的項目進行審查，檢查相應的質量驗收記錄是否齊全完整。

竣工圖的審核。對照施工圖卷冊目錄，審查竣工圖的編制是否齊全完整。特別是對于多臺機組同時建設施工的工程，要注意檢查是否已按不同機組編制了相應的竣工圖。

監理文件的審核。應根據《電力建設工程監理規范》和《建設工程監理規范》規定的歸檔范圍，對歸檔監理文件的齊全性進行審核。

設備文件的審核。根據與供貨單位簽訂的合同及技術協議，檢查開箱或由廠家寄送的設備文件是否齊全。設備文件應主要包括設備說明書、圖紙、質量證明文件、合格證、裝箱單、發貨單及配套的設備文件等，重點檢查主要設備的合格證及質量證書的數量是否齊全。

2.準確性審核。對項目文件準確性的審核，主要是根據工程實際情況，對職能部門文件內容及數據、施工文件記錄內容及數據的真實性和可靠性，以及設計單位編制的竣工圖是否修改到位、設備文件說明書與圖紙數據等準確性方面問題進行審核。

3.有效性（符合性）審核。對項目文件有效性（符合性）進行審核，主要是依據行業有關規定、標準，對歸檔項目文件是否符合簽發流程、施工工序、驗收程序及要求的審查。同時，還應對施工文件用表是否符合有關國家、行業現行標準、規范進行審查。

項目前期及管理性等紅頭文件的形成和流轉應符合《黨政機關公文格式（GB/T9704-2012）》和《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發[2012]14號）的規定和要求。

技術文件一般需經編制、審核及審批的流程，如果審簽不齊全則為無效文件。

施工文件中施工、試驗及驗收表式應根據中電建協頒布的《電力建設工程施工、試驗及驗收標準表式》的格式和填寫要求進行編制。如施工中檢測報告應經檢測人員簽字、檢測機構法定代表人或者其授權的簽字人簽署，并加蓋檢測機構公章和檢測專用CMA章后方可生效；材料出廠證明應加蓋供貨單位印章才能作為有效文件。

（二）項目文件的檔案審核。檔案審核是指由檔案人員對項目文件的完整性、有效性、系統性的審核。檔案審核應從便于檔案保管與利用的角度出發，按照系統整理和規范管理的要求，對項目檔案的完整性、成套性、有效性以及項目檔案的系統整理情況進行審查。

1.完整性的審核。對項目文件完整性的審核，主要應從每批次文件、每份歸檔文件的個體兩方面進行檢查。

（1）對照每批次移交的項目文件，檢查是本批次移交的是否齊全。如前期文件歸檔接收時，可根據初步可行性研究報告、可行性研究報告、初步設計、項目核準報告后的附件清單，檢查主送和抄送本單位的紅頭文件是否收集齊全。招投標文件可依據招標臺賬，檢查每一批次或每個設備（材料）的招標文件、投標文件、評標過程及來往文件是否收集齊全。合同文件可依據合同臺賬，按類別和編號檢查合同文件是否收集齊全。施工文件可根據單位工程一覽表，檢查每個單位工程的綜合管理文件、施工記錄文件、質量驗評文件三大部分文件是否收集齊全。

（2）檢查單份文件是否齊全完整。單份文件是歸檔文件的最小細胞，其完整性是構成項目檔案完整性的基本條件，審查項目文件的完整性應從審查單份文件的完整性開始，如正文與附件、正文與附圖，合同與合同審批單、收文與收文處理單、發文與發文稿紙（定稿）以及歸檔文件是否存在缺張少頁的情況。只有保證每份文件的完整性，才能確保整個項目檔案的完整性。

2.系統性的審核。對項目文件的系統性的審查，主要包括對項目文件的分類、組卷、排列、編目等系統整理情況進行檢查。因大部分項目文件是在歸檔后由建設單位檔案人員按分類表重新排列組卷的，所以不存在歸檔整理不系統現象。這里主要指的是審核施工文件，內容包括以下幾個方面：

（1）不顧文件的形成規律和階段，把兩個或多個有密切聯系的文件按文種隨意分割，分別組卷。如把原材料質量文件的報驗單、出廠質量證明文件（合格證、廠家提供的試驗報告等）、材料復試報告，按文種分別組卷。

（2）不顧文件內容的完整和成套性特點，把一組相對獨立內容（如專業、問題、內容或部件等）的文件隨意分割成兩卷。如硬性規定案卷的張數或裝具的厚度，破壞文件的獨立與完整，隨意組卷，或者不顧文件形成規律和有機聯系，排列混亂。

（3）不顧文件之間的有機聯系，不按規律隨意排列。如作業指導書是用以指導正確、規范、科學施工的技術性文件，是工程技術人員在單位工程開工前向施工人員作技術交底的依據性文件，而技術交底是在交底過程中形成的記錄，兩者之間有密切的聯系。施工單位在編制項目檔案時，經常把這些文件分開排列，割裂了文件之間的有機聯系。

（4）案卷題名審查。案卷題名是卷內文件的提示，是為利用者查詢提供案卷及卷內文件信息的重要索引。因此，應根據項目檔案編目的規范要求，以方便檔案的檢索和利用為前提，重點檢查卷內文件題名和案卷題名是否簡明、準確地揭示了卷內文件的內容，是否符合有關的規范。

3.有效性的審核。有效性的審核主要是對項目文件的原件、簽章手續完備情況及文件的閉環情況的檢查。重點審查以下四方面：

（1）檢查因故沒有原件而用復印件歸檔的文件，是否按檔案管理要求由原件存檔單位簽署意見并蓋章確認。由于一些特殊原因，建設（法人）單位的歸檔文件不是原件，如項目核準文件（不是主送單位）、原材料質量證明文件（代理商或經銷商提供）。對于這些沒有原件歸檔的文件，應按檔案管理要求由原件存檔單位簽署意見并蓋章確認。

（2）檢查歸檔文件印章手續是否完備，且具有有效性。在檔案專項驗收中經常發現招標文件沒有經審批及責任人簽字或作為正式文件蓋有責任單位的公章，有效性大打折扣。

（3）檢查歸檔文件的閉環情況。項目在施工過程中形成了大量需要閉環文件，如監理發出整改通知單、質量監督檢查形成的整改問題單、設計變更執行后的回復單等等。這些文件如果沒有閉環，將直接影響檔案有效性和檔案的保存價值。

（4）審核卷內文件的質量。對卷內文件質量的審核，主要包括以下幾個方面：按字跡清楚、圖樣清晰、圖標整潔、簽字認可手續完備（簽字必須是責任人的親筆簽字，并要注明日期，不能以蓋章和打印代之）的要求，檢查文件質量；對紙質文件的書寫字跡、歸檔文件的載體及制成材料是否利于永久保存，符合耐久性要求，打印、復印、掃描等圖文字跡是否符合形成文件設備的標稱質量要求進行檢查；對文字材料打印件字號、字體是否統一，進行檢查；對非紙質（照片、錄音、錄像等）文件，是否按檔案管理規定編制文字說明并一起歸檔的要求進行檢查；外文材料若有中文譯文的是否一并歸檔，無譯文的是否按歸檔要求譯出了標題，這些文件是否符合歸檔的質量要求進行檢查。

二、明確項目文件歸檔審核的流程

建設單位應明確規定項目文件的歸檔審核流程，只有做到層層把關審核簽字，才能使最終歸檔的項目文件質量得到保證和落實。項目文件在歸檔前應填寫《項目歸檔文件審核表》，經相關的責任部門和責任人檢查審核，并經閉環整改后，才能正式移交檔案部門。

1．建設單位各職能部門形成的項目文件的審核流程：職能部門負責人審核→檔案人員審核。

2．施工文件審核流程：施工單位技術負責人審核→監理單位專工審核→安質部門專工審核→工程部門專工審核→檔案人員審核。

3．竣工圖審核流程：設計院工代→監理單位專工審核→安質部門專工審核→工程部門專工審核→檔案人員審核。

4．監理文件審核流程：總監理工程師審核→安質部門專工審核→工程部門專工審核→檔案人員審核。

5．設備文件審核流程：物資部門專工審核→監理單位專工審核→安質部門專工審核→工程部門專工審核→檔案人員審核。

三、總結

總之，電力項目文件歸檔質量審核是一個系統工程，牽涉部門多、人員多、時間緊，但是只要建設單位認真組織落實，參與審核的技術人員和檔案人員富有責任心，那么就一定能夠做好歸檔質量審核這項工作，就一定能夠保證電力建設項目檔案的歸檔質量。

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