淺析計劃生育檔案管理信息化建設(shè)

文/武漢職業(yè)技術(shù)學(xué)院　張紅

淺析計劃生育檔案管理信息化建設(shè)

文/武漢職業(yè)技術(shù)學(xué)院張紅

【摘要】隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，計劃生育工作也在不斷改革，其中計劃生育檔案的管理也逐漸信息化，本文從管理設(shè)備、管理機制和管理團隊三個方面簡述了計劃生育檔案管理的信息化建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】計劃生育檔案管理；信息化；建設(shè)

檔案主要是相關(guān)部門對個人或者單位的有效信息的一種記錄和保存。但是當前很多單位尤其是計劃生育部門，由于檔案數(shù)量繁多、保管條件較差或是檔案管理人員素質(zhì)較低，導(dǎo)致很多后期信息查找效率低甚至是找不到的現(xiàn)象。因此要通過檔案管理信息化更好的解決這些問題。

一、采用先進統(tǒng)一的計算機管理設(shè)備

我國是一個人口大國，因此計劃生育檔案管理的任務(wù)相當繁重，如果繼續(xù)用傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄計劃生育檔案信息，那么將會給管理工作人員帶來很大的困難。因此要緊跟信息技術(shù)發(fā)展的潮流，將傳統(tǒng)紙質(zhì)的計劃生育檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息，借助網(wǎng)絡(luò)，采用先進的管理設(shè)備，更好的讓計劃生育檔案信息成為流動的資源，更好的實現(xiàn)數(shù)字化在檔案工作的全面鋪設(shè)。合理運用計算機檔案管理系統(tǒng)可以更好的實現(xiàn)檔案編目、存儲、檢索、標引的自動化，檔案業(yè)務(wù)工作管理、文檔一體化管理等，同時還可以利用計算機進行輔助立卷。因此，需要在計劃生育檔案信息管理建設(shè)中實現(xiàn)統(tǒng)一的計算機管理設(shè)備，只有這樣才能有效的管理計劃生育檔案信息。計算機擁有很大的儲存容量，因此可以應(yīng)對不斷增加的計劃生育檔案信息，同時更好的解決了之前紙質(zhì)檔案信息需要更多的庫房進行存放，以及紙質(zhì)檔案的自然老化和人為損害的問題。同時利用計算機的磁盤存儲系統(tǒng)或是光盤存儲系統(tǒng)，都可以很好地解決檔案信息存儲難的問題，尤其是當前的光盤存儲系統(tǒng)應(yīng)用較為廣泛。利用計算機管理系統(tǒng)不僅可以大大減少管理人員的工作量，提升他們的工作效率，同時對于后期的查找搜索也提供了很大的方便。飛速發(fā)展的信息網(wǎng)絡(luò)將人們帶進了數(shù)字化信息時代，信息檔案管理也應(yīng)該緊跟這一潮流，采用先進的、穩(wěn)定的、安全有保障的檔案管理系統(tǒng)，更好的促進計劃生育檔案管理的信息化建設(shè)。

二、制定規(guī)范的、完善的管理機制

在計劃生育檔案信息化建設(shè)過程中，還應(yīng)該制定規(guī)范的、完善的管理機制，這樣可以使得管理的具體工作責任到人，確保信息網(wǎng)絡(luò)和檔案信息的安全運行。必須根據(jù)當前計劃生育檔案管理的現(xiàn)狀制定出恰當、合理的檔案管理制度，首先必須將信息檔案記錄環(huán)節(jié)的工作進行細化，并明確檔案管理業(yè)務(wù)的具體流程、步驟以及技術(shù)要求；其次還要求對電子文件和電子檔案進行必要的安全防護措施，保證電子信息的安全性和完整性。并且每個檔案管理人員都需要具備較高的責任感，以更加嚴謹?shù)膽B(tài)度對待檔案信息管理的工作。在工作過程中，提高效率，保證質(zhì)量，為計劃生育檔案管理信息化建設(shè)貢獻自己的力量。最后還應(yīng)該有統(tǒng)一、嚴格的檔案管理標準。檔案管理標準化主要包含檔案整理標準、記錄標準、服務(wù)標準以及每項技術(shù)標準等，它在一定程度上可以反映出管理人員的工作效率。倘若沒有這些檔案管理標準，檔案管理人員就無法有序的建立這些檔案數(shù)據(jù)；倘若每個單位都不依照統(tǒng)一的標準規(guī)范去管理檔案，那么所有的檔案信息就獨立了，也就無法發(fā)揮出計算機信息管理的優(yōu)勢，同時就很難實現(xiàn)資源的共享了。因此應(yīng)該以標準化的檔案管理去制約管理人員的工作，更好的促進計劃生育檔案管理信息化建設(shè)。

三、建設(shè)專業(yè)的、科學(xué)的管理團隊

實現(xiàn)計劃生育檔案信息化建設(shè)最為核心重要的就是檔案管理人員配置，它直接決定著檔案信息化的發(fā)展速度和質(zhì)量。從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案到當前的計算機信息化保存，一直都比較重視對計劃生育檔案的管理工作。不僅應(yīng)該對相關(guān)的工作流程進行規(guī)范，還應(yīng)該不斷加強管理人員的綜合素質(zhì)。首先必須要讓檔案管理人員對信息化管理有一個清楚的認識，其次需要不斷加強檔案管理人員的信息化意識。當前很多信息都是通過計算機來儲存的，從登記、立卷、歸檔到后期的查找、索引、傳遞以及安全保存都是在計算機上實現(xiàn)的。因此檔案管理人員不但要對電子檔案的整個過程的規(guī)范管理有熟悉的認識，還應(yīng)該具備計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全相關(guān)的防護知識，保證管理活動記錄的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)，積極參加信息化教育培訓(xùn)，提高自己的專業(yè)知識和工作技能。檔案管理人員不僅要明確自己的職責，做好檔案記錄和保管工作，還應(yīng)該為基層和群眾提供最完善的檔案服務(wù)，同時還應(yīng)該加強自己的檔案信息化意識。檔案部門也應(yīng)該定期給管理人員提供一些專業(yè)的培訓(xùn)，或是找一些檔案學(xué)專家來進行新知識的講解和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，還可以具體安排一些專職管理檔案的干部適時上門進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對具體工作中的收集、整理、保管等方面進行詳細的分類指導(dǎo)，同時對檔案員提出的問題進行針對性地講解。檔案管理人員應(yīng)當積極的與其他檔案管理員相互討論、交流工作方法和經(jīng)驗，共同進步，共同提高。

四、結(jié)語

總之，計劃生育檔案管理信息化建設(shè)過程中，應(yīng)該根據(jù)當前具體的檔案管理現(xiàn)狀，引進科學(xué)、合理的硬件管理設(shè)施，制定完善、規(guī)范的管理制度，建設(shè)專業(yè)、科學(xué)的管理團隊，只有這樣才能更好地推動計劃生育檔案管理的信息化建設(shè)。

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