高校檔案信息化管理思考

文/臨滄師范高等專科學校教務處 楊韶妍

一、檔案管理信息化簡介

（一）檔案管理的內容。高校檔案管理是指對學校日常活動中產生的記錄資料以及學生學籍檔案信息等進行歸檔管理。隨著時代的進步，目前很多高校的檔案館中都開辟了一些新的項目類別，如特色實物檔案、名人檔案等。例如校院士的書法畫作，或者學校在以往所取得的成績和獎勵等。對這些信息進行歸檔保存，是為了記錄學校的教學成果，凸顯教學實力的同時，為學校未來的教育指明方向。

（二）高校檔案信息化管理的作用。檔案主要有兩個作用，其一是為后續工作提供參考資料，其二檔案是一種憑證。同理，高校檔案同樣具有這兩個主要的作用。對檔案的管理就是為了合理有效的發揮它的作用，給人們提供工作上的參考的同時，為未來的目標指明方向。

（三）高校檔案管理應注意的問題。檔案的管理應注意保持其動態性，例如對學籍檔案的管理來說，由于每個學生都是不斷成長變化的，因此學籍信息必須不斷更新。如果學籍檔案一經建立，即置之不顧，就失去了其存儲意義。需要根據學生經歷情況的變化，不斷地加以調整，及時補充新資料，不斷地對學生的變化進行跟蹤記錄。此外還要注意對檔案的管理應遵循“用重于管”的原則，提高檔案的質量，保證應用效率，而不是將其束之高閣。重視對檔案的利用，同時還要對其進行分析，靈活應用。

二、高校檔案信息化中存在的問題

（一）信息管理不規范。檔案管理信息化的首要條件就是標準化和規范化。高校檔案數字化的資料非常少，而經常被查閱和使用的資料還沒有實現數字化的存儲和管理，這樣一來就限制了檔案資源的利用。此外，從目前情況來看，高校檔案業務的水平普遍較低，尤其對于檔案細則的著錄細則來說，相容性尤為差。這樣一來，系統軟件的相容性也就會隨之變低，工作人員無法對檔案進行電子化統一。進而限制了檔案信息電子化發展和建設。由于對檔案的管理和軟硬件標準上都不能統一，雖然在單機狀態下使用時還沒有遇到什么大的問題，但是一旦建立覆蓋面較廣的集成系統，那么在安全性以及功能性上都會存在很多的問題，不能滿足用戶的需要。這也是限制了檔案信息化發展和建設的重要因素之一。

（二）信息技術的標準較低。從我校檔案的組織程序以及技術標準上來看，非常不適于計算機信息處理技術的發展。文檔的存儲形式大多是光盤、磁盤，這與檔案信息技術建設中所要求的十分不符。不僅如此，檔案管理隊伍的業務素質以及管理理念都和檔案信息化的發展不協調，教學部門也沒有對檔案工作予以相當的重視，檔案只重在收藏，卻輕視了對它的使用。很大一部分管理人員對檔案的利用和管理意識相當的淡薄，缺少認真的態度。

（三）管理思想落后。檔案信息化管理是對計算機技術的應用，隨著計算機技術在各高校的普及，人們逐漸意識到了科技技術的重要性，它不僅簡化了工作流程，并且大大縮短了工作時間。但是，不能忽視的是目前還有相當一部分的管理者對檔案信息化管理重視不足，甚至沒有意識到信息技術在檔案管理中的重要作用。即便有些高校實現了對檔案的信息化管理，但是其主要內容不過是電子存儲和查詢等一些簡單操作，而沒有對這項信息技術進行功能性拓展，對計算機的利用還很不充分。

（四）檔案的安全性問題。從目前的檔案的組織程序以及技術標準上來看，有很大的安全隱患。這是因為，信息網絡是一個開放性的資源，深入到各個領域，一旦管理不善，就會造成檔案丟失或者泄露。究其原因，主要有以下幾點：

1.技術問題。現在無論是黑客的惡意攻擊還是各種電腦病毒，都能夠侵入檔案系統，這極大的威脅到了檔案信息的安全。

2.人為因素。首先，一些檔案管理人員的安全意識不夠，責任心不強，沒有對發布的信息作認真的審查；其次，是缺乏計算機網絡安全知識，操作不規范，沒有及時的對數據進行備份處理，致使檔案數據丟失以后不能找回；最后，檔案管理隊伍的業務素質以及管理理念都和檔案信息化的發展不協調，沒有對檔案工作予以相當的重視。

三、解決的辦法

（一）增強現代化檔案管理的意識。由于檔案管理工作復雜，工作量大，并且不能直接產生經濟效益，因此檔案資料整理工作一直沒有被人們所重視。實現檔案現代化管理，首先要從思想觀念開始改變，只有領導層重視對檔案工作的管理工作，引起基層工作者們對檔案整理的重視。必要時還需要制定相應的管理規則和標準，為實現現代化檔案管理打好基礎。

（二）管理規范化、標準化。管理必須要規范化和標準化，為了發揮檔案的社會效能，高校檔案管理必須參照國家相關的統一標準執行。此外，高校檔案管理由其特殊性，具體表現在對檔案的管理標準要求較高，特別是科研檔案和教育檔案，因此，高校應該根據未來的發展方向和其自身的特點制定規范化的業務標準。

（三）加強檔案管理工作的信息化建設。首先,政府和高校應該加大投入力度，盡快實現全面的信息化檔案管理見識。對于那些必要的設備設施一定要配置齊全；其次，要使用適合我國高校檔案管理的軟件系統，操作界面不僅要清晰，還要易學易用，操作簡單；最后，主要操作的規范性。要求檔案人員在進行資料的錄入時，一定要遵循現有的統一標準，這樣做可以直接實現資源共享，不會給他人帶來“看不懂”的問題，避免資源浪費。

（四）加強學習培訓，提高檔案管理人員的素質。每一次技術的更新都離不開人才的培養，同樣，檔案信息電子化的發展也急需一批懂信息技術的人。為了實現檔案的科學化和規范化管理，還必須要加強對檔案管理人員的培訓，提高他們的專業素質和思想觀念。如果條件允許，可以對現有的知識結構進行更新，優化人才的培養體系。與此同時還要多多引進一些高素質的計算機人才，對他們進行再教育，這樣可以縮短培訓教育的時間。此外，學校領導可以定期組織崗位學習討論會，或者選送一些優秀的檔案管理人員進行培訓，學習先進的現代化檔案管理方法和管理經驗，保證每一位檔案管理人員都能夠跟上現代化檔案管理的節奏，提高檔案管理水平。

（五）做好檔案管理基礎工作。檔案部門在對各種資料進行收集和整理的時候，應注意對資料進行科學的分類，不同類別的檔案按照重要性先后順序分開存儲，這樣做方便以后的檔案庫建設。此外還要重視對檔案管理軟件的選擇，好的軟件可以起到事半功倍的作用，提高工作效率。

（六）保證檔案管理的原真性和保密性。現代化的檔案管理雖然可以將原來紙質的文件掃描轉變為數據資源，但是在文件的整理掃描過程中很可能會丟失部分文件內容，改變文檔的原有面貌。因此，為了保證一些重要文件的完整性和原真性，除了對檔案進行掃描之外，還要保存原有的紙質文件，以備不時之需。此外，電子數據檔案在傳輸的過程中有丟失和泄密的危險，所以必須做好檔案的加密工作，采用最先進的加密技術，防止黑客對檔案進行解密和網絡攻擊。想要發揮電子信息化檔案的優勢，就必須要將目光放長遠，實行全部電子化，從資料的收集、錄入再到管理、查找等一系列流程，建立一整套系統；此外，還要制定出一套嚴格的規章和制度，目的就是為了建立檔案信息化的安全保障體系，要責任到人。督促檔案管理人員提高安全意識，對信息進行嚴格的管理和審查。

（七）決策的科學性和民主性。目前，我國各個高校的檔案信息電子化建設工程已經步入了一個新階段，重點突破和整體推進已經緊密的結合了起來，一方面推進現代化的進程刻不容緩，另一方面又是繁重的任務和不斷涌現的技術難題。在這種情況下，合理的協調和正確的領導就顯得尤為的重要了。所以必須要提高行政決策的民主化和科學性，主要體現在：校行政領導在做重大決策之前，應該和學校各部門共同商議、研究，集思廣益才能作出一個好的決策；與此同時還要加強對檔案信息電子化建設的協調管理，保證系統建設的各個方面都能齊頭并進，為系統建設中長期發展目標制定出一個科學的指導方針；此外，對系統建設過程中取得的每一個階段性目標都要進行審定，對技術路線以及項目的執行工作要進行監測和審查，還要成立專家小組，保證在進行重大問題的決策之前能夠做出充分的論證，提高行政決策水平。

四、高校檔案信息化管理的創新途徑

創新源于信息的獲取。同樣，高校檔案信息化管理的創新，首先,要全面的學習和利用最新信息技術。舉例來說，在進行檔案歸檔時，可以采用手動錄入、掃描、或者膠片轉換等方式將信息輸入到計算機數據庫當中，用最簡便、最快捷的方式達到我們想要的目標是信息化的目的；其次，管理模式必須要創新，高校檔案信息化管理其實主要體現在對計算的硬件管理和軟件管理上，學校不僅要重視檔案的信息管理，還應該對檔案的歸檔、查詢方面拓展相應的程序，實現對檔案的高校利用；最后，在管理機制上也要進行創新，將傳統的集中化統一處理轉變成開放式管理，實現高校檔案的網絡化高速率傳遞。

五、總結

信息社會給學校檔案的管理工作推向了電子化，檔案管理的現代化建設工程已經步入了一個新階段，重點突破和整體推進已經緊密的結合了起來，一方面推進現代化的進程刻不容緩，另一方面又是繁重的任務和不斷涌現的技術難題。但是這也是實現現代化檔案管理的必然要求，因此所有的難題都是必須要克服的。面對著信息技術的挑戰，想要實現真正的信息電子化，要做的工作還有很多。但是一旦完成了檔案管理信息化的建設，高校的檔案資源也就實現了共享，這必將會為我國高校教育提供一個更加豐富的資源以及更方便快捷的服務。高校檔案管理者應該意識到現代化檔案管理的重要性，提高對檔案管理的重視，保證檔案的安全、準確、完整，提高檔案資源的利用率。

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