淺談新形勢下的檔案管理工作

文/常州市金壇區(qū)物價局　史曉仙

淺談新形勢下的檔案管理工作

文/常州市金壇區(qū)物價局史曉仙

在不斷發(fā)展進步的社會中，檔案管理工作也要與時俱進，不斷創(chuàng)新檔案管理模式和制度。本文分析了檔案管理工作的重要性和目前檔案管理工作存在的問題，并提出了在新形勢下規(guī)范檔案管理工作的策略。

新形勢；檔案管理工作；問題；策略

一、檔案管理工作的重要性

檔案管理工作是企業(yè)或單位部門工作的重要組成部分，儲存著企業(yè)單位和人員的信息，記錄著企業(yè)單位的發(fā)展過程。檔案管理工作的規(guī)范化，可以為企業(yè)管理者提供詳細全面的信息，了解企業(yè)單位在各個階段的發(fā)展狀況，有利于企業(yè)制定正確全面的發(fā)展規(guī)劃。檔案記錄著企業(yè)和單位的成功經(jīng)驗和失敗的教訓，為企業(yè)單位今后的發(fā)展提供借鑒，有利于決策者做出正確的決策。檔案能夠給人們提供準確的參考信息，記錄著企業(yè)和單位的變遷，是企業(yè)文化傳承的主要載體，真實反映企業(yè)和單位的實際情況。規(guī)范的檔案管理工作不僅對企業(yè)和單位有重要意義，而且對社會的意義也很重大。

二、目前檔案管理工作存在的問題

（一）對檔案管理不重視，管理人員素質(zhì)低。許多單位或企業(yè)對檔案管理工作不夠重視，認為檔案管理工作不重要，只是簡單的信息錄入和管理。許多單位或企業(yè)的檔案管理人員的素質(zhì)不高，職業(yè)素養(yǎng)較差，沒有責任意識。許多檔案管理工作人員并不具備相關的專業(yè)知識，對檔案管理工作的知識了解較少，不能很好的管理檔案信息。由于檔案管理人員的知識缺乏，致使檔案信息的缺失、遺漏的現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)。許多單位或企業(yè)的檔案管理人員很少有機會進行培訓，很少有機會提高自身的能力水平。

（二）管理體制不健全。許多企業(yè)和單位檔案管理的體制不健全，檔案管理人員的聘用，主觀性較強，相互監(jiān)督管理的制度不健全。在任命人員的過程中缺乏監(jiān)督，檔案管理人員的配置和數(shù)量都不合理，許多專業(yè)性的人才被分配到非專業(yè)性部門，才能無法發(fā)揮。而又有一些非專業(yè)人士被分配到專業(yè)部門，缺乏相關的知識，在其位不謀其事。有些單位的檔案管理人員冗雜，機構(gòu)的設置也不合理。

（三）檔案管理工作的信息化水平較低。現(xiàn)代信息技術發(fā)展的十分迅速，但是許多企業(yè)和單位對檔案管理工作的信息化建設卻相對落后，有些單位檔案管理工作的硬件設備較差。大多數(shù)情況下，檔案管理工作管理人員還要靠自己去翻找需要的信息，浪費了大量的人力和物力不能利用互聯(lián)網(wǎng)等高科技手段提高檔案管理工作的效率。一些企業(yè)仍然依靠紙質(zhì)檔案的管理方法，跟不上社會變化發(fā)展的需求，紙質(zhì)化檔案管理不僅占據(jù)大量的空間，儲存的信息量也比較小，制約了檔案管理的發(fā)展。

三、規(guī)范檔案管理工作的策略

（一）提高檔案管理工作人員的素質(zhì)。企業(yè)單位要招聘具有較高專業(yè)素質(zhì)的檔案管理人員，擇優(yōu)錄取，定期的對檔案管理人員的檔案管理知識和操作能力進行考核。也要給在職的檔案管理人員提供培訓的機會，讓他們提高專業(yè)素質(zhì)，掌握計算機檔案管理方面的知識，學會靈活的運用檔案管理軟件，提高工作效率。還要提高檔案管理人員的網(wǎng)絡和計算機知識，一旦出現(xiàn)任何問題能夠快速及時的進行修補，避免出現(xiàn)較大的損失。加強對檔案管理人員的教育、培訓和考核，提高檔案管理人員的工作能力和管理水平，不斷優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)。檔案管理人員也要以身作則，規(guī)范自身的行為，嚴于律己，認真負責。

（二）提高檔案管理工作的信息化水平。現(xiàn)代企業(yè)和單位應利用先進的科學技術進行管理檔案工作，運用現(xiàn)代數(shù)字化技術和網(wǎng)絡技術，進行查詢檔案、管理檔案等各種工作。可以充分的利用互聯(lián)網(wǎng)更加快捷方便的管理檔案，學習其他企業(yè)和單位先進的檔案管理經(jīng)驗，實現(xiàn)網(wǎng)絡資源共享。利用高水平的信息化管理方式來提高檔案管理工作的效率，還可以開發(fā)用于檔案管理的軟件，實現(xiàn)檔案信息管理的智能化。利用先進的技術完善檔案管理資源的科學配置，建立數(shù)字化的管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，全面地總結(jié)和歸納數(shù)據(jù)。企業(yè)單位要采用先進的檔案管理技術，完善硬件設備，用信息化手段完成檔案的收集、整理、管理、查詢等過程。

（三）創(chuàng)新檔案服務工作模式。新形勢下，檔案的管理工作要與檔案服務工作銜接，樹立以人為本的理念，提高檔案服務質(zhì)量。建立完善的用戶資料檔案，了解用戶的分類和不同的需求，并以此建立不同的服務模式。要經(jīng)常檢查檔案的完整性，制定開放的檔案目錄，定期刊發(fā)，使用戶能詳細的清楚所需的檔案信息。同時也要創(chuàng)新檔案的管理體制，提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平，給予一定的資金投入，科學地配置人力和物力資源，提高檔案管理工作人員的積極性和主動性。

四、結(jié)論

在新形勢下，檔案的管理工作要適應時代發(fā)展的需求，提高對檔案管理工作的重視程度，創(chuàng)新檔案管理工作模式，提高檔案管理工作的信息化水平，這不僅利于企業(yè)、單位自身的發(fā)展，也會對社會的整體發(fā)展做貢獻。

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［3］黃喆.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化［J］.經(jīng)濟與社會發(fā)展研究，2014（07）.

［4］楊燕.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化［J］.中國高新技術企業(yè)，2015（05）.