居民保業務檔案整理過敏危害及防護

鄭夕云

居民保業務檔案整理過敏危害及防護

鄭夕云

城鄉居民社會養老保險業務檔案是指具體經辦工作匯總直接形成并與經辦業務直接相關的檔案，是今后計發個人養老金的重要憑據。隨著居民保事業的蓬勃發展，參保人數多，檔案資料數量相當龐大，檔案管理員在長期整理檔案的過程中出現了不同程度的過敏現象，危害其身心健康。如何正確認識居民保檔案整理過程中的過敏危害并做好防護措施，這是檔案管理員一個不容忽視的問題。

一、居民保業務檔案整理中的過敏現象及原因

周寧縣自2011年啟動新農保至今，城鄉居民已參保人數7.5萬人，形成大量的業務檔案材料，而縣級經辦機構9人中，無專職檔案人員，僅有2名兼職人員從事檔案工作。截至2015年5月底，已整理完成業務檔案并排列上架1262卷，在這4年的整理過程中，2名檔案管理員均出現不同程度的皮膚過敏現象，如臉上出現紅疹子、瘙癢、皮炎；還出現呼吸系統方面的疾病，如咳嗽、打噴嚏、眼睛癢等癥狀。引發這些過敏的原因主要有以下幾個方面：

1.居民保業務檔案量大，檔案管理人員力量不足。僅2011年至2013年的業務檔案就有1180卷，而且2014年至今仍有新的業務檔案不斷形成，需要整理，但周寧縣居民保中心沒有專職的檔案工作人員，僅靠2名兼職人員從事檔案工作，工作量大，需長時間接觸檔案材料，且發生過敏后仍需長期伏案工作。

2.居民保業務檔案形成的環節較多，耗時長、易霉變。居民保業務檔案在收集的過程中，經過的中間環節較多，從參保群眾——村（居）委會——鄉（鎮）勞動保障事務所——縣居民保中心，這個過程正常周期為一個月，個別鄉鎮拖到2個月甚至更久。目前我縣9個鄉鎮中均沒有配備專職從事居民保檔案的工作人員，有的鄉（鎮）、村用廢舊紙箱存放檔案，或直接將居民保業務檔案放在桌上或地上，我縣春季又是多雨季節，天氣潮濕，紙質檔案材料不按規定存放，極易出現霉變現象。

3.檔案庫房空氣中的有害物質引發過敏。檔案庫房屬于相對密封的環境，空氣不流通，而進入檔案室的個別業務檔案有可能已經攜帶真菌，在適合的條件下，真菌就會繁殖，造成檔案庫房空氣中存在有害物質。這些有害物質不僅對居民保檔案本身造成危害，也會對檔案工作者造成危害。這些空氣的中的有害物質附著在人的皮膚表面，當人的抵抗力下降或條件合適的時候，就會產生過敏現象。

二、整理居民保檔案的防過敏措施

1.提高認識是做好居民保檔案工作的前提

居民保檔案工作是推廣國家社會保障制度，促進社會和諧發展的歷史鑒證，是一項政策性、專業性很強的工作，因此要充分提高對檔案工作重要性的認識。2013年至今周寧縣政府已經連續3年與鄉鎮簽訂《居民保工作責任書》，要求各鄉鎮重視檔案工作，并在次年的6月份前收集整理完成上年度居民保檔案工作。縣居民保中心也先后派出2名工作人員參加寧德市檔案人員持證上崗培訓，并指派一名工作人員專職從事檔案工作，另一名人員協助整理。各級領導提高對檔案工作的認識，在人力、物力、財力上予以保障，這是做好居民保檔案工作的前提。

2.完善居民保業務檔案收集機制是有效預防過敏的基礎

2011年新農保啟動以來，我縣居民保中心組織鄉鎮經辦人員參加檔案學習培訓20余次。2013年周寧縣居民保中心明確檔案收集的規范，要求村級每月10號前上交業務檔案材料至鄉鎮勞動保障事務所，鄉鎮一級審核檔案材料完整性后在每月20號前將檔案材料上交縣居民保中心，縣一級及時將材料整理歸檔。若發現潮濕霉變等不適合歸檔保存的業務材料，立即退還給鄉鎮經辦人員整改，直至達到保存要求。縣居民保中心檔案人員還經常深入各鄉鎮，面對面、手把手的具體指導鄉鎮經辦人員收集整理檔案材料，為他們送去防霉驅殺蟲藥劑，督促他們及時整理檔案材料并放入鐵皮柜中。因此加強檔案業務培訓，建立村——鄉（鎮）——縣中心檔案收集互動機制是做好居民保檔案工作、有效預防過敏的基礎。

3.加大對居民保檔案硬件設施的投入是有效預防過敏的保障

由于周寧縣居民保中心2名檔案工作人員反復發生過敏，為了加強檔案管理工作，縣居民保中心于2014年建立規范檔案專用庫房，配置6組密集柜，訂制無酸紙檔案盒，安裝空調、防爆燈，購買除濕機、溫濕度計、吸塵器、滅火器等設施設備，在檔案室內放置防霉驅殺蟲藥，達到防潮濕、防塵、防蟲、防火等要求。同時為全縣9個鄉鎮配備了鐵皮柜（存放業務檔案材料）、檔案盒、復印一體機、復印紙等，避免鄉鎮經辦人員將檔案材料隨意堆放導致霉變。通過加大投入，配齊配好相關硬件設施，周寧縣居民保中心于2014年9月通過了省級檔案達標驗收工作。

4.做好檔案庫房的管理工作是有效預防過敏的關鍵

檔案人員的過敏現象與檔案庫房的管理好壞有直接關系。提高檔案庫房的空氣質量，減少有害微生物的繁殖，營造良好的檔案庫房環境，從而達到保護并延長檔案的使用壽命，降低對檔案工作人員身體傷害的目的。

（1）保持檔案庫房的清潔。庫房內不堆放任何雜物，利用吸塵器等工具，堅持每半個月對檔案庫房內外進行一次大掃除，保持庫房內四壁、密集柜底部頂部及地面的清潔。

（2）嚴格控制溫濕度，抑制蟲霉侵害。工作人員須每天1次進行檢測檔案庫房溫濕度工作，并做好記錄,并采取相應的措施進行調節。周寧縣春季雨季長，氣候特別潮濕，空氣的濕度經常達到95%左右。為此，我們會及時關好檔案庫房的門窗，同時打開除濕機對庫房進行除濕，使其濕度保持在45-60%之間，另外還將干木炭裝于紙盒中，放在庫房的各個角落，幫助除濕。

（3）定期檢查入庫檔案，以防為主，防治結合。首先，把好居民保檔案的入庫關，做到以防為主。在檔案入庫前，應當逐頁逐冊檢查，若發現潮濕、霉變的檔案，待其自然干燥并刷除真菌后方可入庫；第二，對于已經入庫的居民保檔案，每周一次檢查檔案的受損情況，并做好記錄。發現發霉的材料，及時取出檔案，并采取隔離的方法，避免交叉感染，滋生更多的真菌，損壞其他檔案及危害工作人員的身體健康，原則上是完全刷除真菌后方可重新入庫；第三，放置防霉驅殺蟲藥。在庫房內及密集柜中放置無害、無污染的防霉驅殺蟲藥，利用藥劑揮發出來的氣味制止真菌的生長，使蟲子在藥劑氣味中中毒死亡，并于每年12月底定期更換防霉驅殺蟲藥。

5.檔案人員做好個人防護工作是有效預防過敏的必要措施

由于居民保檔案業務量特別大，整理時間長，因此檔案工作人員要提高自我防護意識。整理檔案或入庫時要佩戴口罩及一次性的手套，盡量穿長袖衣褲，減少皮膚裸露部分，接觸檔案時不吃零食、不揉眼睛，及時用流動水、消毒液洗手，搞好個人清潔衛生。若發生過敏現象應及時就醫，在醫生的指導下正確用藥。另外檔案人員要加強鍛煉，多做一些戶外運動，提高身體素質。只有當你擁有一個健康的體魄，才能提高自身的免疫力，從而在實際的工作中有效地減少過敏癥狀，確保檔案整理工作順利完成。

6.檔案人員輪崗工作是有效預防過敏的健康機制

防治檔案人員的過敏危害，具體還要落實到工作制度上。雖然我們建立了居民保檔案收集機制，加大了對檔案硬件設施的投入，最大程度上控制庫房的空氣污染，采取各種措施減少整理檔案過程中有害細菌的吸入，但是檔案管理員是個特殊的職業，庫房也是個特殊環境，有害的細菌及空氣污染是無法徹底解決的。如果過敏者長期從事檔案管理工作，甚至會造成過敏——治療——再過敏——再治療的惡性循環。因此，建立檔案人員輪崗工作制，每隔三至五年對檔案人員進行一次輪換，可以在一定程度上避免反復過敏對檔案人員造成的身體危害。

居民保業務檔案是對參保人員“記錄一生、跟蹤一生、服務一生”的重要憑證，所以我們要采取科學的防護措施，盡可能的消除檔案整理、保存過程中的有害因素，保護檔案的完整性，維護檔案管理員的身心健康。

（作者單位：福建省周寧縣居民保中心)