新形勢下醫院檔案管理的特殊性

文/遵義醫學院第五附屬（珠海）醫院 王先

檔案管理不僅能協助醫院管理人員提升管理水平，還能促進醫療水平的不斷發展和醫療科研成果的不斷推廣，更能為患者和醫護人員維護自身利益提供相應的法律依據。近年來，隨著醫療改革新形勢的不斷深入，我國醫院的檔案管理工作得到了一定的強化，但在實際的檔案管理過程中，仍然存在很多問題，需要我們積極采取必要的措施，使檔案管理能夠順應新形勢的需要。

一、新形勢下醫院檔案管理工作的改變

首先是工作性質的改變。在以前，檔案管理主要是檔案管理人員進行信息收集和整理，并按次序放置，以此達到檔案管理的目的；而現今隨著形勢的變化以及時代的進步，這種傳統的管理方式已不能適應現代化醫院的發展需要，需要對檔案管理模式進行改革。新形勢下，醫院的檔案管理采用信息化的方式進行，將以往被動的檔案管理工作轉變為主動管理，實現醫院檔案信息的半透明管理，加強各科室之間的交流溝通，充分發揮醫療信息的作用，通過利用檔案信息逐步提升醫院的醫療水平。再者是管理模式的改變，以往的檔案管理一般采用手錄，這種管理的工作效率很低，而且數據準確性也較低，嚴重阻礙了檔案管理工作的正常開展。新形勢下，信息技術的發展為檔案管理模式的轉變提供了條件，提高了檔案管理工作的效率，確保了檔案數據的真實性、可靠性，更好地促進了醫院檔案管理水平的提高。

二、現階段醫院檔案管理的現狀

（一）醫院管理人員對檔案管理工作不夠重視。受傳統觀念的影響，很多醫院管理人員不能很好地意識到檔案管理工作對醫院整個管理工作的重要性，認為醫院是以醫療水平高低為核心，注重改進醫療技術、引進先進醫療器械，而忽視了醫院檔案管理工作，不能認識到醫院檔案管理工作對醫院發展所起的重要作用，使得醫院的檔案管理工作不能有效開展和落實。

（二）檔案管理人員綜合業務能力較低。就目前來看，我國醫院的檔案管理人員大多沒有受過專業化、正規化的培訓工作，不能很好地把握檔案管理的相關業務問題，這就造成實際工作中不能明確進行檔案的分類、整理以及保管工作，嚴重影響了醫院檔案管理的總體水平，制約了檔案管理工作的有效開展。再者，大部分醫院的檔案管理人員同時身兼數職，沒有太多的時間進行檔案的管理工作，再加上業務素質較低、工作變動頻繁，嚴重影響了檔案管理工作的持續性開展。

（三）檔案管理手段比較落后。就目前來看，我國大部分醫院的醫療水平、醫療設備都達到了較高的水平，這是因為醫院管理人員能夠認識到醫療基礎設備對整個醫療水平提高的重要意義，但卻忽視了引進先進的管理手段，特別是檔案管理方面，技術和手段都比較落后。雖然有部分醫院在檔案管理工作中開始引進先進的管理技術，但檔案管理人員自身的技術知識儲備又阻礙了新技術的運用，這就造成檔案管理工作中新技術和新管理手段不能有效使用，不但沒有提高檔案管理工作的效率，而且還阻礙了醫院檔案管理工作的穩步發展。

（四）缺乏檔案管理的創新意識。由于醫院領導和檔案管理人員的檔案管理意識不強，對檔案管理人員的培訓工作不到位，導致了在新形勢下醫院的管理工作不能很好地展開，檔案管理人員不能及時發現管理工作中存在的不足，存在的問題不能及時進行解決，或是解決問題時僅憑經驗去斷定，管理不具可靠性，對管理工作不能提出自己的意見看法，沒有創新意識。這就嚴重阻礙了新形勢下醫院檔案管理工作的展開，從一定程度上制約了醫院的發展。

三、實現新形勢下醫院檔案有效管理的途徑

（一）提高管理人員對檔案管理的重視程度。在醫院日常的管理中，醫院管理人員應充分認識到檔案管理對醫院發展的重要作用，并在實際的管理中不斷更新自己的管理觀念，加大檔案管理的宣傳力度，將檔案管理工作納入整個醫院的管理和發展規劃中，促使其有效發展。及時調查了解醫院各科室對資料信息的需求，讓醫護人員認識到檔案管理的重要性和潛在的使用價值，能夠使其在以后的工作中不斷增強自身對檔案管理的重視程度，建立檔案管理工作責任制，將醫院的檔案管理工作納入部門年度考核，進行激勵和約束。不斷加大對檔案管理工作的扶持力度，在資金、人員上給予支持，確保檔案管理工作的順利開展。

（二）加強檔案管理人員的培訓工作。檔案管理工作相對于其他管理工作來說綜合性要求更高，專業技能要求更強，檔案管理人員的素質水平會對檔案管理工作產生直接的影響。在實際的管理工作中，要想提高檔案管理的整體水平，首先需要對在職檔案管理人員進行再教育工作，通過進行專業知識培訓，增加檔案管理人員的專業知識儲備。實行嚴格的崗位責任制，將薪酬與責任掛鉤，以便達到激勵的目的。再者，還要對檔案管理人員進行現代化辦公設備使用的培訓，要求檔案管理人員熟練掌握各種新型辦公設備的使用方法。其次是要求檔案管理人員熟知國家的法律法規以及方針政策，并在實際的工作中嚴格遵守。再次是要求檔案管理人員要具有較強的服務意識，能夠在工作中做到愛崗敬業、精益求精，從而保證檔案管理工作在醫院管理中能夠順利開展。

（三）引進新的檔案管理手段。隨著我國各種技術的不斷更新和發展，科學技術開始融入各個領域，作為醫院的核心管理工作，檔案管理工作更應該積極順應時代發展的潮流，引進現代化的管理手段和管理技術，來逐步提高檔案管理的水平和效率。在新形勢下，醫院的檔案管理人員應不斷增加自身對新知識的儲備，積極學習和掌握先進管理設備的使用方法，增強自己的計算機操作能力，不斷充實自己的頭腦，比如熟悉掌握使用計算機對檔案進行檢索和分類等工作。我國醫院只有不斷實現檔案管理的現代化和專業化，才能不斷滿足新形勢對醫院檔案管理提出的要求，才能不斷提高檔案管理的工作效率，才能實現醫院經濟效益的最大化。

（四）完善醫院檔案管理制度。制度約束能夠促進醫院檔案管理工作的順利開展，因此在醫院實際的管理工作中，應逐步建立并完善醫院的檔案管理制度。醫院的檔案管理工作涉及的范圍較廣，因此檔案管理制度也必須要涉及醫院的方方面面，可適當建立起醫院的檔案使用制度、檔案保管制度以及醫療信息搜集制度等。再者，可將獎罰責任制引入醫院的檔案保管制度之中，對完成工作的情況采取適當的獎懲措施，并將這些內容納入年度考核之中，提高檔案管理人員的工作積極性。再者，要加強檔案管理工作，可選擇工作經驗較豐富的檔案管理人員組建檔案制度管理小組，并在實際的工作中通過互相監督、互相約束，達到建立和完善醫院檔案管理制度的目的，促進醫院檔案管理工作的有效開展。

醫院的檔案管理是醫院管理的重要內容，在新形勢下，想要提高醫院的整體管理水平，就必須要加強醫院的檔案管理工作。因此在實際的醫院管理過程中，要對檔案管理工作進行不斷地實踐、探索和創新，以順應新形勢的發展潮流。這就需要提高醫院管理人員對檔案管理的重視程度，加快完善醫院檔案管理機制，并不斷加強對醫院檔案管理人員的培訓工作，全面提升其綜合素質，以促進醫院檔案管理工作的有效開展，更好地實現醫院在新形勢下的穩步發展。

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