城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的利用與實(shí)現(xiàn)

文/汕頭市城市建設(shè)檔案館 鄭育能

我國城市正在飛速發(fā)展著，越來越多的城市建設(shè)檔案隨之發(fā)生變動(dòng)，傳統(tǒng)的檔案管理方法逐漸凸顯出準(zhǔn)確度差、投入高、勞動(dòng)量大、效率低等缺點(diǎn)，跟城市在信息時(shí)代的發(fā)展要求不符。此時(shí)，數(shù)字化管理為城市建設(shè)檔案管理提供了新的選擇。為了更好地在城市建設(shè)檔案工作中利用數(shù)字化管理，我們首先要做的就是為數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)提供組織保障。

一、城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的利用

（一）館藏城市建設(shè)檔案數(shù)字化。在城市建設(shè)檔案工作中利用數(shù)字化管理，主要是通過對(duì)多媒體技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行融合和利用，協(xié)調(diào)處理傳統(tǒng)紙質(zhì)介質(zhì)的檔案資料，將其轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息，從而使所有館藏的城市建設(shè)檔案信息都用數(shù)字化的形式來存儲(chǔ)。城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的利用具備明顯的實(shí)效性，工作效率大大提升，這是城市建設(shè)檔案館實(shí)現(xiàn)檔案工作數(shù)字化最核心的基本點(diǎn)。

（二）城市建設(shè)檔案管理現(xiàn)代化。城市建設(shè)檔案的數(shù)字化管理不僅涵蓋了一切傳統(tǒng)檔案館的效能，還新增了檔案編碼目錄、檔案信息檢索自動(dòng)化、檔案資料安全存儲(chǔ)以及計(jì)算機(jī)輔助管理檔案業(yè)務(wù)工作、輔助檔案信息立卷、檔案館實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、檔案自動(dòng)化標(biāo)引、安全保護(hù)技術(shù)現(xiàn)代化、檔案數(shù)據(jù)庫的建立、輔助檔案館庫房管理等各方面的功能，這是城市建設(shè)檔案工作有效利用數(shù)字化管理的另一個(gè)基本點(diǎn)。

（三）檔案資源的利用共享化。當(dāng)下，城市建設(shè)的步伐越來越快，各種城市建設(shè)檔案資料依然以紙質(zhì)文字的形式存在于城市建設(shè)檔案的信息空間當(dāng)中。為改變這一傳統(tǒng)的方式，以實(shí)現(xiàn)資源共享，數(shù)字化管理是唯一行之有效的手段。具體地，城市建設(shè)檔案館充分利用信息網(wǎng)絡(luò)，直接將資料信息傳遞給每一個(gè)用戶，從而實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)檔案資源的利用共享化，完成城市建設(shè)檔案為社會(huì)服務(wù)的根本目的。

二、實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的組織保障

（一）建立集中的城市建設(shè)檔案管理模式。我國檔案管理主要有兩種模式，即分散制、集中制，城市建設(shè)檔案管理也一樣。城市建設(shè)檔案的分散管理模式具體是指檔案館內(nèi)各個(gè)不同的部門采取不同的方式管理檔案資料，而集中管理模式具體是指城市建設(shè)檔案館對(duì)檔案實(shí)行集中管理，具體體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面，對(duì)館內(nèi)的所有城市建設(shè)檔案進(jìn)行集中管理或相對(duì)集中管理。另一方面，統(tǒng)一建立城市建設(shè)檔案管理制度。較分散管理模式而言，城市建設(shè)檔案集中管理模式的優(yōu)勢在于：對(duì)檔案管理進(jìn)行整體規(guī)劃，避免在對(duì)新型檔案或跨類別檔案的管理上出現(xiàn)交叉、空白，能促進(jìn)統(tǒng)一檔案發(fā)展規(guī)劃的形成，同時(shí)對(duì)城市建設(shè)檔案的利用和安全也更有利。

城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理不僅涵蓋了館內(nèi)所有的檔案類別，還需要數(shù)字信息技術(shù)的支持，更離不開其他專業(yè)部門的配合——它不是一個(gè)專業(yè)、一個(gè)部門就能獨(dú)立完成的。在集中管理模式下，城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理能得到更有效、更全面的組織和實(shí)施，且能構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息資源利用平臺(tái)，以順利開展城市建設(shè)檔案服務(wù)工作。

（二）檔案館領(lǐng)導(dǎo)要給予足夠的重視，并提供支持。城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)涉及到各方面的工作，不管是部門協(xié)調(diào)、人員組織，還是業(yè)務(wù)推廣、資金保障等，我們要想做好檔案工作及檔案的數(shù)字化管理，得到領(lǐng)導(dǎo)足夠的重視和支持是最重要的前提。從實(shí)踐結(jié)果來看，我國大多數(shù)檔案館的數(shù)字化管理進(jìn)程較慢的主要原因是得不到必要的技術(shù)支持、資金支持等。因此，檔案館領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極將城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理提上工作日程，如針對(duì)檔案工作時(shí)間節(jié)點(diǎn)緊張、錄入目錄的工作量巨大等問題，為工作人員配備一定數(shù)量的短期外協(xié)工，專門協(xié)助檔案館工作人員完成數(shù)字化加工、錄入目錄、整理資料等工作，確保城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理按期順利實(shí)現(xiàn)。

（三）建立健全實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的組織網(wǎng)絡(luò)。城市建設(shè)檔案的根本目的在于提供利用，為城市規(guī)劃、建設(shè)及發(fā)展服務(wù)。在城市建設(shè)檔案的數(shù)字化管理時(shí)代里，檔案的形態(tài)及管理方式均發(fā)生了重大改變，致使檔案服務(wù)方式也發(fā)生了相應(yīng)變化。在這樣的情況下，城市建設(shè)檔案館有必要成立城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的工作小組、領(lǐng)導(dǎo)小組，以建立健全組織網(wǎng)絡(luò)，做到層層分工落實(shí)，確保檔案數(shù)字化管理早日實(shí)現(xiàn)，為服務(wù)奠定基礎(chǔ)。如城市建設(shè)檔案館積極建設(shè)檔案數(shù)字化管理體系，由各部門主管共同組成專門的領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的總體協(xié)調(diào)、安排及監(jiān)督等工作；由檔案館全體工作人員及每一個(gè)部門的檔案兼職人員共同組成專門的工作小組，負(fù)責(zé)將各項(xiàng)檔案數(shù)字化管理工作落到實(shí)處，進(jìn)一步明確每一個(gè)工作人員的任務(wù)和職責(zé)。

[1] 郎勇,金雪. 切實(shí)解決實(shí)際問題 進(jìn)一步推進(jìn)城建檔案管理——赴杭州、寧波、廈門考察學(xué)習(xí)情況介紹[J]. 城建檔案,2014（02）：10-11.

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