醫院檔案管理工作的現狀及對策探討

文/迪慶州德欽縣人民醫院病案統計科 阿木

近年來，隨著國內醫療改革的深入，醫院內部管理水平得到了極大的提升，也取得了一系列的建設成果。在醫療改革的背景下，怎樣加強醫院檔案管理工作成為擺在我們面前的一個重要課題。做好檔案管理對促進醫院發展具有非常重要的意義，它不但是醫療體制改革的必然要求，同時也是醫療改革政策方案得以貫徹落實的有力保障。醫院檔案管理工作一般是收集醫院運行過程中所產生的各類有價值的信息資料，結合這些信息資料，醫院管理者和相關部門能夠作出更加科學的決策。對臨床醫療而言，檔案材料的有效利用可以幫助醫院臨床研究工作更快速地發展。另外，對醫院自身和患者來說，檔案材料是重要的憑證，如果存在醫療糾紛，能夠作為證據使用，由此可見，做好檔案管理工作意義重大。

一、當前醫院檔案管理工作的現狀分析

（一）不重視檔案管理，相關制度不完善。一直以來，檔案管理工作都是醫院內部管理中的薄弱環節，究其原因，主要是檔案管理并不屬于醫療工作的組成部分，不像醫療診斷等工作一樣給醫院帶來經濟效益。因此，大部分醫院的領導常常會忽略檔案管理，他們關心的重點主要是在提升醫院經濟效益方面，而對可以產生科研價值的檔案管理工作并不關心。醫院的領導層常常會在醫療診斷等工作項目上制定出完善的系統的規章制度，但往往不重視與檔案管理工作內容相關的制度建設。另外，醫院內部的工作人員（普通醫務人員與檔案管理工作人員）也并不重視檔案管理工作的有效性，沒有樹立正確的檔案管理意識。比如對醫院檔案管理人員來說，他們往往是各類檔案材料的直接接觸者，但一部分檔案管理人員覺得自己的工作內容僅僅是對這些信息材料進行簡單的歸檔整理，在工作過程中也常常會出現人為失誤。

（二）檔案管理不規范，歸檔內容不明確。當前國內的大部分醫院都存在檔案管理工作不規范的問題，隨著現代科學技術的飛速發展，越來越多的現代化管理技術被廣泛應用于各行各業，但因為醫院內部檔案管理意識薄弱的問題，一些醫院管理者遲遲未將提升檔案管理工作效率提上日程，導致檔案管理工作方式落后，管理水平不高，存在不規范的問題。比如說一些醫院檔案管理人員連究竟應該對何種信息材料進行歸檔都不明確，即便是對歸檔的信息材料進行了規范，也不以統一的標準作為參照，常常是以檔案管理人員的主觀意愿為主。另外，現代醫學技術飛速發展，醫院檔案信息材料必然會更加豐富，如果我們不對檔案管理工作進一步進行規范，明確檔案材料的歸檔內容，將會在很大程度上制約醫院的發展。

（三）檔案人員的工作能力、綜合素質不高。醫院檔案管理工作是一項復雜系統的工作，對于相關管理人員的專業要求非常高，不僅要求檔案管理人員擁有較強的辦公能力，同時還必須要對檔案管理工作相關的法律法規有深入的了解，擁有較強的協作能力與計算機應用能力。但目前大部分醫院的檔案管理工作人員對專業知識并不精通，在上崗之前并未參加相關的培訓，這樣就非常容易導致檔案管理工作落實不到位，在信息材料的收集歸檔以及后期利用的過程中無法有效開展工作。同時，因為檔案管理人員的管理意識不足，風險意識不強，不具有檔案保管與收集意識，從而導致檔案材料無法得到妥善管理，造成檔案材料的遺失、泄密等嚴重后果。而管理人員職業道德素質存在的問題也會對醫院檔案的管理造成很大的影響，甚至會阻礙醫院的健康發展。

二、新時期下做好醫院檔案管理工作的對策

（一）樹立檔案管理意識，完善檔案管理制度。要增強醫院檔案管理工作的有效性，首先必須要積極更新觀念，樹立現代檔案管理意識。醫院管理人員和檔案工作人員必須要意識到做好檔案管理工作的重要性，要利用學習、培訓、宣傳等多樣化的途徑，讓醫院管理層到普通職工都積極參與到檔案管理工作中來，為促進醫院檔案管理工作科學化、規范化開展打下良好的基礎。此外，醫院檔案管理工作內容豐富，必須要有完善的管理制度作為保障，構建檔案管理工作制度必須要涉及到檔案管理工作的每個流程，我們可以把獎懲制度和激勵制度引入檔案管理工作制度之內，對及時規范完成檔案管理工作的相關人員進行獎勵，而對于工作不積極，存在諸多問題的檔案工作人員給予一定的懲罰。這些制度應該納入醫院內部考核評價機制之中，從而確保檔案管理人員的工作積極性得到有效提升。站在動態管理的視角而言，筆者認為醫院檔案管理制度的建設必須要結合醫院運行實際，組建檔案管理工作小組，挑選出一批工作經驗豐富的檔案管理人員作為組員，共同討論制定檔案管理制度，確保管理制度的科學性和針對性。

（二）提高醫院檔案管理人員的綜合素質。醫院檔案管理工作內容繁雜，現代檔案管理技術的應用對檔案管理人員提出了更高的要求，因此，我們必須要加強檔案管理隊伍建設，努力提升醫院檔案管理人員的專業素養。其一，作為檔案管理工作人員，必須要樹立責任意識，進一步提升自己的業務水平，積極更新管理理念，通過各種途徑的學習來增強自身的專業素養，努力掌握管理新技能，用現代化的管理手段來增強醫院檔案管理工作效率，推動醫院的健康發展。其二，醫院方面要建立一直高素質、高水平的檔案管理隊伍，把現代化的管理理念引入醫院內部管理工作中，做好針對管理人員的技能培訓，為他們營造更多的提升機會，同時要完善相應的績效獎懲制度，最大限度地激發檔案管理人員的工作積極性。

（三）加強信息化建設，提高檔案利用率?，F代科技的發展和應用要求我們必須要轉變過去那種檔案管理方式，在日常的管理工作中積極應用現代化管理技術。醫院方面應該提高對檔案管理工作的財力投入，提供現代檔案管理工作所需的計算機、掃描儀等設備，推進檔案管理信息化建設。運用計算機網絡技術能夠幫助我們更好地對醫院檔案材料進行保管，不僅可以保證檔案材料的完整，同時也可以幫助檔案使用者更快速便捷地查找需要的材料。另外，我們還必須要充分挖掘檔案材料的價值，提升檔案材料的利用率，要結合實際需求，把握好檔案保密和公開的規律，及時調整其關系；或者利用有償服務的方式，構建檔案收入和資源提供的良性循環系統，努力豐富檔案數據庫的內容，收集更多有價值的檔案資料，讓檔案材料的價值得以更加充分地發揮。

三、結語

總而言之，醫院檔案管理工作屬于醫院內部管理工作的重要組成部分，對醫院來說非常重要。檔案管理所提供的信息材料能夠為醫院各項工作的開展提供有價值的依據和線索。在當前的形勢下，醫院檔案管理工作同時面臨著機遇與挑戰，我們在努力完善檔案管理工作的同時，必須要準確把握時代脈搏，樹立現代化的檔案管理理念，結合醫院的實際情況，采取有針對性的管理方式，從而推動現代化醫院的建設和發展。

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