新形勢下煤炭企業(yè)檔案管理工作的新思路

文/陜西銀河煤業(yè)開發(fā)有限公司 郭曉慧

在煤炭企業(yè)的各項管理中，檔案管理作為企業(yè)發(fā)展歷程中最重要的無形資產(chǎn)，在企業(yè)的經(jīng)營管理、文化建設(shè)和生產(chǎn)運作等方面都發(fā)揮著重要的積極作用。因此，企業(yè)必須根據(jù)發(fā)展實際，創(chuàng)新工作思路，建立一套科學(xué)、合理的檔案管理體系，為企業(yè)各項業(yè)務(wù)的發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

一、現(xiàn)階段煤炭企業(yè)檔案管理工作存在的問題分析

（一）企業(yè)管理層對檔案管理問題重視程度不夠。在煤炭企業(yè)的管理中，領(lǐng)導(dǎo)雖然對檔案管理的重要性有了一定程度的認(rèn)識，但在實際操作過程中，他們認(rèn)為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營是企業(yè)管理工作的重心，和檔案管理沒有太大的關(guān)系，導(dǎo)致檔案管理人員缺乏工作積極性，對待工作不嚴(yán)肅、不認(rèn)真，而疏忽了檔案管理工作。

（二）檔案管理手段落后于時代發(fā)展要求。現(xiàn)階段煤炭企業(yè)的檔案管理手段大部分仍然停留在傳統(tǒng)的手工檔案的模式中，手工檔案管理模式具有一定程度的不足：首先，手工檔案收集具有滯后性，一般傳統(tǒng)的檔案在移交過程中容易發(fā)生遺漏和失誤，而且很難對檔案進(jìn)行分類和編目，導(dǎo)致檔案管理缺乏完整性和系統(tǒng)性。其次，由于檔案信息資源較為龐雜，而企業(yè)中又缺乏有效的檔案查詢手段，造成了檔案的查詢率和使用率低，浪費了大量的人力和物力，無法保證檔案應(yīng)用功能的充分發(fā)揮。

（三）檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能有待提高。由于企業(yè)檔案管理工作的艱巨性和復(fù)雜性，對負(fù)責(zé)檔案管理工作人員的要求也更嚴(yán)格。一般意義而言，合格的檔案管理人員不僅要具有豐富的知識結(jié)構(gòu)和過硬的業(yè)務(wù)本領(lǐng)，具備對館藏的熟知能力和檔案編目能力，更要具備學(xué)習(xí)能力，努力鉆研相關(guān)的學(xué)科知識，掌握現(xiàn)代科技，利用現(xiàn)代化管理手段，實現(xiàn)檔案管理的信息化。而就目前而言，煤炭企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)技能還有待提高，主要表現(xiàn)在業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，缺乏創(chuàng)新意識，不能迅速掌握現(xiàn)代先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段為檔案管理工作服務(wù)。

二、加強(qiáng)煤炭企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新的思路

（一）提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度。煤炭企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)要不斷與時俱進(jìn)，更新檔案管理的觀念，明確檔案管理在煤炭企業(yè)中的引領(lǐng)地位，樹立以檔案管理為單位的實際發(fā)展提供支持的核心理念，加強(qiáng)員工參與到檔案管理工作中來。領(lǐng)導(dǎo)采用“三納入”“四參加”的規(guī)定進(jìn)行管理（注：“三納入”是指將檔案工作納入企業(yè)工作計劃，納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入企業(yè)職工的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制、崗位責(zé)任制。“四參加”是指檔案部門或檔案人員參加產(chǎn)品定型會、科研課題鑒定會、設(shè)備開箱驗收會、基礎(chǔ)工程驗收會）。這樣會使很多重要的第一手文件資料直接由檔案室或檔案管理人員進(jìn)行收集、整理歸檔。其次是明確責(zé)任，真正做到按制度建檔，違反制度受罰。同時，也促進(jìn)檔案管理工作能夠切實融入企業(yè)的工作中，要將檔案管理工作與職工的薪資績效相掛鉤，從而激勵全員參與到檔案的存儲與利用中來。

（二）促進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)。在現(xiàn)階段，煤炭企業(yè)的檔案管理工作離不開對信息技術(shù)的有效運用，因此，首先要不斷加強(qiáng)煤炭企業(yè)的信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，借助企業(yè)中的局域網(wǎng)將各部門、各基層單位密切聯(lián)系起來，通過利用網(wǎng)絡(luò)傳輸、多媒體技術(shù)、傳真等技術(shù)實現(xiàn)煤炭企業(yè)的檔案管理、加工、查詢等綜合管理。其次，要加大對檔案管理信息化建設(shè)的投入，通過配備高質(zhì)量的打印機(jī)、掃描儀、攝像機(jī)、照相機(jī)等，為企業(yè)提供健全的硬件設(shè)施，從而保證企業(yè)檔案收集、管理和傳輸工作得以有序開展。此外，還應(yīng)該加強(qiáng)建設(shè)信息化管理軟件的力度，可以通過引進(jìn)專業(yè)的檔案信息管理系統(tǒng)軟件，實現(xiàn)企業(yè)范圍內(nèi)綜合檔案的有效利用和資源共享。

（三）加強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)。在社會主義經(jīng)濟(jì)條件下，現(xiàn)代企業(yè)制度的建立在客觀上要求提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，必須要不斷增強(qiáng)檔案工作者的自學(xué)能力，通過學(xué)習(xí)檔案法律知識和檔案管理理論知識等，不斷提高檔案管理者的基本專業(yè)素質(zhì)，從而提高檔案管理工作的效率。其次，煤炭企業(yè)要不斷加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，通過請進(jìn)來、走出去的方式，對其進(jìn)行現(xiàn)代科技知識理論的強(qiáng)化和教育，幫助檔案管理人員不斷充實自己，提高對檔案管理信息化的應(yīng)用。

隨著高新技術(shù)的不斷發(fā)展，煤炭企業(yè)的檔案管理工作更應(yīng)該從降低工作強(qiáng)度、提高工作效率的角度出發(fā)，加強(qiáng)檔案管理，在確保檔案信息安全和實現(xiàn)信息共享的原則下，實現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、信息化，因此，煤炭企業(yè)更應(yīng)該加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，并逐步擴(kuò)大檔案信息的開發(fā)和利用，讓檔案資源真正能為企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展提供借鑒和指導(dǎo)，以促進(jìn)企業(yè)的全面發(fā)展。

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