淺談醫(yī)院人事檔案管理存在的主要問(wèn)題及對(duì)策

文/上海中醫(yī)藥大學(xué)附屬市中醫(yī)醫(yī)院 潘麗 馬趙青 胡艷

醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院人才信息的重要載體，是人力資源管理與開(kāi)發(fā)的重要依據(jù)，同時(shí)也是職工享受待遇、升職晉級(jí)的重要依據(jù)。隨著社會(huì)的發(fā)展和醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)改革的不斷深入，醫(yī)院的人事檔案工作面臨許多新的問(wèn)題和要求。本文結(jié)合醫(yī)院人事檔案工作的實(shí)際情況，就當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策淺析如下:

一、醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的主要問(wèn)題

（一）人事檔案受重視程度低。隨著人事制度改革以及企業(yè)用人觀念的轉(zhuǎn)變，人事檔案已經(jīng)不是用人單位選才用才的重要依據(jù)，檔案所記錄的內(nèi)容只用來(lái)作為參考，企業(yè)更注重人才的實(shí)際工作能力。人事檔案的作用和價(jià)值逐漸被淡化，以致人們對(duì)人事檔案的重要性認(rèn)識(shí)存在偏差，關(guān)心度逐漸弱化，認(rèn)為檔案可有可無(wú)。此外，醫(yī)院作為公共醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)，其工作重心往往放在醫(yī)療業(yè)務(wù)的發(fā)展和為患者提供優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)上，人事檔案工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，未能得到很好的開(kāi)發(fā)和利用。

（二）人事檔案的參考價(jià)值和利用率降低。由于檔案材料不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得人事檔案的參考價(jià)值和利用率降低。1.檔案材料缺失，缺乏完整性。人事檔案跨越時(shí)間周期長(zhǎng)、涉及面廣，檔案材料缺失現(xiàn)象普遍存在，如學(xué)歷職稱材料、黨團(tuán)材料、干部任免考察材料缺失等等，影響了檔案的完整性。2.檔案信息陳舊，缺乏時(shí)效性。長(zhǎng)期以來(lái)，人事檔案中個(gè)人履歷材料一直處于滯后狀態(tài)，多數(shù)人員的家庭情況、社會(huì)關(guān)系已發(fā)生了很大的變化，可檔案中記載的卻還是若干年前的歷史信息。3.檔案內(nèi)容填寫欠規(guī)范，缺少說(shuō)服力。有的檔案內(nèi)容前后不一，“三齡一歷”記載多樣；有的檔案填寫隨意，能省則省，應(yīng)詳細(xì)填明的內(nèi)容沒(méi)有填寫完整；有的檔案未經(jīng)組織審查蓋章或本人確認(rèn)簽名；有的檔案字跡潦草、隨意涂改。4.檔案內(nèi)容不全面。醫(yī)院人事檔案只能簡(jiǎn)單地反映醫(yī)務(wù)人員一般的工作變動(dòng)、職稱晉升和工資變化等情況，其專業(yè)特長(zhǎng)、臨床科研成果、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)等材料檔案中多無(wú)記載，且檔案內(nèi)容大同小異，缺乏可比性，不利于優(yōu)秀人才的選拔和任用。

（三）檔案人員業(yè)務(wù)水平不高。醫(yī)院人事檔案管理人員多非檔案專業(yè)人員，缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)教育和培訓(xùn)。檔案管理人員身兼數(shù)職，從事檔案業(yè)務(wù)工作的時(shí)間和精力得不到保證。長(zhǎng)期以來(lái)，人事檔案采取封閉式管理，檔案材料僅供組織、人事等少數(shù)部門查閱，檔案管理人員缺乏檔案開(kāi)發(fā)、利用的意識(shí)，也無(wú)形中降低了對(duì)自身業(yè)務(wù)知識(shí)和能力的要求，影響了人事檔案工作的深入開(kāi)展。

（四）現(xiàn)代化管理手段落后。目前傳統(tǒng)的手工收集、整理、查閱仍是醫(yī)院人事檔案管理工作中的主要操作形式，我院現(xiàn)有的檔案管理軟件僅僅運(yùn)用在檔案目錄的管理上，沒(méi)有帶來(lái)管理方法質(zhì)的飛躍。傳統(tǒng)的工作方法和服務(wù)方式不能很好地服務(wù)于醫(yī)院的醫(yī)、教、研和管理工作。

（五）檔案代理制度不完善。隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院用工制度和人事管理呈現(xiàn)多元化的特點(diǎn)，人事檔案代理制度應(yīng)運(yùn)而生。然而當(dāng)前人事檔案代理制度在落實(shí)過(guò)程中存在著代理職責(zé)不清、關(guān)系不順、程序不規(guī)范、信息反饋不及時(shí)、檔案內(nèi)容相對(duì)滯后等問(wèn)題，不同程度上影響了人事代理檔案的管理和利用。

二、醫(yī)院人事檔案管理的應(yīng)對(duì)措施

（一）加強(qiáng)宣傳,增強(qiáng)全院檔案意識(shí)。檔案管理部門應(yīng)充分利用宣傳欄、院報(bào)、網(wǎng)絡(luò)、大小會(huì)議等多渠道、多形式地加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作的宣傳力度，提高人事檔案工作的知曉率，增強(qiáng)全院的檔案意識(shí)。一方面，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視，加大人力、財(cái)力投入力度，確保各項(xiàng)制度的貫徹執(zhí)行和監(jiān)督管理，并積極推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。另一方面，使職工本人認(rèn)識(shí)到人事檔案與工資福利、職稱評(píng)聘等個(gè)人利益息息相關(guān)，重視檔案材料的填寫，提高歸檔意識(shí)。

（二）健全管理制度，拓寬收集渠道。一是健全制度，加強(qiáng)管理。檔案管理工作制度化是人事檔案信息完善健全、充實(shí)準(zhǔn)確的根本保證。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)國(guó)家政府有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)要求，結(jié)合本單位檔案工作的實(shí)際，建立起一整套嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、合理的人事檔案管理制度，使檔案的收集、查閱、借調(diào)、利用、轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入等工作環(huán)節(jié)都有章可循、有據(jù)可依。單位內(nèi)部要建立健全崗位責(zé)任制，加強(qiáng)人事檔案工作的監(jiān)督管理，明確職責(zé)，提高檔案管理人員的工作責(zé)任感和使命感。同時(shí)建立競(jìng)爭(zhēng)和激勵(lì)機(jī)制，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，把真正優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員選拔到檔案管理崗位上來(lái)。二是注重收集，拓寬渠道。干部人事檔案材料的收集是檔案工作的基礎(chǔ)和起點(diǎn)，強(qiáng)化收集工作，確保歸檔質(zhì)量是人事檔案管理的關(guān)鍵。單位要結(jié)合自身的組織管理體制，建立檔案收集聯(lián)絡(luò)員網(wǎng)絡(luò)制度，在集中統(tǒng)一管理的原則下分層次分級(jí)管理，明確職責(zé)，責(zé)任到人。同時(shí)，檔案管理員也應(yīng)與各部門聯(lián)絡(luò)員保持密切聯(lián)系和有效溝通，掌握材料形成規(guī)律，主動(dòng)收集，形成全方位的檔案收集體系，提高歸檔效率。

（三）加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。首先，醫(yī)院應(yīng)重視檔案管理工作，配備具有政治責(zé)任感和事業(yè)心，以及具有相應(yīng)學(xué)歷和專業(yè)背景的優(yōu)秀檔案人員從事人事檔案管理工作，并落實(shí)經(jīng)濟(jì)待遇，確保檔案管理人員安心本職工作。其次，建立健全必要的人員進(jìn)出管理制度，保持從業(yè)人員的穩(wěn)定性和連續(xù)性。最后，重視檔案管理人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，給予進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，圍繞新形勢(shì)下檔案管理的要求，制定長(zhǎng)期培養(yǎng)計(jì)劃，培養(yǎng)具有“一專多能”的復(fù)合型人才。

（四）加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)與管理。傳統(tǒng)“手工操作”“立卷歸檔”的工作模式和“重保管，輕利用”的工作思路已經(jīng)不能滿足醫(yī)院人事檔案管理工作的需要，新時(shí)期人事檔案管理需要不斷突破和完善，以推動(dòng)人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用。1.將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)運(yùn)用到人事檔案管理中，建立人事檔案管理信息系統(tǒng)，并充分利用局域網(wǎng)及辦公自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。2.利用軟件對(duì)現(xiàn)有的人事檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析及開(kāi)發(fā)利用，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層提供科學(xué)有效的數(shù)據(jù)信息，促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部人才資源的合理配置和使用。3.建立科學(xué)有效的人事檔案存儲(chǔ)和檢索工具，變封閉式管理為開(kāi)放式管理，在設(shè)置相應(yīng)信息系統(tǒng)管理權(quán)限的情況下，對(duì)部門和個(gè)人開(kāi)放，達(dá)到“一人管理、多人共享”的優(yōu)化模式，有效地提高檔案資源的利用率。

（五）加強(qiáng)人事代理檔案的管理力度。我院自2001年起實(shí)行人事檔案代理制度，新進(jìn)職工人事檔案委托市衛(wèi)生人才交流服務(wù)中心保管，迄今為止已托管檔案400份，占在職職工檔案總數(shù)的52%，且這一比例仍逐年攀升。醫(yī)院作為用人單位的主體，掌握著代理人員動(dòng)態(tài)變化的第一手資料，因此,醫(yī)院應(yīng)本著對(duì)職工負(fù)責(zé)的態(tài)度，對(duì)代理人員在工作中形成的歸檔材料及時(shí)收集、登記、移交，并做好與代理機(jī)構(gòu)的溝通協(xié)調(diào)工作，明確代理機(jī)構(gòu)和用人單位的職責(zé)范圍、工作程序等。另一方面，檔案代理機(jī)構(gòu)應(yīng)提高服務(wù)意識(shí)，順應(yīng)信息化建設(shè)的要求，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立人才人事信息網(wǎng)站和相應(yīng)的信息鏈接，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)資源共享，在遵守保密制度的前提下大力推行人事檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù)，拓寬利用渠道，切實(shí)解決代理人員“人檔分離”的問(wèn)題。

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