檔案管理工作中存在的積壓問題和解決對策

文/上海閘北人力資源發展有限公司 顏娟

檔案積壓容易造成檔案資料混亂，極不利于檔案的查找和利用，甚至丟失。為了保證檔案管理水平和服務質量，發揮檔案利用的最大化，必須做好檔案積壓的防范工作。

一、造成檔案積壓問題的成因與解決措施

造成積壓的原因多種多樣，各不相同。以下總結了其中幾個較為突出的主觀因素與客觀因素，以及相應可采取的解決措施。

(一)主觀因素及解決措施。

1.領導對檔案工作的不重視。致使經費、人員、場地得不到落實。檔案部門工作往往不作為單位的績效考核目標，因此領導往往不重視，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管保存等事務性工作。多數檔案部門被并入了綜合辦公室的范疇，檔案人員也由辦公室人員兼職，經費也做不到專撥專用。對于這種現象，在崗的檔案工作人員，首先應做好自己的本職工作。其次，在工作之余多參加檔案專業學習，提升自身的專業技能。最后多與領導溝通，讓其參與其中，了解檔案工作的重要性。

2.檔案崗位工作人員的不重視。現在的檔案崗位工作人員較多沒有上崗證或是兼職，受其他工作的影響，不能一心一意地投入檔案管理工作。對應整理、歸檔的資料視若無睹，消極怠工，致使檔案資料堆積如山。檔案專業職務是根據檔案專業工作實際需要設置的工作崗位，有明確的職責和任職條件，應實行專業職務聘任制或任命制。最好聘用持有上崗證的專業檔案工作人員。高、中、初級檔案專業職務的限額應與本單位所承擔的檔案工作任務想適應。上崗后應多鼓勵檔案工作人員參加繼續教育、職稱評定等活動，提升服務意識、加強職業道德，正確地進行自我評價。

3.檔案管理制度的缺失或不完善。檔案管理制度是保證檔案管理工作的關鍵，目前很多單位在檔案管理制度的建立上還不健全。有部分單位雖然建立了檔案管理制度，但卻沒有將制度真正地貫徹執行，而有些檔案管理制度沒有實際的可操作性。

對于這種現象，總得來說，各單位檔案管理方面的制度一定是要建立的，要通過一整套的規章制度來確保檔案管理工作的規范化、制度化。同時制定的制度要有實際操作性。例如檔案管理制度中要明確歸檔的時間節點與應歸檔期限，以及逾期歸檔應采取的措施。這樣檔案工作就有章可循、有據可依，嚴格控制歸檔時間能有效地防范積壓等現象。

(二)客觀因素及解決措施。

1.短時間內接收大量文件、資料。檔案部門在征集、接收未經系統整理的檔案時，短時間內的大量移交會造成積壓現象。對于這種現象，首先可以考慮分散或放寬征集、接收期限，避免短時間內接收量猛增。其次，增派人手集中整理，爭取在短時間內將接收檔案整理完畢。最后，短期的移交量驟增有其規律性，在管理上要有預見和總結，使檔案管理工作能夠順利開展。

2.檔案庫房空間不足。隨著我國經濟的快速發展，現存檔案、資料數量較以前迅速增加，入庫檔案數量徒增。庫房面積狹小，這是亟待解決問題。首先合理使用檔案庫房現有空間，應采用節約庫房空間的排架法。規范歸檔范圍，避免重復件、復印件的重復歸檔。其次，合理設置預留空間，使檔案庫房空間高效利用，不要造成浪費。再有就是移交類別的檔案要及時按計劃向上級檔案室（館）移交，減輕空間不足的壓力。同時還應開展檔案存毀鑒定工作，規范銷毀無利用價值的檔案。檔案庫房臨近飽和時通過申請經費，從有利于檔案保護的角度，對庫房建筑進行建設與改建。

3.檔案工作人員的頻繁調動或離職。基層檔案工作人員多為兼職人員，由于工作需要，更換、調動較頻繁。雖然國家檔案局在《機關檔案工作規范》中提出：“檔案保管人員調動工作時，要在離職前辦好交接手續”，各單位制度中也會列明。但實踐中由于認識不清、重視不夠、準備不足等諸多原因，許多單位在檔案人員離崗時沒有做好交接工作，造成檔案工作的混亂和被動，檔案積壓在所難免。

針對以上弊端，應該正確認識和妥善做好交接工作。首先，交接雙方要對交接工作有一個充分、全面、正確的認識。做到“知無不言，言無不盡”“有疑必問，有漏必查，有缺必補”“不接糊涂賬，不接爛攤子”。其次，離任者要做好交接的準備工作，辦好交接手續。對工作中未盡事項、在辦事項、待辦事項等有關重要事項應加以文字說明，列出交接清冊。最后，各級檔案行政管理部門應加強對檔案交接工作的指導和監督。要做到及時知曉，依法監督、指導，對交接失誤者應按《檔案法》和有關條例之規定追究責任，給予相應處罰。使因交接工作而發生的積壓從根本上解決。

二、檔案積壓的解決措施

當檔案積壓已產生時，可尋求內部集中整理和業務外包方式解決。

（一）內部整理。首先建立專項整理小組，任命組長，確定直接負責領導。而在選擇整理小組成員時，必須有中、高級職稱專業人員參與其中。他們的工作重點在組織協調、制定標準、監督檢查。針對所要整理的檔案，結合實際研究制定出切實可行的整理方案，使整理工作有據可依，有章可循。其次，集中整理能在短時間內將檔案整理完畢，人力與財力的投入必不可少。檔案部門的人員必須參與其中，其次是相關的部門人員充分參與，共同組織進行。依據整理工作的時間要求、整理規模，核算相應的人力、財力支出，合理制定整理工作計劃。第三，由多部門、多崗位人員組成的整理小組，難免專業能力參差不齊。當專項整理工作計劃與方案制定后，應對整體參與人員進行崗前培訓。旨在通過授課或實際操作演示等方式，向組員闡明將要整理的檔案來源、存在問題、整理方案、操作要求，統一整理標準與手法。第四，全局統籌，合理分配。專項整理積壓檔案工作量極大，所以在組織工作之初就應全局統籌，而后又要合理分配。選定合適人員安排在合適崗位，申請充沛的預算應對必要的支出。第五，及時的過程控制。積壓檔案的整理是個耗時但又要求縝密的工作，因此必不可少的過程控制可使整個整理理念貫徹始終，避免可能的偏差。過程控制的方式多種多樣，可通過定期抽查檢驗、工作會議等方式及時收集、發現在整理過程中所遇到的問題。而專項整理工作的總負責人或總工程師是過程控制的關鍵控制人。第六，為整理工作提供方便。積壓檔案經過長時間的擱置，灰塵、斑漬等時有發生。因此，應提供相應的整理場所、整理工具。例如口罩、吸塵器、裝具等，使整理工作得以順利進行。

（二）業務外包。業務外包是指企業整合利用其外部最優勢的專業化資源，從而達到降低成本，提高效率，充分發揮自身核心競爭力和增強對環境的迅速應變能力的一種管理模式。但由于檔案工作的機密性、安全性特點，檔案業務外包的提法還非常謹慎。雖然說目前一些政府機關為了把主要精力集中于核心工作上，將非核心的、次要的、技術含量低的輔助性業務以合約的方式委托給人力資源派遣的業務人員或外部專業中介服務機構辦理。具體應使用何種形式外包，從目前看，人力資源派遣或打包式外送加工都是可選的外包模式。相比而言，機關辦公室更適合人力資源派遣，優勢是與派遣業務人員溝通便利，發現問題可及時糾正，更易于掌握和控制外包工作進展情況，監督指導外包業務的開展情況，可避免監管盲區。而在實施方案中，首選大型、正規的檔案中介機構、服務商，并與之簽訂外包合同，這較適合經濟實力強的企事業單位或學校機構。其次，政府機關等部門更適合人力資源派遣至相關崗位提供專業服務。然后便是良好的溝通，包括雙方合作條件、檔案管理要求、檔案管理制度、工作考核辦法等。科學制作合同，明確雙方權利與義務，職責與權限。最終也是最重要的一環，與外包業務人員簽訂保密協議。定時開展檔案法制宣傳教育，檔案職業道德教育，提高檔案從業人員的自身修養、個人評價。

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