淺淡企業文書檔案管理工作

文/云南東源煤業集團曲靖鋁業有限公司 王建英

一、文書檔案管理工作的重要性

從目前來看，企業文書檔案的作用正逐漸顯現出來。一是為企業的正常生產經營提供保證，文書檔案對企業的經營管理、發展壯大等提供重要的憑證作用，因此作為檔案管理工作者，要保證檔案資料的完整性和真實性，同時要做好整理、存儲和利用等工作。二是文書檔案具有歷史記載作用，通過文書檔案我們可以知曉企業的歷史，后人可以引用和借鑒歷史資料。三是文書檔案的好壞，將會影響企業的發展，因為文書檔案具有較強的參考性，通過文書檔案可以看出一個決策的正確與否，同時，可以借鑒一些成功經驗，有助于企業高層領導作出正確的決策。

二、文書檔案管理工作中存在的問題

（一）領導對檔案管理工作重視程度不夠。企業領導最重視企業的安全、生產工作，很少關心檔案工作，在一些領導眼中，檔案工作說起來重要，做起來次要；需要用檔案時重要，不用時不重要，把檔案工作想得很簡單，認為把文件收到檔案室即可，加之檔案管理工作投入大，不見效益，所以領導不重視，簡單認為只要把文件保存起來，需要時能夠找到提供利用就行。

（二）檔案管理人員專業知識不強，責任心不夠。由于領導的重視程度不夠，很少招聘檔案專業人員，幾乎都由辦公室人員兼任檔案管理員，所以兼職檔案管理人員的專業知識不夠，不能及時解決在文書檔案管理工作中存在的問題，收集檔案不齊全、在歸檔過程中分類不合理，不利于文書檔案工作順利開展，最終導致文書檔案管理工作人員與實際工作需要脫節，缺乏系統性，不能有效提供利用，阻礙檔案管理工作的有效進行。

（三）文書檔案管理工作規范性不強。在企業文書檔案管理普遍存在管理不規范的問題，主要表現在檔號不規范，案卷標題不規范等現象，一個管理員就是一個標準，從而存在組卷混亂，嚴重的卷內目錄都存在缺失情況，檢索還靠手工檢索等。

（四）文書與檔案之間聯系不緊密。在企業實際管理工作中，文書和檔案實行分塊管理，一般文書由文秘進行處理，一年甚至幾年不交檔案室，使得文書和檔案完全分離，一定程度上造成文書管理人員對檔案管理工作意識薄弱，而檔案管理人員只關注檔案，對文書工作缺乏考慮，對文書內容不熟悉等，導致文書與檔案脫節。

三、提高文書檔案管理工作水平的建議

（一）增強領導檔案意識，轉變領導對文書檔案管理工作的認識。每項工作都離不開領導的重視和支持，檔案工作也如此，由于企業領導大多重視安全生產經營工作，而疏忽了檔案工作，作為檔案管理人員，要多向領導請示和匯報檔案工作，由此引起領導對檔案工作的關心和支持，只有領導重視并投入相應硬件、軟件設施，檔案工作的地位也就得到相應提升，檔案工作的重要性也就得以體現。

（二）配備責任心強，懂專業的檔案管理人員。檔案管理工作外行看似簡單，實質專業性很強，檔案人員要有高度的責任心和具備相應的專業知識，同時會利用現代科技進行管理和提供利用。因此，單位要派檔案人員到相應機構進行學習培訓。為檔案管理人員多提供學習、培訓機會，由于企業兼職人員較多，所以企業要從單位實際出發，按照不同崗位、分層次對檔案管理人員進行培訓，如項目部檔案管理人員應當參加項目檔案專題培訓，管人事檔案的參加人事檔案專題培訓，文書檔案管理人員則參加文書檔案，電子文件、照片檔案等培訓，通過培訓進一步提高文書檔案工作水平，進而提高檔案管理人員的綜合素質，使其對工作有熱情，責任意識不斷加強，從而適應企業發展需要。

（三）加強電子文件的管理。由于信息化水平的不斷提高，文書檔案的載體也逐漸由紙質向電子存儲，因此，在實際工作中，我們不僅要注重紙質文件的收集、整理、歸檔工作，還要重視電子文檔的管理，在文書檔案管理中，通過計算機及辦公自動化系統的運用，不斷提高文書檔案管理工作水平，使文件的形成、運行、轉換等各個環節實現無紙化，從而提高文書檔案管理的效率。掌握現代化管理技能，利用現化技術整理檔案，利用計算機整理文件，可以收到事半功倍的效果，利用計算機的檢索，方便快捷，降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發揮計算機管理優勢，提高了工作效率，達到深化檢索的目的。規范文書檔案管理工作和編制電子檢索工作，檔案管理人員要結合《檔案工作標準》，結合企業實際情況，制定相應的分類、編目等辦法，以此規范分類、編目，通過對文書檔案工作的程序和方法進行規范，有效提高文書檔案工作的效率，準確提供利用，促進檔案工作的發展。利用計算機等現代科技手段整理檔案，以此減少文件歸檔時的手工操作，提高工作效率。

（四）做好文書和檔案之間的聯系。文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，兩者之間相輔相成，相互獨立又相互依存，要想做好文書檔案管理工作，必須將兩者進行統一，做到分工不分家。在文書檔案管理工作中，要對文書材料及時進行整理立卷，做好歸檔工作，提升文書檔案管理工作質量。