新時期提高文書檔案年度整理歸檔質量的策略

文/青島市黃島區文化藝術中心 徐莉

文書檔案年度整理歸檔工作是一項最基本的檔案業務工作，在基層各單位檔案工作中占據著非常重要的地位。文書檔案歸檔質量的好壞是一個單位檔案工作水平的具體體現，它對于檔案利用工作的開展具有非常重要的影響和意義。近年來，我國通過各項政策來促進文書檔案立卷的改革，大大提高了文書檔案管理的效率，取得了很好的成效，再加上“8 號令”的實行，要求更加重視年度整理歸檔工作。但是從現階段文書檔案管理的細節上來看，仍然存在一些亟待改善的環節。

一、現階段文書檔案管理中存在的問題分析

（一）重視程度不夠。一些單位的領導對文書檔案管理工作的重要性沒有足夠的認識，因此在工作中也并不重視這方面的關注和投入，從而導致文書檔案管理工作的資金投入和人力投入都比較匱乏，那么工作質量就難以得到有效的保障。再加上文書檔案管理方式比較落后，管理人員與外界的聯系比較少，知識結構更新緩慢，從而導致文書管理工作的效率和質量都比較低。

（二）文書檔案收集存在困難。在實際的管理中我們可以看到，一些科室忽視了對文書檔案的收集和整理，這主要是由于單位領導存在“重經營、輕檔案”的錯誤思想，在這種情況下，就容易導致工作人員工作的積極性和主動性低下，在文書檔案收集方面不用心、也不認真，檔案的完整收集存在較大的困難，難以與檔案的年度整理歸檔工作有機銜接起來。

（三）文書檔案管理人員綜合素質不高。很多機關單位由于不重視文書檔案管理工作，因此沒有對檔案管理人員的培訓進行較多的投入，長期缺乏專業的理論知識培訓，這樣就會使職工在文書檔案管理的相關知識和技能方面停滯不前，無法與不斷進步的信息技術相適應，難以滿足新時期文書檔案管理工作的各項要求。

（四）現代化程度比較低。因為經費投入不足等原因，導致很多機關單位庫房的設備難以滿足文書檔案管理標準的最低要求，檔案安全保管的標準和信息化程度也比較低，從而導致管理質量低下。隨著計算機網絡技術的發展和普及，檔案管理的現代化程度已經成為檔案管理效率提高的一個重要原因。

二、新時期提高文書檔案整理歸檔質量的策略分析

（一）提高領導對文書檔案管理的重視。在各單位的管理過程中，文書檔案管理都是必不可少的，領導要充分認識到這一點，并在全體職工中大力宣傳，把文書檔案工作作為提高機關單位整體管理水平的一個重要途徑，使全體職工都要有較高的檔案意識，及時把檔案材料上交整理存檔。嚴格按照有關標準和要求完成公文處理和立卷歸檔管理工作。與此同時，在檔案的管理工作中，領導要經常給予正確的指導和必要的督促，幫助工作人員解決文書檔案管理中遇到的問題，進一步做好文書檔案工作。

（二）提高文書檔案管理工作人員的綜合能力。一支高素質、高質量、高水平的工作人員隊伍是新時期做好文書檔案管理工作，提高管理質量和管理水平的必要條件。針對這一情況，各單位必須要做好理論教育和情感教育，一方面通過理論教育和思想指導，加強文書檔案管理工作人員對國家文書檔案管理各項規章制度的認識和了解，從而有效促進工作人員檔案意識和思想覺悟的提高。另一方面，要對文書檔案管理人員的專業技能素質給予充分的重視，通過各項培訓工作來促進職工專業素質和技能的提高，為新時期文書檔案管理提供人力資源支持。

（三）提高文書檔案管理工作的現代化程度?？萍蓟托畔⒒菚r代發展的潮流趨勢，所有行業都開始將信息技術應用于本行業中，使其更好地推動行業的發展和進步。文書檔案管理也是如此。在今后的檔案管理工作中，要順應時代發展的潮流，將信息化技術充分應用于文書檔案管理工作中來，例如辦公自動化手段應用到文書檔案管理中可以實現辦公文件快速傳遞和分享，從而使文書檔案的整理和歸檔效率得到大大的提高，最終實現真正的文書檔案管理信息化。

總的來說，在各單位管理工作中，文書檔案管理都是必不可少的部分。新時期，信息技術飛速發展，并在各個領域得到廣泛的應用，這就為文書檔案管理提供了一個新的發展機遇。各單位的領導要正確認識文書檔案管理工作的重要性，并加強這方面的資金、人力等方面的投資，通過創新管理方法，完善管理制度，促進文書檔案管理工作逐漸向現代化、規范化和高效化的方向發展。

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