實現(xiàn)城市建設(shè)檔案信息化的策略探究

文/汕頭市城市建設(shè)檔案館 吳碧如

信息化時代不僅為城市建設(shè)檔案信息化帶來新的發(fā)展機(jī)遇，還帶來一系列挑戰(zhàn)，主要包括城市建設(shè)檔案管理系統(tǒng)信息化的實現(xiàn)、信息化標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建、信息化人才的培養(yǎng)及檔案信息安全保障等。那么，城市建設(shè)檔案館應(yīng)采取哪些策略來迎接這些挑戰(zhàn)，從而實現(xiàn)城市建設(shè)檔案信息化呢？這是值得我們探究的重要課題。

一、實現(xiàn)城市建設(shè)檔案管理系統(tǒng)的信息化

城市建設(shè)檔案信息化管理系統(tǒng)的主要目標(biāo)是對檔案管理進(jìn)行強(qiáng)化、升級，它要求城市建設(shè)檔案館在管理標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上充分利用多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)等，改造信息化管理系統(tǒng)的管理軟件、數(shù)據(jù)庫并升級，最終進(jìn)一步完善城市建設(shè)檔案的基礎(chǔ)管理工作。城市建設(shè)檔案館應(yīng)積極建立健全自身的檔案管理軟件技術(shù)，統(tǒng)一規(guī)劃檔案資源，并進(jìn)行集中管理。根據(jù)城市建設(shè)檔案館管理工作的特殊性，首先，要及時構(gòu)建一個方便快捷的、技術(shù)含量高的電子檔案管理系統(tǒng)，以順利實現(xiàn)各環(huán)節(jié)檔案管理工作的信息化，如城市建設(shè)檔案的收集、分類、整理、鑒定、保管、利用等。其次，加快實現(xiàn)城市建設(shè)檔案管理的數(shù)字化、自動化，為便捷利用檔案信息提供保障，從而延長檔案的使用壽命，促使城市建設(shè)檔案館的工作能緊密銜接起來，最終高度實現(xiàn)信息資源共享。

二、構(gòu)建城市建設(shè)檔案信息管理應(yīng)用系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)

健全標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是城市建設(shè)檔案信息化取得有序、快速、健康發(fā)展的重要保障。城市建設(shè)檔案信息化的管理規(guī)范包括電子檔案的定義、整理、移交、存儲、鑒定價值、確保安全性和原始性、檢索方式、利用策略等；城市建設(shè)檔案信息化的業(yè)務(wù)規(guī)范包括電子檔案使用相關(guān)術(shù)語的標(biāo)準(zhǔn)、對檔案資源的描述標(biāo)準(zhǔn)、檔案文件格式的標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)等。而對城市建設(shè)檔案信息管理應(yīng)用系統(tǒng)來說，其標(biāo)準(zhǔn)包括檔案信息標(biāo)準(zhǔn)、檔案管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)兩個方面的內(nèi)容。該應(yīng)用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)不僅是對城市建設(shè)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評價的重要依據(jù)，還使城市建設(shè)檔案信息管理系統(tǒng)及信息標(biāo)準(zhǔn)得到統(tǒng)一。因此，城市建設(shè)檔案館在擁有足夠的硬件、軟件的前提條件下，應(yīng)在檔案資料管理過程中廣泛應(yīng)用檔案信息，確保城市建設(shè)相關(guān)部門能正常運(yùn)行，為其檔案信息化的實現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。

三、培養(yǎng)城市建設(shè)檔案信息化人才

城市建設(shè)檔案信息化是一項系統(tǒng)工程，其成敗受到所有檔案人員信息化素養(yǎng)的影響，所以人才建設(shè)具備關(guān)鍵作用。首先，城市建設(shè)檔案館應(yīng)科學(xué)樹立人才觀，這是檔案工作人員提高信息化意識的前提條件。因此，城市建設(shè)檔案館應(yīng)建立健全人力資源管理部門及工作機(jī)制，重視研究對人才的管理；改善工作環(huán)境，確保人才能充分發(fā)揮自己的才干；人盡其才，充分調(diào)動人員的工作積極性；賞罰分明，對確實有過貢獻(xiàn)的人員要及時表彰、獎勵，對阻礙實現(xiàn)城市建設(shè)檔案信息化的人員要給予適當(dāng)?shù)膽土P等。其次，城市建設(shè)檔案館應(yīng)多途徑培養(yǎng)信息化人才，充分發(fā)揮教育資源的優(yōu)勢，培養(yǎng)一支高素質(zhì)、高水平的信息化人才隊伍。因此，我們可借助培訓(xùn)活動拓寬人才培訓(xùn)途徑，鼓勵檔案人員聽取專題講座，積極參加信息化建設(shè)實習(xí)培訓(xùn)，促使城市建設(shè)檔案在職人員學(xué)習(xí)信息化新知識，掌握新技能，從而將人員培養(yǎng)成適用型、普及型的城市建設(shè)檔案信息化人才。

四、保障城市建設(shè)檔案信息管理應(yīng)用系統(tǒng)的安全

城市規(guī)劃建設(shè)最重要的資源就是其檔案信息，而在信息化發(fā)展進(jìn)程中，安全問題需要我們及時研究并解決。于是城市建設(shè)檔案館應(yīng)以信息化標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，構(gòu)建安全管理體系，確保信息管理應(yīng)用系統(tǒng)安全、可靠。首先，針對用戶訪問迅速建立起權(quán)限平臺，其主要內(nèi)容包括實現(xiàn)用戶身份認(rèn)證、加密生物技術(shù)、防密碼盜竊技術(shù)等，即在城市建設(shè)檔案信息管理軟件的基礎(chǔ)上設(shè)置用戶權(quán)限，確保用戶必須經(jīng)過信息驗證才能登陸檔案信息管理系統(tǒng)訪問資料，合法用戶可以訪問那些受到保護(hù)的重點城市建設(shè)檔案資源，如此就能有效防止非法用戶、合法用戶越權(quán)進(jìn)行操作。其次，構(gòu)建日志文檔中心，實現(xiàn)城市建設(shè)檔案信息化。城市建設(shè)檔案的日志文檔中心主要包括通過管理軟件更新日志、通過數(shù)據(jù)庫更新日志、用戶訪問日志等。當(dāng)突發(fā)安全事件時，城市建設(shè)檔案信息化日志能完成對該事件的追蹤，并及時將安全隱患排查出來，從而建立一個可靠且安全的城市建設(shè)檔案資源平臺。

雖然城市建設(shè)檔案館正在不斷更新信息管理應(yīng)用系統(tǒng)，信息化產(chǎn)品及技術(shù)也在持續(xù)發(fā)展，但安全管理方面依然會面臨很多問題、局限。所以檔案館應(yīng)隨時追蹤信息化安全技術(shù)，隨時檢查現(xiàn)行的安全管理措施是否得到落實、是否有效，并適當(dāng)引進(jìn)新的安全管理手段，確保城市建設(shè)檔案信息化實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

[1] 王菊槐.加快信息化建設(shè)步伐 推動城建檔案全面發(fā)展[J].城建檔案,2014（03）：48-49.

[2] 卞成志.城市建設(shè)檔案信息化管理[J].科技與企業(yè),2013（06）：22.