關于做好高校辦公室秘書工作的思考

文/重慶師范大學 駱姝

一、高校學院辦公室秘書工作角色定位

（一）助手。在日常管理工作中，高校學院辦公室秘書的工作定位是助手，職責是協助學院領導及辦公室負責學院日常黨政事務工作。

（二）幫手。在日常工作中，高校學院辦公室秘書的工作定位是幫手，受理學院領導交辦的事務，承擔與外界的協調聯系，協助學院領導處理日常管理工作中的大事小情，使學院領導能從繁重的行政工作中得以解脫。

（三）參謀。在日常工作中，高校學院辦公室秘書的工作定位是參謀，為學院領導提供建設性意見或建議，補充領導決策思維，并有效延伸領導的工作思路。

（四）載體。在高校工作與活動中，高校學院辦公室秘書的工作定位是多方維護關系，在實際工作中起到承上啟下的作用，文件信息的傳遞、政策活動的溝通都要通過辦公室秘書來完成，以保證學院領導和學院師生之間的協調關系。

（五）督辦員。高校領導制定出工作方案和計劃之后，需要進一步督促執行與落實，辦公室秘書需要在落實過程中配合辦公室負責人密切監督和檢查，以此發揮本職工作的價值。

二、高校學院辦公室秘書角色意識培養

（一）強化責任意識。高校學院辦公室秘書在學院工作與生活中承擔著極其重要的責任。以此來看，必須要樹立與強化高校學院辦公室秘書自身的責任意識，深化其社會責任感與政治責任感，以規范的準則來衡量辦公室秘書工作的成果。

（二）培養服從意識。辦公室秘書在工作中要不斷深化自身的服從意識，認真貫徹學院領導的決策思想，落實與執行學院領導班子和個人的決定。但可以從形式上豐富領導決策的藝術性，杜絕內容方面的更改與偏離，自身想法的延伸也要保證與領導決策思想統一。這要求秘書工作人員充分認識自身角色的價值，服從是辦公室秘書意見和領導決策意見不一致時唯一的調節原則和手段。

（三）樹立服務意識。學院秘書工作主要的工作目的是為學院領導、學院科研、各專業、各年級和全體師生的教育教學工作提供服務，所以日常工作中要將服務作為基礎職能，并對此產生深刻且正確的認識。只有自覺樹立服務意識，才能夠在本職崗位上發揮更大的服務價值。

（四）培養參與意識。高校學院辦公室秘書這一職位需要在職人員富有較強的事業心與責任感，由此才能夠在學院領導決策前后提出寶貴的意見或建議。只有不斷提升自身的參與意識，才能夠勝任高校學院辦公室秘書這一職位，在領導決策前后扮演智慧的參謀，為領導提供有價值的信息，幫助領導做出正確的決策，并在落實與執行過程中認真監督，以高度的參與意識換取等價的工作成果。

（五）培養公關意識。高校學院辦公室秘書在日常的工作中需要注重人際關系的維護與溝通，使各個職位之間的關系取得平衡，努力協調學院與學校各部門之間、學院與其它學院之間、學院與外界之間的關系，并及時受理學院師生反饋的意見、建議和信息，能夠對突發事件給予及時的響應。高校學院辦公室秘書的公關能力是需要從學識、技能、閱歷、經驗和各種公關禮儀等方面去培養的，以此才能夠為學院領導分擔一些行政事務。

三、高校辦公室秘書進入工作角色的方法

（一）聽。聽取不同工作單位、不同工作環境、不同工作類型的相同職位的文秘人員的工作經驗，從而總結出心得體會；生活中結交一些相似職業的朋友，以吸取他人的工作優勢來豐富自己，同時對自身的工作失誤進行總結；通過社會信息渠道了解公眾對于高校學院辦公室秘書的需求，以此作為工作目標來強化自身工作能力。廣聽博采，相得益彰，只要主動聽，善于聽，就能不斷豐富工作閱歷。

（二）練。高校學院辦公室秘書要想盡快進入工作角色，就必須對自己進行嚴格的自我訓練，不斷培養自身的社會責任感、愛黨愛民之心以及良好的工作作風。另外，高校學院辦公室秘書的口語表達能力也是工作基礎要領之一，做一行要愛一行，所以要想做好秘書工作，還要不斷強化自身的口語表達能力和邏輯思維能力。最后，工作中不講報酬，不計名利，爭挑重擔，以身作則。

（三）寫。高校學院辦公室秘書在工作過程中要培養自身的寫作能力，無論寫作篇幅大小，都能夠在長期的積累中找尋出寫作規律及經驗。以調查研究和學術論文為例，這兩種文章在格式與內容上存在很大差異，但是其主要的框架都是由理論與論證組成的，這就要求高校學院辦公室秘書在工作與生活中閱讀大量的書籍，以此來豐富自身的文化底蘊，形成獨特的分析視角。

[1] 張敏.高校辦公室秘書角色與素質提升對策[J].福建教育學院學報,2011(4)

[2] 楊劍靜.新形勢下高校秘書工作創新芻議[J].寧波職業技術學院學報,2011(3)