計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

文/陜西中醫(yī)藥大學(xué) 王晶

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

文/陜西中醫(yī)藥大學(xué) 王晶

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展及廣泛應(yīng)用,為檔案信息資源的管理和開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造了新的契機(jī)，用現(xiàn)代化的技術(shù)手段收集和管理檔案是未來(lái)檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，本文主要闡述了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中的應(yīng)用。

計(jì)算機(jī)；網(wǎng)絡(luò)技術(shù)；檔案

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)早已在工業(yè)、農(nóng)業(yè)、經(jīng)濟(jì)、教育、科技以及人們社會(huì)生活方方面面的領(lǐng)域里得到了廣泛的應(yīng)用，檔案是人類社會(huì)的記憶工程，在社會(huì)信息系統(tǒng)中具有特殊且重要的歷史地位和作用，為提高檔案信息現(xiàn)代化管理的水平，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為一種新興的技術(shù)手段，在檔案的管理中得到了廣泛的應(yīng)用。

一、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的必然性

檔案管理工作的原則是統(tǒng)一管理社會(huì)生產(chǎn)活動(dòng)中產(chǎn)生的全部檔案資料，維護(hù)檔案的完整和安全，便于檔案的利用和檔案資源的編研和開(kāi)發(fā)。檔案管理工作是整個(gè)社會(huì)職能部門工作的基礎(chǔ)。檔案作為重要的信息資源，它的價(jià)值也越來(lái)越被社會(huì)所認(rèn)知。檔案具有知識(shí)屬性和信息屬性，檔案信息具有原生性、真實(shí)性和廣泛性的特征，所以檔案是社會(huì)信息的重要環(huán)節(jié)。檔案所提供的文獻(xiàn)資料是機(jī)關(guān)單位的工作憑證和依據(jù)，是進(jìn)行科學(xué)研究的重要依據(jù)。因此，檔案管理工作應(yīng)緊跟時(shí)代的發(fā)展，運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)管理檔案。計(jì)算機(jī)技術(shù)包括計(jì)算機(jī)處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。計(jì)算機(jī)處理技術(shù)指得是在一定的計(jì)算機(jī)軟硬件支持下實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化處理，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)指得是利用計(jì)算機(jī)互聯(lián)的信息傳輸技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)信息的共享。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，檔案管理工作應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，構(gòu)建新的檔案網(wǎng)絡(luò)信息工作和服務(wù)平臺(tái)。

我們以往的檔案管理工作大多以傳統(tǒng)的手工操作來(lái)管理檔案，從檔案的收集、整理、歸檔到裝訂、上架、提供檔案的利用、檢索都是原始的手工操作，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。隨著社會(huì)的進(jìn)步和知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)，產(chǎn)生了大量的信息，文件和信息的處理量大幅度增加，生成的文件和匯集的信息越來(lái)越多，同時(shí)檔案的利用和需求也越來(lái)越多，很多時(shí)候憑借的是檔案管理人員的經(jīng)驗(yàn)和記憶，時(shí)有偏差，難免會(huì)影響提供檔案利用的速度和質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)快節(jié)奏、大容量的需求。作為檔案管理部門，必須要采取有效的手段適應(yīng)和滿足新時(shí)代的需求，真正做到高質(zhì)量地收集檔案，高效率地整理檔案，及時(shí)提供檔案利用服務(wù)，所以必須實(shí)施檔案管理的改革，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理和網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用是檔案工作改革的根本途徑。

二、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的可行性

首先，從國(guó)家和各級(jí)政府部門的發(fā)展規(guī)劃中可見(jiàn)，國(guó)家和各級(jí)政府對(duì)建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化持支持和倡導(dǎo)態(tài)度。習(xí)近平同志關(guān)于檔案工作的重要講話中指出：“檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，都離不開(kāi)檔案。在全面建設(shè)小康社會(huì)的進(jìn)程中，檔案工作顯得越來(lái)越重要”“檔案工作正在走向依法管理，走向開(kāi)放，走向現(xiàn)代化”。作為社會(huì)主義文化建設(shè)和精神文明建設(shè)的檔案管理工作必須順應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的需求，按照《檔案法》提出的“采用先進(jìn)的技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化”的要求，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)積極穩(wěn)妥地發(fā)展檔案事業(yè)。

其次，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展為建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)提供了一個(gè)強(qiáng)有力的平臺(tái)。現(xiàn)在全世界大多數(shù)國(guó)家建立了國(guó)家級(jí)的教育和科研網(wǎng)絡(luò)，可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)形成全球性的國(guó)際網(wǎng)絡(luò)。互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，加快了信息的傳播速度，從根本上改變了信息的利用模式。我國(guó)也已建立了覆蓋全國(guó)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，為建立檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)提供了物質(zhì)基礎(chǔ)，現(xiàn)有的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在技術(shù)上、設(shè)備和功能上都完全能夠支持建立檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)的要求。

三、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的具體應(yīng)用

（一）檔案管理的自動(dòng)化。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是信息時(shí)代先進(jìn)手段的核心，其他的技術(shù)手段大多以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)具有高效的信息處理能力，可以極快的速度輸入、存儲(chǔ)和輸出信息，可以進(jìn)行邏輯上的推理和判斷。可以對(duì)產(chǎn)生的有保存價(jià)值的文字、圖表、影像等資料進(jìn)行現(xiàn)代化的管理。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用范圍很大，從檔案的一般業(yè)務(wù)到檔案的檢索、編目、編輯和出版等等，大大提高了檔案資源管理的效率和檔案信息開(kāi)發(fā)的效率。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)共享。現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，使得計(jì)算機(jī)技術(shù)在信息共享上的優(yōu)越性得到了充分的體現(xiàn)，可以采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)開(kāi)展檔案信息的計(jì)算機(jī)檢索，可以將傳統(tǒng)的手工案卷目錄檢索發(fā)展成聯(lián)機(jī)檢索、智能檢索及網(wǎng)絡(luò)檢索，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化，達(dá)到檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)共享。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索是計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物，通過(guò)計(jì)算機(jī)的管理，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分類提取，提高了檔案的利用效率。

總之，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，隨著計(jì)算機(jī)管理水平的不斷提高，實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案管理現(xiàn)代化，從而使檔案信息在社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。