淺談醫院人事檔案的收集

文/云南省昭通市中醫醫院　葉世蘭　周茜

淺談醫院人事檔案的收集

文/云南省昭通市中醫醫院葉世蘭周茜

【摘要】醫院人事檔案的整理工作是一項極其繁瑣、細致的工作，為充分發揮人事檔案資源優勢，必須做好人事檔案內容完備，材料精煉，歸檔規范，在檔案資料的收集工作上要做出大量的努力工作，以期共同做好醫院人事檔案的整理工作。

【關鍵詞】醫院；人事檔案；整理

醫院人事檔案是記錄一個醫護人員的主要學習工作經歷、政治面貌、醫德醫風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據和參考的作用。我院新業務、新技術的不斷拓展，醫院醫療體制改革及人事制度改革的不斷推進，醫院取得較好發展的同時給醫院人事檔案管理工作提出了更新的要求。但醫院現有的人事檔案管理工作，不能適應醫院的發展需要，甚至阻礙著醫院的進一步發展。面對醫院人事檔案收集與整理中存在的問題，我作了以下思考。

一、人事檔案資料收集中存在的問題

（一）歸檔材料不齊全。目前，醫療衛生技術人員檔案主要包括：①學歷學位材料：學歷、學位證明；繼續教育及專業技術進修證明、證書；專業技術工作總結；參加各種衛生下鄉等醫療、防疫工作證明。②專業技術資格任職材料：專業技術職務任職資格申請表、申報表、考核表和審批表；專業技術職務資格證書、執業證書、聘任證書和合同。③衛生技術成果材料：著作專題研究報告，學術論文(分級)，專業科技技術成果獎申報資料，典型病歷、成功搶救的病案、手術事項分析等。④其他材料：參加醫院內組織的“三基”、“三嚴”考核及醫德醫風培訓、評價材料；選派到上級醫院進修、學習的結業證明；參加各類學術會議，專題講座的證書、證明；年度考核證明；各類獲獎證書。

但是，我院在2012年進行的人事檔案信息化管理工作中，再次對醫護人員的個人檔案進行催繳，并將個人檔案資料全文錄入電腦管理軟件中，經過幾個月的時間收集，耗費了大量的人力、物力，多次下發通知到各科室各部門，最后，仍然沒有收齊全每個醫護人員的所有應歸檔的資料。

（二）歸檔材料內容陳舊，沒有得到及時的更新。在多次收集工作中，由于科室職工檔案意識薄弱，不主動把各種進修培訓、工作業績和科研等材料歸檔，有的由于保管不善導致部分資料丟失，種種原因導致人事檔案缺少個人業務能力、工作表現等動態信息的補充，造成人事檔案內容的不齊全、不完整，有的職稱晉升了，但是沒有及時到人事科上交晉升后的資料。

（三）簡單收集歸檔，檔案質量不高。在收集人事檔案材料時，管理人員沒有按照人事檔案管理規定對收集準備歸檔的材料一一進行審核、甄別材料的真偽，沒有認真審查歸檔材料內容是否規范、材料是否齊全、手續是否完備，沒有判定材料歸檔是否有價值。往往存在收集歸檔的材料內容不真實、不齊全。我院1000多名職工中有同名異人、張冠李戴的，有的不屬于人事檔案歸檔范圍重復多余的材料就進行了簡單的收集歸檔。

二、加強醫院人事檔案收集的對策

我就醫院人事檔案資料收集提出以下對策。

（一）增強人事檔案意識，推動醫院人事檔案工作開展。要普遍增強醫院領導和廣大干部職工的檔案意識，把人事檔案管理工作納入醫院工作日程，使人事檔案管理與醫院各項工作同步發展。我院自2013年以來，檔案管理工作就納入醫院工作議事日程，醫院主要領導親自過問檔案管理工作，多次召開專題會討論醫院檔案存在的問題，確保人事檔案經費投入、業務建設、人員配套、庫房建設等工作需求。在工作總結、計劃中均寫入檔案管理工作，使檔案管理工作與醫院各項工作同布置、同總結，使廣大干部職工充分意識到人事檔案工作的重要意義。

（二）加強人事檔案管理，建立健全人事檔案管理制度。在人事檔案管理工作中，我院根據醫院檔案管理中存在的新情況、新任務，建立健全了一整套與醫院檔案發展相配套的人事檔案管理制度，建立了整理歸檔、查詢利用、保管庫房等制度，并從各方面進行嚴格的落實，使人事檔案管理工作更加科學化、制度化、規范化，使各項工作有章可循，有法可依。

（三）不斷加強人事檔案管理隊伍建設。醫院人事檔案的收集是一件非常復雜繁瑣的工作，由于人事檔案管理工作的特殊性，要求檔案管理人員不僅要掌握檔案學基礎知識，還應結合醫院人事檔案的特點，具備醫學、計算機、醫院管理學等知識。因此，我院在選派人事檔案管理工作人員時，不是從不作為的工作人員中選派，而是綜合考慮了檔案管理人員的責任意識、工作責任心和業務能力方面，對工作能力強，工作踏實的同志優先考慮。我院現已建立了完整、準確的人事檔案信息數據庫，實現了檔案管理的微機化管理。

因此，為實現醫院人事檔案的規范化、科學化管理，達到內容完備，材料精煉，歸檔規范，需要檔案資料收集工作人員認認真真、一絲不茍地把人事檔案資料進行廣泛的收集、及時的更新、科學的鑒定，以全面做好醫院人事檔案管理工作，從而為醫院的人才發展提供真實可靠的依據。

參考文獻：

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