淺談如何做好企業檔案管理工作

文/中核建中核燃料元件有限公司 朱艷均

淺談如何做好企業檔案管理工作

文/中核建中核燃料元件有限公司 朱艷均

本文結合實際經驗，對紙質檔案管理工作中存在的問題進行了深入細致的探討，認為只有加強檔案制度建設，充分提高員工的檔案保護意識，從理論到實踐提高檔案人員業務素質，采取各種手段，才能最大限度地保護珍貴的紙質檔案，延長其使用壽命。

檔案；管理；工作

我公司在過去50年的發展過程中，產生了相當數量有價值的檔案。這些檔案資料是公司歷史的真實、全面的反映，是公司規范管理的基礎，是我們積累和傳播知識的重要載體，是我們國家核電發展歷史記憶的一部分，同時，是開展企業文化建設的重要素材，特別是對于企業建立現代企業文化有不可替代的作用。在公司最近組織進行的檔案清理工作中，發現已經歸檔的檔案有些出現字跡模糊不清、無法閱讀；有些被水浸泡后已霉變、朽蝕；有些裝具破損；有些被蟲蛀或被老鼠咬成洞等。根據《中華人民共和國檔案法》賦予企業主體的責任和義務，同時，為了更好地發揮檔案的重要作用，有必要認真分析，全面查找公司檔案管理過程中存在的問題，找出產生問題的根源，提出有針對性地改善檔案管理的意見和建議，制定并落實切實有效的措施，提升公司檔案管理工作。

一、出現這些問題主要是以下幾方面的原因

（一）對檔案管理工作的重視程度不夠。長期以來，相當一部分人員包括部分領導，對檔案工作的認識存在一些誤區，認為檔案工作就是檔案保管工作，只要將檔案守好看好，不丟失、不泄密，能應付查檔就很好了。基層單位的檔案管理通常由工資員或其他人員兼職，并沒有專業人員負責。配備有資料員的基層單位也只是負責收、發資料，他們缺乏專業的檔案管理知識，對檔案管理工作的程序、分類和意義了解不夠，導致基層單位對檔案管理工作的認識主要停留在基本的檔案信息收集、整理、保管等，有的還存在分類混亂、歸檔材料不夠完整、準確等情況，更不可能想到以后檔案資源的綜合利用。

（二）基礎設施相對落后。由于歷史的原因，原檔案室保管的檔案在未入館前，有的部門未及時將收集好的檔案移交檔案專業管理部門，將檔案長期堆放在地下室或倉庫庫房等潮濕、陰暗的地方，或與其他物品一起堆放等；有的因資金困難、條件有限，房屋漏水，造成檔案被雨水浸泡，導致檔案生蟲、長霉、朽蝕等；入館后檔案館的基礎設施不完善，條件比較簡陋，庫房內空氣濕度、溫度等無法達到檔案保管的標準，也加速了紙張的老化、脆化、損壞。

（三）檔案工作人員對檔案的保護意識淡薄。檔案工作人員大都知道檔案收集、整編完畢后就應歸檔、入庫，但缺乏相應的制度要求，檔案管理人員在入庫前必須對紙質檔案進行除塵、除蟲等工作。同時在清掃庫房，搬移、調閱檔案的過程中稍有不慎，也會損壞紙張，降低檔案的實際保存年限。

（四） 檔案利用者保護意識淡薄。有些檔案利用者借出檔案后不注意保護，翻閱紙質檔案時不管桌面上有沒有灰塵，雙手干不干凈，造成檔案紙張受到損害，也很容易生蟲。還有個別檔案利用者認為，只要需要就必須提供，想借多久就借多久，想怎樣用就怎樣用，借出檔案后不注意保護，對檔案進行折頁、劃記號等造成檔案的損壞。利用過程中，檔案頻繁出入庫，庫內庫外環境不斷變化以及檔案被反復翻閱，造成紙張的損壞也是不可避免的。檔案利用者疏忽大意以及缺乏相應的檔案保管科學知識等，導致在使用中造成檔案丟失或將加速檔案的老化。因此，如何做好紙質檔案的保護工作是一項十分重要而又緊迫的任務。

二、做好企業檔案管理工作的具體措施

（一）提高認識，強化檔案管理意識。提高認識，加強領導，強化檔案管理意識，建立和完善科學的檔案管理機制，提高和增強全員對檔案工作重要性的認識，是做好檔案工作的基本前提。這就要求我們要認真學習《檔案法》，深入學習和宣傳檔案法律知識，使領導和全體人員都認識到檔案工作的重要性，樹立和增強檔案意識，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的短期行為。扎扎實實地做好企業檔案工作，建立起嚴密并切實可行的檔案管理制度，按《檔案法》及相關標準要求，規范各類檔案的收集、整理、歸檔等，做檔案工作要做到有章可循，有法可依。提高各級領導的檔案管理意識，重視和支持檔案工作，讓員工在工作中接受檔案，了解檔案的重要價值，提高大家的檔案意識和做好檔案工作的自覺性。加強檔案工作的組織領導，將企業全部檔案集中統一管理，營造上下都重視檔案工作，自覺做好檔案管理的良好氛圍。在各部門選拔素質較高的人員為資料管理員或兼職資料員，負責本部門檔案的收集、整理歸檔工作，形成覆蓋整個企業的檔案管理機制。

（二）配置合理、完善的基礎設施。公司近年來高度重視檔案實體存放環境和安全等問題,于2012年啟動了新檔案館的設計和建設工作，于2014年10月建成并交付使用。新庫房配有辦公室、整理間、查閱室、庫房等，新檔案館的建設極大改善了辦公環境。其中庫房11間，面積1000m2，配備了檔案密集架、密集型底圖柜及防磁柜，配備了恒溫恒濕機，解決了原庫房不滿足防潮、防光、防塵、防污染等不利于檔案存儲條件的問題。同時根據在對前期接收進館的8萬余卷、冊的檔案整理的基礎

上，對紙張破損、脆化的檔案采取加固、修補、裱糊的方式延長檔案壽命；對標識不清、裝具不符合要求的檔案補充標識；對損壞、發霉變質的裝具進行重新更換；對生蟲、霉變的檔案采取除蟲、除霉、消毒等，將污染源隔絕在庫房外，有效地保護檔案。

（三）建立健全檔案管理制度。“無規矩不成方圓”，要堅持把檔案管理工作作為一項長期的、重要的基礎工作，在組織上、制度上要形成一套科學、合理、完整的管理辦法，為檔案管理工作的有效開展提供可靠的保障。要考慮單位自身因素、組織機構的設置、管理體制、檔案材料的形成規律，建立一個管理網絡體系，依據《檔案法》有關規定，按照《企業檔案管理標準》的要求，結合本企業實際編制各種規章制度，并在實際工作中不斷進行完善。同時對檔案的形成、收集、整理要嚴格按照檔案管理的有關要求執行，對歸檔范圍、保存期限，對保密文件的收發、存檔、銷毀等要作出明確規定，以確保檔案的安全。加大檔案管理規范化管理力度，把檔案管理納入綜合目標量化考核范圍內進行考核。檔案工作的成效要與檔案人員的待遇掛鉤，增強檔案人員的責任心、責任感，為做好檔案工作打下堅實的基礎。檔案管理人員要明確檔案管理范圍和管理方法, 嚴格執行檔案管理制度，做到管理工作制度化,使企業檔案工作逐步走上科學化、制度化、標準化的軌道。在檔案管理中，隨著檔案數量的劇增，傳統的工作方式已難以滿足人們對檔案工作的各種需求，這就要求我們必須及時更新檔案管理手段，借助掃描儀、計算機等設備，對紙質檔案電子化，尤其是將重要的、易損壞的紙質檔案電子化，不但利于保護檔案，也能夠顯著提高檔案管理效率。

（四）強化教育,提高檔案管理人員素質。要想做好檔案管理工作,對檔案管理人員的素質也有一定的要求。檔案管理人員的業務素質和工作能力，直接影響檔案管理的質量，檔案管理人員不僅要掌握檔案管理的基礎知識，還要愛崗敬業，認真做好本職工作。提高檔案人員的業務水平，是提高檔案工作水平的重要保證。為使檔案人員掌握技能，提高業務素質和工作能力，一是要積極參加上級和地方檔案管理部門舉辦的業務培訓班。二是要派檔案人員到檔案管理先進單位觀摩學習，特別是要學習計算機及其相關知識，達到靈活運用，并掌握所應用的系統軟件的功能。三是加強對檔案人員的繼續教育，盡快培養一批既掌握新技術，又能熟悉檔案專業知識的人才，同時鼓勵檔案人員自學，使檔案管理人員不斷地更新業務知識，提高業務能力和管理水平，以適應工作需要。同時檔案管理人員要不斷地學習檔案管理的先進理念以及方法，要相互交流以及總結經驗，有利于提高檔案管理團隊的工作能力。

（五）重新鑒別，做好編制索引工作。認真清理各部門的、未經整理的檔案，按照《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》，結合企業實際情況，對這類檔案進行再次鑒定和甄別，剔除內容重復和顯然沒有保存價值的文件，進行重新整理組卷。同時在檔案日常管理中，為減少檔案在流通環節中引起的人為損壞，接收檔案后，要及時進行登記、分類、立卷，及時編制檢索工具。檔案管理者用索引去查找所需檔案，盡可能減少存放秩序上的混亂，減少在架上盲目翻閱查找而帶來的檔案損壞。

（六）加強流通與借閱工作中的管理。為了做好檔案保管工作，要定期檢查檔案保管情況。對破損或字跡褪色的檔案要及時修補、復制或進行其他技術處理，對珍貴的檔案，流通中應使用復制件，盡量避免原件的流通，對容易破碎的檔案要限制復制，或只用于借閱；檔案保管人員在調閱、搬運檔案資料時要輕拿輕放、嚴防揉搓、擠塞或撕裂檔案資料，以減少檔案機械磨損；區分檔案形體持點，做好上架整理和上架工作，檔案上架時不應塞得太滿，以減少上架和下架時對卷皮和案卷脊背的損壞；做好檔案收進、移出、利用等日常登記、統計工作，掌握檔案的流出和變化情況。

總之，檔案管理工作是一項系統、復雜的工程，只有領導重視、制度完善、人員配置到位、場所規劃科學，才能使檔案管理工作更上一臺階。

[1] 唐明瑤,劉益芝.檔案管理.科學出版社,2013年.

[2] 李雪.對強化企業檔案管理工作的幾點思考.蘭臺內外, 2012（5）.

[3] 于殿軍.談檔案利用過程中的保護措施.蘭臺內外,2013（4）.