初中檔案管理中的檔案收集工作探討

文/山東省濟寧市鄒城市第四中學　朱蘭

初中檔案管理中的檔案收集工作探討

文/山東省濟寧市鄒城市第四中學朱蘭

【摘要】作為檔案管理工作重要環節的檔案收集工作，它的工作質量決定著檔案管理工作的及時性、完整性、真實性。本文簡述了初中檔案管理工作中的一些問題，并針對這些問題提出了幾點解決方法，主要是從檔案收集的制度、范圍、方式與方法、效果和檔案科學分類5方面進行闡釋，為初中學校的檔案管理工作中的檔案收集工作提供了有效模本。

【關鍵詞】初中檔案管理；檔案收集；工作探討

隨著經濟的發展和社會的進步，目前社會上已經廣泛認可了檔案管理在實際工作中的重要性，做好檔案管理能促進我們完成好自己分內的工作，而整個檔案管理工作中最關鍵的部分是檔案收集工作，它是整個檔案管理系統的核心內容，決定著檔案管理工作的及時性、完整性、真實性。總之，是否能做好檔案管理工作主要是看檔案收集的質量。

一、檔案收集工作中的問題

校領導重視程度不夠。部分學校領導沒有充分認識到檔案管理工作的重要性，不清楚檔案工作對學校發展的與改革的重要性，也不能認識到檔案管理工作在學校各項工作中的促進作用。檔案收集不完全，管理十分混亂。一些中小學的檔案收集的不及時，甚至存放在多個部門，很多檔案都不能及時歸檔；檔案的管理制度十分松散，保密、借閱等管理不嚴格，容易造成已收集的檔案丟失。

二、檔案收集工作的幾點建議

針對上述檔案收集工作中存在的一些問題，在此給出了幾點建議與意見。

（一）制定嚴格的檔案收集制度。學校應由上至下全面重視檔案管理工作，尤其是檔案收集工作，把檔案工作列入重要會議的事項，尤其是校領導要起到帶頭作用，加強自身素質，組織學校各層工作人員認真學習《檔案法》的內容，加強檔案管理的宣傳活動，提高檔案管理工作者的職業素質，根據本校自身實際情況，建立符合學校的檔案管理工作制度，改善工作中的隨意性，規范學校檔案管理工作。另外，學校應當強化各階層人員的檔案管理意識，鼓勵全校教職工積極收集檔案，形成良好的工作氛圍。

（二）明確指出檔案收集的范圍。學校應以書面形式明確檔案的收集范圍，具體指：本校重大活動與重要工作，類似視頻、音頻、圖片、文字等有考察利用價值的都應歸檔保存。對于歸檔的各類文字材料，應當嚴格要求，必須保持圖像字跡清晰、書寫工整。所有文字材料與會議記錄都要進行備份，禁止用鉛筆、圓珠筆、藍墨水書寫歸檔材料。

（三）重視檔案收集的方式與方法。檔案收集的方法大概可以分為三種：平時收集、定期收集、年終收集。平時收集是根據文件的形成運作情況，辦理完成后進行及時收集。對于學校主要是指學校舉行的各種開學典禮、畢業典禮、運動會等形成的書面材料；還有收發文件；學校與其他相關單位或個人簽訂各種協議合同等形成的書面材料。定期收集是指每年年終時，各年級的管理人員對應當歸檔的材料進行一次全面清查，并移交給負責立卷歸檔的檔案管理工作者，保證歸檔文件的完整性。例如：教職工名冊、各類師生獎罰材料、學校修訂或修改的規章制度、學校本年度發生的重大工作、活動計劃書、各類師生總結報告、活動過程等材料。

（四）保證檔案收集效果。檔案材料及時、完整的收集和保持收集通道的暢通是檔案收集工作的兩個要點，學校的檔案管理人員應當實時關注學校所發生的事務，必須要有參與意識并參與到學校的“大事”中去，以便充分了解情況，更好地完成檔案收集工作。在日常的實際工作中，應與校領導和其他工作人員做好溝通，校領導或其他負責人在外開會回來要詢問有無需要歸檔材料，如果有就要及時保存；校內會議中，各部門的演講稿要進行統一收集，并做好會議記錄，認真整理，一一歸檔。另外，對學校舉行的重大活動形成的材料要主動進行材料收集活動，確保檔案收集的及時性、有效性、完整性。

（五）檔案科學分類。學校檔案應當進行及時、科學的分類，為以后查閱提供方便。學校檔案大致分為教學檔案、聲像檔案、文書檔案、包含會計檔案在內的科技檔案、實物檔案。確認了每個檔案的科目，就要做好標識，處理好的文件資料擺放到相對應的位置，“對號入座”，以便查找。

學校檔案能充分、客觀、真實、具體的記載與反應校內各項工作與活動，為學校今后的發展提供了大量有價值的寶貴材料與經驗，服務于一線教學工作，因此，加強檔案收集工作的專業性與及時性是檔案管理工作中重要的環節。另外，學校在做好檔案收集工作的同時，還應拓寬學校檔案信息資源的來源，采取多種形式與方法，加強檔案的提供工作，將檔案的價值發揮到最大，更好地為學校教學工作做出貢獻，更好地為學校發展做出有利貢獻。本文著重說明了學校檔案管理工作中存在的一些問題，并給出了相應建議，希望能對今后的檔案管理工作提供有效意見。

參考文獻：

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