現代辦公室檔案信息資源的整合與信息化研究

文/吉林省第五地質調查所 都蕾 樸瑛 姜麗麗

現代辦公室檔案信息資源的整合與信息化研究

文/吉林省第五地質調查所 都蕾 樸瑛 姜麗麗

在信息化的時代大背景之下，辦公自動化和檔案信息的信息化保存已經成為當前檔案管理的重要內容。在探討現今檔案信息管理要求的基礎上，本文試圖分析現代辦公室檔案信息資源的整合與信息化的新思路。

檔案信息；信息資源；信息化

檔案信息作為重要的辦公室資料和管理資源，在現代管理之中占有了突出的比重和主要的地位。有別于以往的人力整理、手寫輸入和實體化保存，在信息化革命的大浪潮之中，檔案信息資源的管理也經歷了整合和信息化的重要過程。

一、信息化檔案管理的優勢

相比于傳統的檔案管理模式，當前的信息化檔案管理不再以紙質文檔為記錄載體而使用計算機作為主要工具，不再是依靠人力紙筆輸入而改為鍵盤輸入，檔案管理也不再需要大量的空間存放檔案而可以使用計算機、移動硬盤等存儲設備，現代辦公室的檔案信息資源整合和管理邁入了一個新臺階。當前的信息化檔案管理相比于傳統的模式來說有以下幾個優勢：

（一）檔案整理便捷高效。對于檔案管理來說，檔案的分類和整理非常重要，這決定了傳統的檔案管理模式之中需要花費大量的人力物力進行檔案的分析和歸類。而在計算機時代，這些簡單重復勞動可以全部依靠計算機和軟件來實現。

只需要使用正確的檔案管理軟件進行管理，并在初期投入部分人力進行原始檔案的輸入，計算機可以正確識別并明確分類已有的檔案信息，并能夠以同樣的格式規范以后的檔案信息錄入。相比于傳統檔案管理之中需要在整個檔案管理期間進行持續的信息錄入和重復性質的檔案整理，計算機可以代替人力進行大量的重復勞動，節省了大量的時間和精力。

（二）檔案使用利用方便。傳統的檔案信息的使用必須前往檔案室和資料室，翻閱存儲的大量的紙質文件，這種檔案查閱的工作非常繁重，極大地影響了檔案信息的利用效率。而在實現檔案信息電子化和計算機錄入之后，查閱資料只需要使用計算機聯入專門的電子檔案庫中進行查閱，查閱資料和使用檔案不再受限于路程遠近，而可以實現全國通用或是全球通用，方便了使用者也提升了檔案信息的使用效率。

同時，在將檔案信息電子化之后，檔案信息的查閱和查找不再依靠必須的紙質文件進行依次翻閱，而是可以使用包括搜索和查找等計算機功能進行文檔的準確查閱。使用關鍵詞查找或是目錄查找等功能，在使用檔案信息的過程之中可以在浩如煙海的檔案之中準確查找到所需篇章、段落乃至字句和數字，這些便捷的工具極大地減少了利用檔案信息的過程之中查找資料的工作量，方便了使用者的同時也使檔案信息的價值通過更多的使用得以發揮，保證檔案信息不會成為檔案室里的死信息，而是可以對發展提供更多的參考。

二、信息化檔案管理的要求

在信息化時代的新浪潮之中，伴隨著計算機和互聯網的發明和廣泛使用帶來了多種多樣的新問題和新挑戰，也使已有的一些問題得以暴露，這些都是信息化時代所不可避免的。但是為了迎接這些挑戰、減少缺陷和弊端，一些措施和方法應該得到使用。在辦公室檔案信息資源的電子化過程之中，以下措施可以有助于檔案信息的安全保存和完整保存。

（一）在電子化之后仍然保存紙質檔案原件。檔案資源的電子化雖然從長遠看是非常高效的步驟，但前期投入非常巨大。面臨著巨大的工作量，在輸入的過程之中檔案管理人員難免會有所疏漏，造成檔案資料的缺失和錯漏。雖然可以通過重復的檢查減少人工所帶來的失誤，但若無檔案資料原件的保存，很多疏漏會難以發現最終釀成大錯。同時在使用的過程之中，使用者一旦發現檔案信息的可疑之處也可向檔案管理人員提出查閱原始檔案的申請，與紙質文件對照確認正誤。

（二）使用安全的計算機程序并向受信賴的用戶開放。在當前時代，計算機安全已經成為全球性的熱點和難點，在保存和使用檔案信息的過程之中也應該將檔案信息的安全性提升到首要地位。在使用計算機進行檔案信息的管理之中，檔案管理人員可以依據檔案的保密等級使用相應的措施。對于絕密的檔案，只能使用非聯網的計算機進行錄入和保存，使用時也必須親臨檔案室進行資料的查閱。對于其他的檔案資料，雖然不需要如此嚴格的保密程序，在錄入的過程之中也應該使用值得信賴的計算機和安全性能高的計算機軟件，對于使用檔案者的身份也應該進行基本的審核，確保檔案信息不流失。

三、結語

在當今信息化浪潮的大背景之下，信息化和電子化成為席卷全球的必然趨勢，在檔案信息資源的管理之中也不例外。但是在使用的過程之中應該尤為注意計算機和互聯網作為雙刃劍的利弊所在，保證檔案信息高效利用的同時也保證檔案信息資源的完整性與安全性。

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