醫學繼續教育檔案管理研究

文/南平市第二醫院　張曉君

醫學繼續教育檔案管理研究

文/南平市第二醫院張曉君

【摘要】對很多人來說，繼續醫學教育是一個終身學習的象征。在這個過程中，衛生工作者們保持高尚的職業道德，不斷地吸取先進的思想，培養和提高自己的職業綜合素養及核心競爭力。隨著國家醫療教育體制的改革，學歷已經成為衡量一個人才水平高低的重要標尺。而自然的和學歷相關的檔案管理成了一件非常重要的課題來研究。

【關鍵詞】醫學；繼續教育；問題解決

經過近年來的醫學教育建設，醫學繼續教育得到了越來越多的學生和用人單位的認可。而作為教育科研管理的重要部分的繼續教育檔案管理，因其在繼續教育管理中扮演著有區別于其他教育檔案管理的復雜角色，所以它往往在最后成了一個老大難的拖油瓶問題。作為反應成人學生在校學習各方面表現的檔案，其重要性不言而喻，下面我們就醫學繼續教育檔案管理特點來談談它在實踐管理中的一些問題。

一、明確醫學繼續教育檔案管理的特殊性

繼續教育檔案是多種檔案類型中的一種，它趨同于一般的文本材料但卻保留了其自身的特殊性。繼續教育管理是在科研教育中逐漸形成，且具有保存價值和參考價值的重要歷史記錄材料。而醫學繼續教育的檔案從屬于繼續教育檔案中的一種，因為它在職業中表現出來的特有屬性，所以對醫學教育檔案管理的加強更顯重要。

(一)繼續教育的獨特性。從表面上來看，繼續教育最大的特點就是專業多并且層次不一。不同的學校的辦學模式和專業教學也有著較大的區別。除開教學上的安排，從文本風格和格式來看，不同的學校，它的檔案格式也會有所區別，這為檔案管理的后期工作帶來了巨大的挑戰。

(二)生源的多樣性。除開了教學和專業的差異外，各大學校在生源上的特點得到了難得的統一。對于成人教育的生源上來說，許許多多的學生來自于不同的社會階層。他們給成人教育帶來了生源多樣化的同時，也引發了檔案管理人員對于他們身份多樣、來源分散不易集中管理的思考。

醫學繼續教育的意義在于普及和進階醫務工作者的教育，它面向的人員往往是在職的醫務工作者或者以前從事過相關職業的人員。這些人員從年齡上來看大都已經成年，而他們幾乎抱著相同的目的和期望來到了這里。對,很大程度上是學歷，當工作生活與學習發生矛盾時，他們很大程度上會選擇前兩者。除此之外，學生工作地點的不確定性、有的還有可能經歷生子婚姻等變動，這些的不確定性因素都給檔案的完整收集與管理帶來了不便。

二、把握醫學繼續教育檔案記錄的價值方向

檔案記錄絕非易事，有條理的記錄可以最大可能地減輕后期檔案記錄的失誤率。所以說把握好檔案管理記錄的“度”顯然是特別有必要的了。“大”可以抓住根本，“小”可以豐富血肉，“大小合一，文武并重”。

(一)“大頭”承載的客體價值。在繼續教育的學習中常常會伴隨著很多活動的進行，而各種活動、實習、講座、研討會的結合使繼續教育這塊更具有職業針對性。這個時候，檔案成了最好地記錄者，且會把最有價值的反饋信息編輯成文本載入檔案的篇章中。

例如在“護士臨床用藥”的培訓中，小敏和小李經以優異的成績結業歸來，并且受到實習地醫生護士乃至病人的認同和褒獎，這些可以作為培訓類的案例來歸檔。在另外一些做工程項目的，對工程效益有突出貢獻的在職人員也可以作為歸檔案例。例如小王在經過學院的“營養與食品衛生安全培訓后”回到自己的衛生檢驗崗位，為當地數百名學生和老師進行身體營養與健康安全的檢測，提出了合理的營養建議和計劃，完成了預期的人物要求。這樣的人和案例都可以作為歸檔的依據，并經過公平公正的文字編輯整理成檔案文本。

(二)日常的記錄與篩選。繼續教育有別于普通高等學校教育的教學安排，大大小小的活動與講座伴隨著整個繼續教育的教學。在建立繼續教育學院的檔案時，除了對學生重要活動、實習、工程的記錄外，平時的大小活動也要做到實時信息記錄采集。小到日常的講座和學習，大到重要的培訓和工程實習，專門安排負責人進行文圖新聞采集是非常有必要的。

古人云“有備無患，此乃王道”，當我們“萬事俱備”，把大大小小的事情有條理的記錄完成后，就要開始進行信息篩選了。大家都知道，檔案記錄精辟為好，用有限的字數，把該說的說清楚就好，切忌兩個“過頭”（過多和過少）。在編寫檔案的過程中，當然是大頭優先。把重要的事情按照相應的時間順序寫清楚，在從記錄的大大小小的活動中選擇相應的經歷把“大頭骨架”豐滿。例如在寫道小王參與“中學生營養與身體安全的項目工程”時可以簡要描述下他在產于該項目前的培訓項目。

三、醫學繼續教育檔案管理實踐中的問題與解決方法。

在實踐中的檔案管理，會遇到各種各樣的問題。有的是由于檔案管理人員的記錄疏忽導致部分學生的信息丟失，有的是因為學生本人的不重視或者變動導致最后檔案內容的不完整。多種問題的頻發是由繼續教育的特殊性引起的，在不能改變其特殊性的前提下，我們對時常發生的問題進行總結，并提出一些可供參考的建議。

(一)檔案管理人員的從始而終。在檔案管理的實踐過程中，很多學校不會任命專門的老師來負責檔案管理這件事情。往往被任職的管理老師都是有其他職位的兼職老師。他們平時除了要完成檔案管理的工作外，還要完成其他的教學任務和指標。而檔案管理是一個長時間不間斷的記錄和信息收集過程，在雙重任務的沖擊下，這些“兼職老師”注意力會被大大的分散開來。再加上被任職的老師經常是沒有經驗的臨時檔案管理人員，所以在檔案管理上的不專業問題時常發生，最后導致整個檔案信息記錄的嚴重缺失。

避免這個問題的根本就是安排一位“從始而終”的老師。在安排管理老師的時候，就應該預先對檔案管理預選員進行“穩定性”分析。當然不是說年輕人不能勝任這個職位，但有沉穩踏實品質的管理員對這個管理工作會非常的得心應手。一般根據實際情況，可以先安排幾個全職人員再配幾個兼職人員，做到有備無患，后面的檔案管理事情自然水到渠成。

(二)建立完備的信息交流渠道。由于繼續教育生源的多樣性和分散性，信息采集相較于其他高等教育會更顯困難。有的學生因為工作不穩定、經歷人生的變革期或者由于生活上各種各樣問題的干擾，會忽略檔案收集的重要性。還有一些學生會由于上網不便或者信息渠道不通會發生延遲提交作業的情況。這種情況的發生，作為管理者來看不要夾雜著無所謂的態度，提高檔案管理團隊的素質，建立完備的信息交流渠道會是預防這些問題發生的好措施。

提高檔案管理的綜合素質并非朝夕可成，它和檔案記錄一樣是一個長期的過程。但在前期做好完備的預備工作是非常容易完成的。早期的信息檔案建立是必需的，但更重要的后來信息的不斷完善和更新。作為社會人的學生往往具備了社會人的各種特性，人本來就是一個復雜的動物，尤其是他已經經過社會的殘酷洗禮和分類。學生變動信息的采集是非常有效的措施，這個方法可以根據實際情況每隔半期或者更短時間，在上課培訓或者實現來對學生的信息進行更新和添加。

現在的信息交流是多元化的，尤其是網絡信息交流。除了簡單的電話和常住地址的收集，現在比較流行的網絡交流工具賬號的添加也是不錯的選擇，例如QQ、微信、微博，有的專業和外國人打交道比較多的機構也可以讓學生備選Facebook、Twitter、Messenger、谷歌郵箱之類的國際網聊賬號。經過完備的信息采集和更新，在后面面對學生信息接收不及時的情況時檔案管理者會會變得游刃有余。當然在建立完備信息系統之前還需遵循一條原則，那就是學生的個人信息的隱私保密，嚴禁內部人員盜取或者出售學生個人信息，遇見類似情況必須嚴懲不貸。

醫學繼續教育的意義就是服務于在職或者將要從事醫務類工作的人員。而檔案作為繼續教育活動的直接記錄，它反映了檔案管理的過程和記載歷史，是個人在醫學繼續教育后成果的集中體現。檔案管理是一個長期且不斷循環的過程，開學、演講、培訓、實習、工程接手、結業，它穿插在醫學教育的各個過程和繼續教育的其他工作互相配合并且相得益彰。作為醫學繼續教育的檔案管理者，應充分認識到繼續教育的特殊性，從始而終，建立好完備的交流渠道，逐步提高整個管理團隊的檔案收集和記錄水平。