新時期婦幼保健院檔案管理工作要點芻議

文/達州市宣漢縣婦幼保健院　王一洹

新時期婦幼保健院檔案管理工作要點芻議

文/達州市宣漢縣婦幼保健院王一洹

【摘要】本文即立足于現代婦幼保健院檔案管理工作重要性分析之上，深入探討了其檔案管理中普遍存在的現實問題，進而針對問題提出了具體的對策建議，以期通過研究更好的助推婦幼保健院檔案管理工作開展。

【關鍵詞】婦幼保健院；檔案管理；工作創新；路徑

婦幼保健工作是一項以實踐為前提的工作，對信息的準確度與來源要求十分具體，而檔案信息是婦幼保健工作開展中的一種實用工具及手段，合理、有效的實施婦幼保健檔案管理，創建良好的檔案管理信息系統，可以對婦幼保健工作信息做出有序整理，利于單位內部的傳遞、儲存與查閱，并利用已有信息輔助領導層做出科學決策，為后續發展提供可行性的指導，對促進婦幼保健院的經濟運作有著重要的促進意義?；诖?，當前著力創新婦幼保健檔案管理工作形式及內容，把握檔案管理工作要點，客觀而必要。

一、婦幼保健檔案管理問題剖析

（一）檔案綜合管理能力較差。目前，多數婦幼保健院現實資料的歸檔、移交欠缺規范，存在資料未作分類即歸檔或直接不歸檔的情況。這類問題同婦幼保健院檔案管理制度的滯后性存在極大關聯。因為管理機制欠缺綜合完善，眾多婦幼保健院檔案管理部門缺乏檔案綜合管理協調的能力，從而造成較多重要資料、信息數據難以在第一時間完成歸檔處理，而造成檔案管理工作層面的紕漏問題廣泛存在。

（二）檔案管理人才困缺，工作安排不合理。目前，眾多婦幼保健院對于檔案管理工作給予的重視度不夠，并未定向引進專業型的檔案管理人才實施管理，而針對相應的衛生科研檔案，亟須專業人員實施研究處理及歸檔利用，方能有效發揮現實價值。而現有檔案管理人員對檔案管理所需的新型技術掌握不足，也即導致了檔案管理實效性滯后問題逐步凸顯出來，譬如：檔案收集整合不夠及時、檔案積壓未予處理；過于重視行政、業務、人事等檔案整合歸檔，忽略設備儀器、科研等檔案的整合收集，促使了檔案信息資料的缺失問題頻發。

（三）檔案管理軟、硬件設備完善度有待提升。知識經濟時代，婦幼保健院檔案管理工作應趨向于從傳統紙媒檔案向著電子檔案的轉變，方能更好的支持醫療工作的開展。而此環節必然涉及眾多軟硬件設備的完善支持，如檔案信息化處理軟件、空調防潮設備、計算機管理系統等等。但現實來看，較多婦幼保健院普遍存在著軟、硬件配套不足情況，依然保持著傳統檔案柜歸檔、存放的管理模式，此管理體系與檔案管理工作的現代化標準存在著一定的差距。因檔案管理設備支持不足，也易導致紙質檔案意外受潮、丟失，電子檔案、技術檔案難以全面依托計算機系統實施歸檔，亟待綜合改善。

二、強化婦幼保健院檔案管理工作開展的對策建議

（一）完善檔案管理工作制度。現實中，院方領導重視是檔案管理工作有序開展的必要保障，在婦幼保健院檔案管理工作開展中，可相應制定符合自身的等級管理機制，實行由院方領導主管、分管領導監管的檔案管理機制，定向于每科室聘任檔案管理員1名，做好科室文書檔案的收集、整理、歸檔工作。而領導層應定期加強檔案管理工作檢查、指導，確保立卷、歸檔工作的準確度。以此通過崗位負責機制的出臺，落實檔案管理工作責任，將相對繁瑣的檔案工作細化落實到各科室及管理人員個人，實現檔案管理工作指標的細化分解，即可有效規避檔案管理工作紕漏，確保管理運行的規范化。

（二）強化人才培養路徑機制。婦幼保健院檔案管理工作開展中，需定向強化專業型管理人才的培養，做到定崗負責、專業負責，以更貼合婦幼保健檔案管理標準，實現從傳統檔案入柜管理向現代電子檔案共享管理的轉變。院方也應定期組織檔案管理人員踴躍參與衛生醫療部門組織的檔案管理知識培訓，于培訓結束后，定期實施檔案管理人員知識考核，將知識培訓同檔案管理人員崗位績效實施關聯，營造濃郁的學習氛圍，以此避免因檔案管理人員知識能力缺乏而導致的文件歸檔、管理紕漏問題，實現檔案材料保存、分類、歸檔、取閱的完整化、系統化。

（三）強化檔案保管的條件支持。現實中，基于婦幼保健檔案的重要性，院方需著力健全相關規章制度，確保檔案管理工作執行中，嚴格遵循信息收集、整理、立卷、歸檔、修改、補充完善等制度規范展開。同時可制定文件材料歸檔范圍、保管期限表的審查機制，做到分類編號、目錄與實存檔案相符，確保信息材料的準確性，強化檔案綜合利用率。其次，基于現代檔案信息內容共享的要求，院方應進一步加大電腦器材的購置，匹配專業的檔案軟件系統，為檔案信息的共享提供支持。并且還應強化完善檔案閱覽室硬件資源配置，做大專屋、專柜、專盒、專人保管，定期開展檔案室消毒、工作，落實檔案防潮、防蛀工作，確保優質的檔案保管環境。

三、結語

綜上所述，當前婦幼保健院檔案管理工作開展中，依然存在較多待優化的工作要點問題，針對此類問題的存在，婦幼保健院方應進一步從檔案管理制度構建、人才培養、軟硬件設施完善匹配等方面做出持續定向優化，適時創新管理觀念，方能實現婦幼保健檔案管理工作持續穩定深入。

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