淺談醫院檔案管理體系建設

文/曲靖市第一人民醫院　狄亞霞

淺談醫院檔案管理體系建設

文/曲靖市第一人民醫院狄亞霞

【摘要】醫院檔案管理是醫院管理的一項重要內容，加強醫院檔案管理體系建設，本文提出了構建醫院檔案管理組織體系、構建醫院檔案管理質量評估監管體系、構建醫院檔案開發利用體系，對提高醫院檔案管理水平，加強醫院檔案管理開發和利用具有重要的作用和意義。

【關鍵詞】組織體系；評估監管體系；開放利用體系

醫院檔案資料對醫院有效開發醫療急救、科研教學和行政事務管理具有重要意義。加強醫院檔案管理體系建設，對提高醫院檔案管理水平，加強醫院檔案管理開發和利用具有重要的作用和意義。

一、構建醫院檔案管理組織體系

醫院檔案管理涉及醫院工作的方方面面，包括了文書、人事、基建、會計、科研、設備和病歷檔案等七大類，分布在醫院行政事務、人力資源、基建、科教、醫務、財務、設備等多個部門和科室。涉及面廣，管理復雜。構建醫院檔案管理組織領導體系，形成檔案管理委員會、綜合檔案科、職能部門三級管理體系構架。檔案管理委員會由院長任組長，其他院領導和職能部門領導分別任副組長和成員，負責對整個醫院檔案工作進行統籌、協調；綜合檔案科配備專職檔案管理人員對醫院檔案進行管理；各職能部門配備兼職檔案管理人員，經統一培訓后對各部門檔案進行管理。構建三級醫院檔案管理體系，一方面可以從領導層面加強對醫院檔案管理工作的重視，將醫院檔案管理納入醫院發展規劃，列入對各職能部門的考核范圍。加大經費支出，強化醫院管理人才隊伍建設，提高檔案管理水平。另一方面能進一步明確各職能部門在醫院檔案管理中應盡的義務和責任。綜合檔案室作為專職主管醫院檔案管理部門，全盤管理醫院檔案工作，但是基建檔案、會計檔案、科研檔案、人事檔案、實物檔案、音像檔案，以及病歷檔案等需要各部門明確檔案管理職責，配備兼職檔案管理人員，負責收集、整理和歸檔后交綜合檔案室統一管理。

二、構建醫院檔案管理質量評估監管體系

醫院要配合衛生行政主管部門和檔案局加強對醫院檔案管理的歸檔、查閱、保密、開發利用、管理、保護等過程監管和質量評估，同時組成醫院檔案管理質量監管小組，運用PDCA循環、品管圈等管理工具定期對醫院檔案工作進行督導檢查、質量評估和監管，構建醫院檔案管理質量評估監管體系是醫院檔案管理的關鍵環節。

（一）加強依法治檔監管。醫院檔案管理必須依據國家檔案管理的相關法律法規進行管理，如《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》《歸檔文件整理規則》《會計檔案管理辦法》《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》等。同時兼顧各地對醫院檔案管理的相關條例。制定醫院完善地檔案管理制度，依法加強檔案監管是醫院檔案管理規范化、科學化和精細化管理的必然要求。

（二）加強科技興檔監管。醫院檔案管理不僅需要專業素質高、理論水平強的檔案管理人員，更需要利用現代化的信息技術、數字化技術和云技術加強醫院檔案管理的現代化管理。首先完善醫院檔案管理基礎設施建設，按照高起點規劃、高標準設計的要求，推進醫院檔案管理從低標準、落后的檔案庫向高標準、先進的檔案庫轉變。其次隨著移動醫療、云技術對醫院的巨大沖擊和影響，醫院檔案管理需與時俱進，引入科學化的檔案管理理念，改變傳統的紙質檔案管理模式，轉變為現代的電子檔案模式。充分發揮計算機和網絡資源的優勢，利用計算機網絡對醫院檔案進行收集、整理、保管、鑒定和統計等工作，特別是計算機技術對聲音、視頻等文檔的存儲更有優勢，使醫院檔案管理更加細致化、精確化、現代化和高效化。

（三）加強安全管理。醫院檔案安全管理不僅需要做好人防、物防、技防相結合的“三位一體”綜合防范體系，為檔案室配備消防、安保、溫濕度控制、檔案消毒、掃描、數碼攝錄等必要的檔案安全保管設施，醫院檔案數字化信息系統還需要通過注冊檢查、加密技術、身份驗證、防火墻、權限檢查、系統日志、數據備份等方式，加強數據及系統安全性，以抵擋病毒、黑客、木馬等問題。

三、構建醫院檔案開發利用體系

“為黨管檔、為國守史、為民服務”是檔案工作的歷史使命，醫院檔案管理要以檔案的開發利用為重點，對檔案資料進行定量、定性分析，積極發揮醫院檔案自身的作用和價值，為醫、教、研提供服務，為醫療設備、后勤管理提供依據、為醫院制定規劃、政策、制度提供參考。但目前大部分醫院的綜合檔案管理由行政辦公室負責，一般只管理文書檔案、基建檔案、會計檔案、科研檔案、人事檔案和部分實物檔案、音像檔案等，而病歷檔案由病歷檔案室管理，形成在一個單位內多部門管理檔案的情況。特別是隨著醫院信息系統，如HIS系統、LIS系統、PACS系統、財務系統、電子病歷、OA系統等發展，各系統還沒有實現無縫連接和數據共享，進一步影響了醫院檔案的開發和利用。如何加強醫院檔案管理,最大限度地發揮檔案的作用,對促進醫療事業的發展具有決定性的作用。充分整合各信息資源，在保證數據安全保密的前提下實現統一管理、資源共享。在整合信息資源的基礎上構建一個檔案信息查詢平臺特別是云端技術的發展，將使醫院檔案管理更加方便快捷、準確。

總之，醫院檔案管理是醫院管理的一部分，醫院檔案管理水平也體現著和關系著醫院的整體管理服務水平，做好醫院檔案管理，加強醫院檔案管理體系建設是醫院建設和發展的需要。醫院檔案管理從組織領導、質量評估監管、開發利用這三個體系建設著手，將進一步推動醫院檔案的高效、現代化管理，真正發揮醫院檔案的積極作用。

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