新形勢下檔案管理工作存在的問題和對策

文/吉林省長白朝鮮族自治縣檔案局　于炳仁

新形勢下檔案管理工作存在的問題和對策

文/吉林省長白朝鮮族自治縣檔案局于炳仁

【摘要】隨著我國經濟的快速發展，信息逐漸成為政府機關和企事業單位實現自身長遠發展的基本保障，而檔案資料作為信息的重要載體，在推動我國社會主義建設進程中發揮著至關重要的作用。本文主要針對新形勢下檔案管理工作存在的問題發表幾點自己的看法，希望能夠為促進我國檔案管理工作盡綿薄之力。

【關鍵詞】檔案管理；問題；對策

隨著市場經濟的日益完善，信息工作的重要性也逐漸凸顯出來。特別是信息時代的到來，掌握了大量原始信息的檔案部門，不僅可以為領導的決策提供依據，還可以掌握信息步入市場，從而將信息的作用充分發揮出來。

一、新形勢下檔案管理工作存在的問題分析

（一）對檔案管理不夠重視。從當前，檔案管理工作來看，還存在個別領導和員工對檔案管理工作認識不到位的現象，從而導致檔案管理工作不能得到應有的重視。他們普遍認為檔案管理工作無外乎是將有一些數據和信息進行記載、收集和保管等，認為檔案管理工作跟自身的主要工作沒有太大關系，存在的意義不大。

（二）檔案管理人員素質不夠高。目前，很多從事檔案管理人的員都缺乏專業的管理知識、技術和理念，對現代化的信息技術知之甚少，也缺乏能力去接受、學習、掌握這些技術。而且，還有很多檔案管理人員都只是滿足于現狀，管理能力和業務水平等也都遲遲不能提高。這也是導致檔案管理工作效率低的主要原因之一。

（三）檔案管理不夠規范。隨著社會、經濟和科技的不斷發展，各種競爭機制也不斷被引入，檔案發揮的作用也更加明顯。同時，對檔案管理的真實性和可靠性要求也更高，必須能經受組織的嚴格審核和鑒別。但事實上檔案管理仍然存在不少問題，如檔案材料紙張不滿足標準；前后資料內容有出入；檔案資料的填寫格式不準確等。這些看似簡單的問題其實對檔案的管理和利用都會產生影響，也會讓檔案信息的真實性、完整性、可用性受到質疑。

（四）檔案管理相關設備不夠健全。這主要是針對部分基層單位，沒有相對獨立的檔案管理庫，很多資料的存放都要依附于辦公室等機構，難以確保檔案資料的真實性及完整性。另外，一些基層的檔案管理部門由于管理資金缺乏，很多設施陳舊，對檔案資料的收集、整理、歸檔等都有阻礙，更別談對檔案資料的保護了。

二、新形勢下加強檔案管理工作的對策

（一）強化單位檔案管理意識。一是單位領導首先要重視檔案管理工作，從而分配工作能力強、具有高度責任意識的人員進行檔案管理，并制定相應的崗位責任制度。適當加大資金的投入力度，將檔案管理需要的基礎設備落實到位。二是檔案管理者要強化業務培訓，提升對檔案管理的認識。三是檔案部門要強化宣傳工作，一方面讓所有員工都重視檔案管理工作，并給予一定的支持和配合，另一方面要呼吁社會各界支持檔案的管理工作，全面強化對檔案管理的認識。

（二）強化案管理人員的培訓。檔案管理員素質、能力的高低對檔案管理工作有很大影響，所以必須要強化檔案管理人員的培訓工作，一是培養檔案管理人員的素質，規范他們在檔案管理工作中的行為，并樹立科學的檔案管理理念和思想；二是強化對檔案管理業務的培訓，讓管理員認識到此工作的重要性，給予他們更多的實踐機會，提升他們檔案管理業務水準；三是培養檔案管理人員的能力，主要是對計算機、辦公軟件、網絡等的使用能力，進而不斷提升城鄉檔案管理的效率和質量。

（三）完善檔案管理制度。完善的檔案管理制度是開展檔案管理工作的有效保障，是充分發揮檔案利用價值重要基礎。檔案管理部門應該依照國家檔案管理的有關原則跟規定，再結合自身的實際發展情況，制定相應的檔案管理原則和管理制度：依照《檔案法》和《保密法》制定《檔案管理工作崗位職責》《檔案管理制度》《檔案保密制度》以及《檔案借閱制度》等，依照制度明確檔案管理每位工作人員的職責和權限，確保檔案管理工作順利開展，一旦出現問題也能及時找到相應負責人。嚴格要求所有工作人員將各項制度貫穿到檔案工作的始終，并鼓勵檔案工作人員相互監督，確保所有制度都能落到實處，發揮出相應的作用，為檔案管理工作的順利、高效開展奠定基礎。

（四）加快檔案信息化建設進程。首先，檔案管理部門要積極購買需要的硬件設備，更換落后的設備和系統，為檔案工作的開展提供堅實的設備基礎，同時要定期做好設備的維修和保養工作，延長設備的使用壽命，確保設備在運行過程中不會出現障礙。其次，為了讓檔案工作高效服務于高科技發展的需求，可以創建統一的網絡平臺，實現檔案信息的統一收集和管理，如建立網絡收集等，形成定時定向的有規律的資料和信息收集，豐富庫藏內容。再次，要重視并落實電子檔案的儲存工作，將紙質資料及時轉化為電子文件。最后，需要落實計算機的安全工作，如安裝防火墻等，避免檔案資料被盜，同時要做好檔案資料的備份，避免系統癱瘓時檔案資料的丟失。

三、結語

新形勢下檔案管理工作必須要將“與時俱進”貫穿工作的始終，并讓每一位檔案管理人員都樹立“與時俱進”的思想意識，只有這樣才能開創檔案管理工作的新局面。同時，還要緊抓工作中的各種機遇和挑戰，給檔案管理工作不斷注入“新鮮血液”，促進檔案管理工作的規范化、科學化、高效化和精準化。

參考文獻：

[1]姜文遠.新形勢下檔案管理工作存在的問題和建議[J].科技與創新，2014（19）：121-121.

[2]馮華.新形勢下機關檔案管理工作存在的問題和建議[J].理論研究，2013（10）：166-166.