行政檔案管理存在的問題以及新的管理思路

文/廣東省電力工業燃料有限公司　鐘麗晶

行政檔案管理存在的問題以及新的管理思路

文/廣東省電力工業燃料有限公司鐘麗晶

【摘要】伴隨我國社會體制的不斷發展，社會形勢發展多元化也越來越明顯，行政事業單位需要對檔案管理工作進行不斷的完善及強化，以適應社會發展的需要。筆者結合自身多年的工作經驗首先對我國行政管理的現狀進行了簡單分析，接著提出一些相應的解決策略，最后探討了新的適合社會發展的管理思路，以供同行借鑒參考。

【關鍵詞】行政事業；檔案管理工作；解決策略

行政事業單位要實現運行高效與科學的發展，其中行政檔案管理工作就是其重要的工作之一。行政事業單位的檔案管理和單位的資金利用、人才選拔、人才考核等是緊密聯系的，直接服務于單位各項工作的落實與開展。由于我國高科技信息化的建設步伐不斷加快，對面臨重大挑戰的行政單位傳統的檔案管理來說，在新形勢下要急于解決的問題就是加強檔案的管理并向規范化、信息化、科學化進行發展。本文就此提出了完善行政職業單位檔案管理的新思路。

一、檔案管理的概念

檔案的管理是指通過收集整理、分類統計原始檔案的實體與檔案的信息，管理進行有效的規范和提供服務的各項工作的總稱。

二、行政檔案管理存在的問題

（一）內容鑒定上把關不嚴，內容失真。驗證人事檔案是否能夠有效地發揮作用的前提是人事檔案記載的真實性。假如記載的材料內容不真實，可能會給社會以及人事工作帶來不可估量的嚴重后果。目前，存在部分企業的人事部門工作人員在進行材料的審查時，沒有把好質量關，甚至根本就沒有對材料進行核對，導致人事檔案材料千篇一律，同時存在虛假材料進入個人檔案的現象出現，個人的信息的不真實性無疑會給社會經濟的正常發展的進行帶來麻煩，同時也導致了社會不公的現象，另外，也會影響員工的退休時間核準、工齡認定、工資晉升、勞保福利的發放等。

（二）工作人員因素的制約。在檔案事業中，人事檔案管理工作作為重要組的成部分，其具有很強的業務性和專業性，因此檔案管理工作必須交由專業的人員來負責，才能使人事檔案發揮其本身所具有的價值。然而，由于目前大部分負責人事檔案管理工作者并非專業的檔案管理人員，甚至在沒有經過任何專業培訓后就上崗作業，同時進行超負荷的工作，這不僅直接導致檔管理人員對人事檔案管理專業知識的不了解，而且也使得工作人員在人事檔案管理操作中的積極性與責任感的喪失，嚴重缺乏對主動開發利用行政人事檔案信息的熱情。

（三）人事檔案管理方式混亂。盡管國家的人事行政主管與檔案行政主管部門已經建立了相應的行政檔案的管理制度體系，還頒發了相關的行政檔案管理文件。但是這些制度體系與法律法規管理的職責與權限并未能與現階段我國各階層與領域的人員變化情況相適應，更未能達到目前市場經濟下的行政管理工作的要求。同時還存在部分行政管理部門對檔案擅自管理，使得行政檔案管理上出現混亂，也直接導致了人事行政檔案的失真。

三、行政檔案管理新的管理思路

（一）投入資金改善檔案管理的基礎設施條件。加強督促企業的領導及相關主管的部門，加大檔案的管理經費支出，使基礎設施的設備與條件得到進一步的改善，保證檔案的工作要穩定有序地進行。檔案室、接待室和辦公室要獨立分開，目的是保證互不干擾工作，基礎的防盜設施要安裝。

（二）檔案管理人員的綜合素質要提高并加強隊伍的建設。首先，檔案管理人員政治素質的提高，就要具備：對政治素質和基本素質要有嚴守機密的覺悟，管理的執行要實行原則與保守秘密；高度的責任感不可缺少，對本職的工作要安心專注，工作的嚴謹度要不斷提高；其次，檔案管理人員的學習與培訓體系要建立，示崗位而定采用不同形式的培訓，培訓的內容包括檔案管理的專業知識和其他的專業學科，如培訓信息技術和管理學等，不斷提高檔案管理工作者自身的綜合素質。

（三）健全檔案管理制度與機制。規章制度必須要根據自身企業的具體情況來制定，并遵循科學和合理的原則，以適應整體的管理工作需要；檔案管理的體制要建立并完善，成立一個綜合的檔案室，落實管理工作的責任制，領導與管理者具體的職責要明確，使檔案工作的發展更加的科學化和規范化。

（四）強化領導的重視程度，把檔案管理提上日程。檔案管理工作的重要性一定要進行大力的宣傳，并要加強單位領導對檔案管理的意識，檔案管理的工作要納入到整體管理工作的重要議事日程。第一，要建立檔案管理的監督機構，對檔案管理的工作進行定期的監督與檢查；第二，要建立檔案管理的考核機制，對檔案的管理進行定期的定性定量考核，利用分類指導的原則來實施動態的管理，以此來實現上下齊抓共管和責任分明的良好局面。

（五）加強和實現檔案管理的信息化和現代化。檔案管理的信息化發展是社會信息化高速發展的必然趨勢。第一，檔案的管理工作要利用先進的科學技術手段來進行，現代技術設備必須采用高科技的，才能使檔案管理的工作效率和水平得到不斷的提升，是實現檔案管理信息化的保證；第二，企業可以根據自身的情況進行檔案管理軟件的選擇，所有的工作都要用電子文件歸檔的形式進行系統化的管理，完成檔案工作向現代化的電子政務的轉變，最終達到檔案管理現代信息化的目標。

目前現有的人事檔案管理存在著諸多問題未能得到有效的解決，需要相關工作者進一步探究、完善與修正。我們應加大對檔案法律法規的宣傳力度，提高民眾的檔案法制意識。建立與市場經濟發展相適應的人事檔案管理方法、管理模式與管理體制，使人事檔案管理的服務質量進一步提高。