淺談基層檔案交接工作中的幾點問題

文/浙江省溫州市龍灣區(qū)永中街道辦事處　程彩琴

淺談基層檔案交接工作中的幾點問題

文/浙江省溫州市龍灣區(qū)永中街道辦事處程彩琴

【摘要】我國基層檔案工作已形成一定的規(guī)章和體系，檔案工作規(guī)章制度要求機關(guān)檔案人員在工作調(diào)動時，必須做好檔案交接手續(xù)。然而在實際工作中，檔案交接工作存在很多問題，必須引起工作人員的重視。本文主要分析了基層檔案交接工作中出現(xiàn)的問題，并提出一些解決對策。

【關(guān)鍵詞】基層單位；檔案交接工作；存在問題；解決對策

檔案交接是檔案管理的一個重要環(huán)節(jié)，做好檔案交接是每一個檔案人員的職責(zé)。但在實際檔案管理工作中，很多管理人員忽視檔案交接工作的重要性，經(jīng)常出現(xiàn)人已離崗，檔案卻未曾交接的現(xiàn)象。因此，基層檔案工作人員必須明確責(zé)任，保證檔案的完整性和連續(xù)性，對實際工作中存在的問題予以重視，并積極探索解決辦法。

一、基層檔案交接工作中存在的問題

（一）檔案交接工作缺乏管理，重視不足。有些領(lǐng)導(dǎo)對檔案交接工作重視不足，導(dǎo)致交接工作流于形式，由于缺少嚴(yán)格的管理，當(dāng)檔案工作人員離職時，檔案管理工作無法及時收尾，在新的工作人員上崗后，檔案交接手續(xù)還沒有做好，使得檔案交接工作沒有實現(xiàn)其時效性。另外，由于沒有做好檔案交接工作，很容易出現(xiàn)檔案丟失、種類不全等情況，卻找不到相關(guān)的負責(zé)人員，甚至一些基層檔案交接僅僅是交接一串鑰匙，雙方并沒有對檔案信息進行認真核對，導(dǎo)致檔案工作脫節(jié)。

（二）檔案交接手續(xù)不夠嚴(yán)謹(jǐn)，離職人員責(zé)任心不強。檔案管理人員的綜合素質(zhì)是做好檔案工作的重要因素之一，當(dāng)前的基層檔案管理人員職業(yè)水平參差不齊，在檔案交接過程中，不按程序辦理，該仔細檢查的不予檢查，該簽字的不予簽字，很多情況下檔案交接完全變成兩個人的事情，只當(dāng)面交代一下就算完成交接工作，完全違背了檔案交接的要求和內(nèi)容。檔案工作人員對待工作缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，對交接工作草草應(yīng)付，一旦出現(xiàn)問題就互相推卸責(zé)任，致使檔案交接工作出現(xiàn)眾多問題。

（三）檔案交接工作過程缺乏監(jiān)督。檔案交接過程中有一項非常重要的環(huán)節(jié)就是監(jiān)交人簽字，監(jiān)交人一般情況下是管理檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，作為第三方監(jiān)督檔案交接工作。但在實際工作中，有些基層領(lǐng)導(dǎo)把檔案交接看成很簡單的工作，沒有在現(xiàn)場進行監(jiān)督，導(dǎo)致檔案交接程序不嚴(yán)格，間接推動了檔案管理在交接上出現(xiàn)漏洞，而且基層檔案出現(xiàn)問題時，往往找不到相關(guān)負責(zé)人。

二、做好基層檔案交接工作的措施

（一）加強對檔案交接工作的重視，健全規(guī)章制度?；鶎訂挝灰訌妼n案交接工作的重視，將其列入重要議事日程，檔案人員在離崗前要先辦理好檔案交接手續(xù)，再辦崗位調(diào)動手續(xù)，對沒有辦理檔案交接工作的人員，不予簽發(fā)工作調(diào)動通知和工資轉(zhuǎn)移手續(xù)?；鶎訂挝灰找嫱晟茩n案管理規(guī)章制度，將檔案交接列入工作人員的崗位職責(zé)，嚴(yán)格規(guī)范檔案交接的程序。具體說來要做到以下幾點，一是在交接之前要查清所有檔案，使賬務(wù)相符；二是將零散文件要系統(tǒng)有序的歸類存檔；三是將借出的檔案及時催還，對于沒有按時歸還的檔案要標(biāo)明原因；四是根據(jù)實際要求填寫檔案移交表；五是填寫檔案移交說明并簽字。對于檔案管理接收者來說，在上崗之前要提升自身的檔案管理工作能力，并跟上任檔案人員詳細了解目前的檔案情況。

（二）加強對檔案交接工作的監(jiān)管力度?；鶎訂挝粦?yīng)加強對檔案交接監(jiān)管工作的認識，安排專門人員監(jiān)督檔案的移交工作。監(jiān)管人員要嚴(yán)格按照工作原則，認真履行自身的職責(zé)，按程序辦理。普通檔案人員因崗位變動進行檔案交接時，應(yīng)該由檔案機構(gòu)的相關(guān)負責(zé)人來監(jiān)督；檔案機構(gòu)負責(zé)人在辦理檔案交接時，應(yīng)由檔案行政管理部門或者其分管領(lǐng)導(dǎo)進行監(jiān)督。監(jiān)督人員做好檔案移交和接收的全過程監(jiān)督，除了監(jiān)督檔案交接是否依據(jù)規(guī)章進行外，還要記錄檔案交接的時間、地點、交接人員的姓名、職務(wù)等，檢查無誤后，由交接雙方簽字蓋章，監(jiān)督人員最后也要簽字確認。對檔案交接進行監(jiān)管有很強的責(zé)任性，如果發(fā)現(xiàn)問題，檔案交接雙方和監(jiān)管人員都負有一定的責(zé)任。

（三）提升檔案交接人員的專業(yè)素質(zhì)和工作水平。提升檔案交接人員的綜合素質(zhì)是完善檔案交接工作的重要途徑，只有檔案工作人員具有一定的職業(yè)素養(yǎng)水平，才能促使檔案交接順利完成。為了提升檔案人員的專業(yè)水平，可以在檔案交接前，加強對交接雙方的培訓(xùn)，以保證檔案交接工作按照規(guī)則和程序進行。同時，還要加強對檔案人員的思想教育培訓(xùn)，檔案交接工作中存在的問題不僅僅是由交接人員的工作能力導(dǎo)致的，很多情況下是由于交接人員責(zé)任心不強引起的。因此，通過培訓(xùn)端正檔案交接人員的思想，加強其對檔案交接工作的認識，強化其責(zé)任意識，是檔案交接工作順利進行的強有力保證。

總而言之，基層檔案記載著單位發(fā)展的歷史和榮譽，做好基層檔案交接工作是保證檔案連續(xù)性的一個重要環(huán)節(jié)。因此，基層單位檔案人員要加強對檔案交接工作的認識，嚴(yán)格遵循檔案交接的規(guī)章制度和流程，提升檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)和道德素質(zhì)，增強其責(zé)任心，有效避免并及時解決檔案交接中可能出現(xiàn)的問題，保證基層檔案工作有序開展。

參考文獻：

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