高校檔案的電子文件管理分析

文/廣東體育職業技術學院　陳愛戀

高校檔案的電子文件管理分析

文/廣東體育職業技術學院陳愛戀

【摘要】隨著經濟不斷發展，高校對檔案的管理也提出了新的要求，以便適應繁雜的檔案管理事宜。由于學生信息量不斷增加，傳統的紙質檔案管理已經不能適應人們工作的需求，采用現代化的檔案管理方式，提高檔案管理效率，方便建檔管理工作有序進行。本文將對高校的電子文件管理的特點和工作進行簡單的分析，為提高高校電子檔案管理工作提供參考。

【關鍵詞】電子文件；檔案管理；高校

隨著我國各界人士對高校教育的重視程度不斷上升，高校學生數量越來越龐大，對學生信息管理的工作也變得越來越困難。我國科學技術在不斷發展，信息化已經成為當前社會發展的主流趨勢，它是指各種活動和行業利用信息技術促進生產的過程。電子文件就是一種在信息技術發展下的產物，是和傳統紙質文件有很大區別的一種文件形式，對高校檔案電子文件的管理可以提高管理的效率，對學生檔案進行更系統科學的管理，有效地高了整體管理水平。

一、對高校檔案電子文件管理的必要性

（一）提高了高校檔案管理的質量和效率。隨著信息量不斷增加，高校檔案管理工作越來越繁雜，傳統的檔案管理面對繁重的管理工作其弊端也顯示了出來。由于檔案管理的工作量大，在紙質檔案管理中，管理員每天都要機械性的做重復的動作，而且單從一項檔案管理的步驟來看，從編制目錄到整理完畢，需要進行十多項管理程序，這些無疑使管理員的工作增加了壓力。而對電子檔案文件的管理把檔案管理員的工作簡單化，從而提高了檔案管理的效率。

（二）有利于檔案管理、保護和利用。高校檔案的電子文件管理，減少了繁雜的工作量，讓高校教師可以投入更多的時間對學生的生活以及學習進行管理，因此檔案管理的科學性更高，有利于人們更好的使用檔案資源。傳統紙質檔案管理中的檔案是對紙質材料進行管理，在翻閱時容易破壞檔案，不利于檔案保存。而高校檔案的電子文件管理，方便查閱，且安全性高，也有利于保護其檔案不被損壞。

（三）適應現代化檔案管理的進程。隨著信息技術的不斷發展，很多檔案都通過網絡進行管理，現代化的紙質檔案管理正朝著一體化的方向發展。通過在網絡上建立檔案管理系統，將檔案的信息錄入電腦，人們在需要時只需要檢索就能夠獲取自己需要的檔案資料，方便了檔案管理。電子檔案管理規則比傳統的更加簡單、易懂，管理者不用耗費更多的時間學習怎么管理，而是在實踐中逐步掌握了檔案管理。以往基層檔案管理員的電動較頻繁，因此對新的管理者的管理帶來了較大的麻煩。電子檔案管理需要管理者掌握較高的信息化管理技術，簡化了以往管理的復雜程序，從而讓管理者很快就接受管理工作。

二、高校如何加強對檔案的電子文件管理

隨著信息化技術的不斷發展，各大高校都建立了自己的校園網絡，使得網絡信息資源可以充分被同學以及教師使用，可以提高了高校整體工作效率與工作水平，高校該如何提高對檔案電子文件的管理成了所有高校管理者需要考慮的問題。

（一）建立檔案電子文件管理制度。高校對檔案電子文件管理首先就是要建立檔案電子文件管理制度，把電子文件的收集管理工作納入到日常管理工作中來，對于電子文檔的形成、收集、整理以及歸檔工作都要有明確的規定，要有專門的管理工作人員嚴格按照歸檔的要求進行收集和整理，將歸檔后的文件交給檔案部門，保證電子文件的完整和正確性，在整個管理工作中應該保證文件的安全有效。在對電子檔案的管理工作中，檔案部門應該建立嚴格的歸檔流程，并且實行物理歸檔與邏輯歸檔相結合的方法來共同運行。邏輯歸檔就是指在不改變計算機網絡中的存儲方式和位置將需要的電子文件的管理權移交給檔案部門的過程，物理歸檔就是把電子文件刻制成光盤或者轉化為紙質的文件交給檔案部門。

當對網上形成的電子文件進行歸檔的時候，電子文件的實體應該歸檔在檔案部門，這是為了保證電子文檔的安全性和完整性，交接的形式可以通過網絡來捕獲采集然后歸檔到檔案部門的服務器，也可以用儲存載體，最后再實施物理歸檔。

（二）采取現代化的信息管理技術，對電子文件檔案進行歸檔。

在對電子文件的管理中運用現代化的管理技術可以保證電子文件的真實性以及原始性。電子文件本事就是信息化背景下的產物，它的數據儲存以及傳輸的過程中只有采取相應的信息安全技術才能保證文件的安全性，防止泄密，同時也可以有效防止非法訪問或者隨意改動等。所以對文件管理時一定要設置訪問權，這是最基本的，只有正確的用戶名稱以及密碼才能進行訪問，同時也可以運用身份驗證等技術來對訪問者的身份進行驗證，保障電子文件的安全有效，做好保密工作。除此之外，市場上還出現了一些例如防火墻技術以及加密技術等可以保障電子文件的安全可靠。電子檔案文件管理就是為了使管理工作可以更加科學有效。而做好電子文檔的歸檔工作就是一個重點工作，只有這樣才能對種類多樣數量眾多的電子文件進行有效的管理。對高校電子文件歸檔可以根據文件的特點來劃分，例如教師科研活動、學生檔案管理以及行政工作等來進行分類。

（三）將檔案信息化納入到學校信息化系統中進行統一管理。檔案電子文件的管理與傳統的紙質檔案管理不同，可以有效提高管理效率以及管理水平，但同時對于檔案管理工作者的素質要求也更高。電子檔案管理要求管理人員一定要具備熟悉計算機技術，尤其是網絡安全技術以及數據處理技術。但是在高校檔案部門的工作人員大多僅僅具備檔案專業知識，同時又精通計算機知識以及信息處理技術的復合型人才是非常有限的，為了解決這一問題，可以將學員檔案的信息化建設納入到學員的信息建設中來進行統一管理，這樣就可以充分利用學院的專業計算機人才。當檔案部門提出檔案管理要求時，計算機技術人員來組織實施，把檔案管理的理念和學校校園網建設統一規劃，使電子檔案網絡化管理可以更加有效的實施。

（四）對電子文件進行前端控制。文件的生命周期是指文件從形成到永久保存或者最終銷毀的一個過程，我們可以根據文件價值的不同運用不同的文件管理方法對文件進行控制，電子文件的管理可以參照文件的生命周期。對檔案電子文件的管理就是要充分利用計算機以及網絡技術，對文件的管理工作進行統籌規劃，使整個管理更加系統化和規范化，優化管理。電子文件的設計、形成以及保存是管理工作中最關鍵的工作，將檔案文件管理工作的需求嵌入軟件，在形成文件的時候舉要考慮其一檔案工作的聯系和是否有長期保存的需要，在檔案工作之前就要介入電子文件的運作和管理。所以檔案部門應該對部門的檔案管理工作者進行嚴格的培訓，在對電子文件的形成、管理等過程中藥及時登記，使電子文件歸檔的質量得到保障，實現文檔一體化。

對高校檔案電子文件的管理，有效地解決了傳統紙質檔案管理繁難的狀況，提高了檔案管理者的工作效率。在檔案管理中，要注重科學管理檔案，保證檔案管理的時效性、準確性和完整性。由于電子文件是信息化背景下的產物，因此管理者要不斷加強自身的素質，提高計算機技術以及信息管理技術，完善管理方法。

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