高等院校電子檔案管理問題與對策分析

文/西北民族大學生命科學與工程學院　陸會寧

高等院校電子檔案管理問題與對策分析

文/西北民族大學生命科學與工程學院陸會寧

【摘要】隨著電子信息化及網絡信息技術的普及推廣，電子檔案管理為高校檔案管理工作提供了嶄新的管理手段，逐漸成為高等學校教育管理中組成部分。本文闡述了高等院校電子檔案的含義和電子檔案管理的優勢，分析了高校電子檔案管理存在的問題,并提出了相應的對策。

【關鍵詞】高校；電子檔案；問題；對策

隨著電子信息技術的飛速發展，檔案管理已經進入了電子化，網絡化的新階段，高校的檔案管理工作也進入了電子信息化管理時代。電子檔案記載著高校的發展歷程和教學科研活動過程，提高高校的電子檔案管理質量，能有效增強教學資料的交流和教學質量的提升，對高效辦公具有非常重要的意義，但電子檔案在管理方面也存在一些亟待解決的問題。本文從高校電子檔案的定義出發，探討了高校電子檔案的優勢，分析了存在的問題，最后提出了解決問題的應對策略。

一、高校電子檔案的定義

高校電子檔案是指高校在從事教學、科研以及日常管理中形成的多種類型的、有保存價值的不同形式、載體的歷史記錄，經由電子計算機進行傳輸、存儲等操作處理形成，主要包括文字、圖表、文件，電子報表、電子信件、音頻、視頻等。

二、高校電子檔案的優勢

（一）電子檔案可以提高工作效率。紙質檔案在增加文件時需拆卷進行卷內文件重新排列、編排頁碼、編抄卷內目錄、重新裝訂等工作。電子檔案的管理可以最大限度地將傳統的紙質檔案的繁瑣程度降到最低，檔案人員可通過在電腦上簡單的操作進行查詢和利用，大大減輕了檔案管理人員的勞動強度，提高了文件歸檔質量和檢索速度，從而提高了工作效率。

（二）電子檔案可以實現資源共享。電子檔案實現了從紙質媒介向電子動態媒介的飛躍，通過網絡,可以搜索自己想獲取的信息，可以避免對信息資料占有的不公平,實現人們在更加公開的環境下方便、快捷翻閱、查找、閱讀等，使檔案在資源共享上成為可能。

（三）存儲空間小，儲存穩定，操作方便。電子檔案的儲存形式如光盤、硬盤存儲密度大、容納信息量多，存儲空間小，可以有效地節約檔案占用空間，并且儲存時間長、穩定性強。其增、刪、改等比紙質版的檔案要方便，并且具有高度的標準性，使檢索更加方便。

三、高校電子檔案管理中存在問題

（一）電子檔案儲存的安全性欠缺。隨著網絡與應用技術的發展日新月異，安全技術總是在對抗中產生的，滯后的其安全性問題是不可忽視的。高校保存的電子檔案大部分是屬于學生與教職工的重要資料，會面臨黑客的竊聽、泄密、篡改和偽造，涉密的移動存儲設備不能與互聯網連接。

（二）服務的層面狹隘。高校建立電子檔案是為了更好地做好服務工作，但是許多高校電子檔案管理部門把主要任務放在為學校的黨政部門服務，弱化了對師生的服務。電子檔案的管理人員缺乏積極主動的服務意識，在業務上表現生疏，同時宣傳力度不夠，師生對電子檔案的使用意識模糊，狹隘的服務面導致電子檔案的利用率低。

（三）缺乏專業管理人才，業務水平低。高等院校專門從事檔案管理的專業人才比較少，并且沒有受到系統的培訓，根據調查，90%以上的高校檔案管理人員缺乏專業系統的電子檔案管理知識。管理人員業務水平低,多數并不具備電子檔案管理業務的基礎知識，因此引進專業的高水平的管理人員勢在必行。

四、高校電子檔案管理中存在問題應對措施

（一）加強電子檔案儲存設備和網絡安全性。對于電子檔案的安全性問題必須受到高度重視，安全保證不了，將直接導致泄密等一系列不良后果發生，高校電子檔案建設工作將無從談起。鑒于此，要求高校電子檔案管理人員對軟硬件要進行檢查、更新、升級、維修；要采用網絡加密技術，身份驗證，防火墻技術等，最大限度的保障電子檔案在傳輸、儲存、運用操作的過程中的安全性問題。

（二）拓寬服務層面，提升服務質量。電子檔案管理部門應該拓寬電子檔案的服務層面，不僅僅是為學校的黨政部門服務，而更多的應為廣大師生服務，要改進服務方法和理念，更新服務手段，要具有創新精神、創新意識和創新能力。根據高校教師和學生的需求，建立跟蹤服務、預約服務、查詢服務等不同的服務類型。

（三）提高管理人員素質。電子檔案管理人員一是要認識到檔案管理的重要性，樹立超前的意識,良好的服務意識、責任意識和創新意識，要具有高度的責任感。二是要加強計算機及網絡通信方面的知識,不斷用新知識充實自己，不斷提高專業知識和業務能力，才能使高校電子檔案利用和管理工作邁上一個新的臺階。

五、總結

新形勢下的電子檔案管理工作是一項巨大的挑戰，是新時代賦予我們的神圣使命。在信息化高速發展的今天，加強高校電子檔案管理工作，才能為更好地滿足教學科研的需要，才能更好地為學院各個部門提供便捷的服務。

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