淺談醫院電子化檔案管理中存在的問題與對策

文/株洲市中心醫院醫保科　陳艷輝　徐明

淺談醫院電子化檔案管理中存在的問題與對策

文/株洲市中心醫院醫保科陳艷輝徐明

【摘要】本文主要分析了醫院電子化檔案管理存在的漏洞和具體問題，闡述了在當前形勢下，加強醫院電子化檔案管理的重要性。針對目前我國醫院在電子化檔案管理中存在的具體問題進行研究，總結和歸納自身多年的工作經驗，提出了一些加強醫院電子化檔案管理的對策。希望通過本文的分析能夠幫助相關電子檔案在應用和管理的時效性，進一步提高電子化檔案管理水平及其質量，在對策研究中能夠更好地應對工作中存在的問題。

【關鍵詞】醫院；電子檔案；管理；問題與對策

一、電子化檔案管理中存在的問題

根據當前醫院在使用電子化檔案管理的現狀分析，其存在的問題主要表現在：

（一）對電子化檔案的認識具有一定的局限性。由于受到傳統紙質檔案管理的影響，現階段醫院工作者對電子化檔案的觀念還比較淺薄，沒有認識到電子化檔案管理的重要性及用途。在具體應用中僅僅局限于計算機網絡系統下，忽視了對電子化檔案管理的利用，這就影響了對電子信息的收集和整理，這種認識不到位造成增加了醫院檔案庫房的壓力。

（二）電子檔案在應用過程中缺乏合理的共享性。醫院內部的正常業務屬于系統性、全面性的工作體制，在具體應用電子化檔案管理中，由于缺乏檔案資源共享性的認識，這就造成各個科室之間的信息孤立，無法正常開展多方面的資源配置。

（三）電子化檔案保密性工作存在一定的漏洞。在現行醫院檔案管理中，針對電子檔案管理的保密機制以及安全機制尚不完善，沒有相關的制度具體規定。由于電子信息在傳遞過程中，具有很大的方便性，這種信息交互過程中很容易造成保密性造成一定的影響；在保密性研究中，由于醫院各個科室的計算機操作過程中，工作人員缺乏對軟件的保護，造成病毒侵犯或者時資料存儲不到位等問題。嚴重影響了醫院內部電子信息的數據的完整性及其保密性存檔。

二、提升醫院電子化檔案管理的對策

為了解決醫院電子檔案在管理過程中存在的問題，這些問題的存在嚴重制約著醫院管理水平的提升，筆者通過上述介紹和研究，結合自身多年工作經驗和實踐，為了進一步加強醫院檔案管理的合理性、安全性以及完整性，提出了相應的策略，具體表現在：

（一）提高醫院工作人員對電子化檔案管理的意識。隨著電子信息時代在不斷進步，檔案管理也在朝著數字化的方向發展，無論是在收集、傳輸或者是整理過程中，以檔案業務管理系統為支撐，增強對電子化檔案管理的意識。針對醫院業務狀況，工作人員要認識到電子化的重要性，利用各種渠道宣傳電子化檔案管理的必要性，增強電子化檔案管理對于醫院整體發展的影響。

（二）完善和健全電子化檔案管理的相關制度。醫院相關管理部門要制定自上而下的電子化檔案管理制度，統一規范電子化檔案制作、收集以及歸檔的具體方法，結合具體程序，由專門人員具體負責，定期對醫院內外部的檔案進行整理。確保各個項目在執行過程中具有科學性和合理性。為醫院建設收集完整、可靠的數據信息。

（三）增強檔案管理的時效性。為了促進醫院檔案管理時效性的體現，這就需要進一步加強電子文件在醫院內部之間的傳輸效率，加強對醫院內外部活動的管理水平，工作人員要結合電子文件的特點，根據管理要求，將檔案管理要求延伸到電子文件管理工作中，并且要積極推進檔案工作標準化進程，確保各個電子文件的存檔具有準確性和完整性，以較快的效率來加強對檔案的管理和整理，全面體現檔案管理的時效性

（四）提高電子化檔案管理的技能。醫院工作者在熟悉計算機操作技術的基礎上，要定期對其進行培訓，加強對專職檔案人員的培訓力度，在了解業務的基礎上要全面掌握電子化檔案的收集、歸檔以及整理等相關操作步驟，增強對電子化檔案管理的技能水平，加強對醫院檔案管理水平。與此同時要建立醫院內部信息共享平臺，提高電子化檔案管理的效率。

（五）加強檔案管理的安全性和保密性。保管檔案機密是醫院工作人員的工作基礎，無論是檔案管理人員還是檔案利用者，都必須要按照相應的規章制度，在工作范圍內對檔案的內容進行維護，保證檔案的安全性和保密性。醫院檔案工作者必須要嚴守檔案機密，在保密的前提下，安全利用。在具體處理提供利用與保密的關系時，要深入審查檔案內容，根據時間的推移、地點以及條件的變化、調整檔案的密級，逐步擴大利用范圍，減少繁瑣的批準手續，在什么情況下提供利用，給誰提供利用，以什么方式提供利用，在什么情況下需要保密，什么情況下需要解密等，在保證安全的前提下，為利用者提供醫院檔案信息。

三、總結

綜上所述，通過分析醫院電子化檔案管理在目前存在的問題，在信息技術快速發展的背景下，為了提高醫院整體建設水平，制定了相應的對策，確保醫院內外部信息資源的合理性。促進現代化檔案管理水平的逐步提升，有利于實現資源的合理配置，保存了完整的業務信息和數據，推動了現代化醫院的進一步建設。

參考文獻：

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