大學生檔案意識初探

文/鄭州市第十六中學　劉琨

大學生檔案意識初探

文/鄭州市第十六中學劉琨

【摘要】本文對大學生檔案意識的現狀進行了調研，分析了其形成的原因，提出了增強大學生檔案意識的策略。

【關鍵詞】大學生；檔案意識；策略

一、大學生檔案意識釋義

（一）檔案意識的含義。檔案是人類在生產生活過程中產生的具有保存價值的原始記錄。檔案意識則是指人們對檔案和檔案工作的認知程度，是一種主觀映像。檔案意識決定了檔案的管理和利用情況，以及社會檔案工作開展順利與否，無論對跟個人的生活工作生涯還是對社會檔案工作，都起著這關重要的作用。

檔案意識的強弱直接關系檔案的保存情況，也會影響到檔案形成者的自身利益。檔案意識不強的主要表現是檔案隨意存放或不管不顧，會導致學生的檔案不能齊全、完整，影響其學業、事業以及個人生活狀況，如退休、養老。從社會層面來講，人們檔案意識不足，也會對檔案工作造成很大的阻礙，比如分不清哪些該保存哪些該丟棄，提交檔案時丟三落四，不斷地重新補充重新提交，給社會檔案工作造成很多不必要的冗雜程序。

（二）大學生的檔案意識。大學生的檔案意識，就是指大學生對于檔案的認識程度，培養大學生檔案意識，引發大學生對檔案收集、保存、利用的主動性和積極性。

大學生的檔案意識主要產生于在高校生活學習期間的教育。尤其在各種學習活動中，如課程、學術報告、實踐實習中，有機會接觸檔案，對檔案有一個較清楚的認識，能主動地去建立、保存、利用好檔案，保存完整自己的檔案，維護自己的權益，進一步認識社會檔案作用，提高社會檔案意識，能良好地配合社會檔案工作的需要等。這也是一名大學生應具備的基本檔案意識。

二、培養大學生檔案意識的重要性

（一）大學生檔案意識與自身的學習生活息息相關。在校期間大學生離不開學籍檔案，畢業后學籍檔案轉化為人事檔案跟隨大學生一生。大學生的大學生活也處處與檔案相關。無論是在評優、入黨，還是各種社會考試的報名，都需要大學生的學生檔案作為依據。即使畢業后，學生檔案被轉送到人才中心或自己的企業單位，更將成為大學生日后轉正定級獲得干部分身、評職稱的重要參考。甚至于當大學生結婚生子時辦理準生證都需要檔案所在單位開具證明。如果一個大學生缺乏檔案意識，對檔案不關心不重視，甚至不知道自己的檔案在哪，就會給未來生活造成巨大困擾。

（二）大學生對檔案工作發展有很大的影響。大學生具備良好的檔案意識，影響其朋友、家人，對整個社會檔案意識都會產生巨大的推進作用。良好的檔案意識會使檔案提交時更加統一、更加有條理，也就更便于管理。人事檔案部分缺失的原因很大一部分是當事人提交檔案時漏交、忘交造成的，由于個人原因造成的檔案不完全，卻很多人在責怪檔案關機部門的工作不到位。大學生的檔案意識對社會群體起到重要作用，每年數百萬大學生畢業都會給社會工作者注入充足的新鮮血液并帶來深厚的影響。據中新網2015年4月24日發布的消息，2015年高校畢業生將達到749萬人，如果這些高校畢業生都能有良好的檔案意識，步入社會后其對整個社會群體民眾檔案意識產生的影響是檔案事業發展的巨大助力。

三、大學生檔案意識的現狀

（一）對檔案作用認識不足。大學生思想的形成來自于學校的教育和自己的經歷。在對不同地區的各院校個專業大學生詢問采訪之后發現，很大一部分大學生不清楚自己學生檔案里裝的有什么，也不清楚學籍檔案和人事檔案有什么區別，不清楚畢業后自己的檔案會何去何從。十幾位受訪同學中僅有六位同學知道檔案學這一門學科。在提及檔案的時候，大多數同學給我的答案是知道《國寶檔案》這個節目，知道人事檔案。其他像檔案有什么作用，檔案的分類，檔案的相關法律等等都一問三不知。而問及大學里是否有關于檔案的教育時，只有4位已經畢業的學長告訴我，在畢業前會講畢業后檔案該怎么處理，其他同學都表示沒有相關課程或講座。在畢業后檔案如何處理這個問題，在校大學生幾乎都沒能給出答案。

（二）檔案收集、保存意識薄弱。由于大學生缺少對檔案重要性的深刻認識，導致對個人信息的收集與保存意識都較為薄弱。大多時候大學生保留一些文件單純是因為“感覺可能用得到”，而對于那些可能用不到的則隨意放置。

據筆者調查中發現，幾乎所有大學生都不知道自己平時填寫的各種表格會成為檔案，故而在填寫這些表格時，也是十分隨意。如有些學生還會用繁體字簽名而與身份證不符合，增加檔案真實性的難度，對于平時很多文件的備份、附件，也是隨意丟棄、存放，到需要的時候卻找不到。還有因缺乏檔案意識而忽視重要信息的記錄，如很多學生在要填寫具體項目時,對什么時間入團、入黨,哪年到哪年在哪工作學習，哪一學期擔任什么職務等等信息不記得時，采用推算方法模糊填寫，致使檔案真實性存在疑問，檔案信息不連續、不一致等，此外，也有學生不注重日常檔案的完整安全保存,缺少對自身檔案流向的重視，導致“棄檔”現象的頻發。

據報道，沈陽市人才市場有3000多份檔案找不到所有人，廣州市人事檔案托管中心，大學生檔案也有700多份遭到遺棄，成都市人才中心被遺棄的檔案則是3萬余份。這些“棄檔族”的出現，恰恰是大學生檔案意識薄弱最真實的表現。

（三）缺乏檔案利用意識。大學生的檔案記錄了該生在校期間的成長經歷，是單位和社會判斷大學生德、智、體等方面情況的依據。據調查發現，大學生往往不知道這些檔案該如何利用，也就是不清楚檔案的具體作用。

大學生的在校檔案，是大學生考研、就業以及畢業后轉正定級、提拔的重要依據，在大學生畢業后起到了重要的作用。很多大四學生在報考銀行、公務員、農信社等時會發現報名要求的文件自己很多都沒有或是丟失了，開始慌慌張張地跑這跑那，開各種證明，補辦各種手續。有價值才會受到關注，而大學生對檔案的不重視恰恰是不能明確檔案的利用價值。

四、提升大學生檔案意識的策略

檔案意識關乎人們對檔案的認知度和支持度，作為大學生的我們檔案意識都不夠強的話，如何推進檔案工作的開展與發展。加強大學生檔案意識培養，勢在必行。

（一）開展多種形式的檔案意識教育活動。檔案的利用與傳播狀況，是一個國家民主化程度和國民素質的標志之一。因此，檔案知識的宣傳教育是社會性的責任，高等院校作為教育的主力軍則具備良好的資源優勢。采取多種形式的宣傳手段，多種渠道的教育方法，讓大學生對檔案的認知得以提高，對檔案的作用有更加直觀和貼切的認識，促使大學生自發的關注檔案，關注檔案對其生活，工作的影響。

在校園加強檔案意識的宣傳教育工作，讓學生更多的了解檔案。作為學校，最直接的教育方法就是開設課程，高校應開設有關檔案基礎教育的公共選修課，列入教學計劃，這是最直接，也是最有效的教育方式。

加強檔案教學內容的改進，不單單在課程上講檔案，看檔案。有些大學開設的有檔案相關課程，但都講的是國家檔案，多偏向政治性，內容太過公式化，缺乏趣味性同時離大學生生活較遠。而且課程內容大多是將檔案給同學們欣賞。檔案的作用是欣賞嗎？顯然不是。學校在學生對檔案進行欣賞的同時，更應該讓大學生進一步了解檔案更深層的含義，了解檔案對民族文化以及大學生自身的英雄。國家檔案離學生很遠，并不能完全正確地啟發學生對檔案的看法。檔案課程更應該在拓展學生知識面的同時，讓學生自己關注到自己身邊的檔案信息。

（二）加強大學生對檔案的認知。大學生的知識獲取大部分來自于學校的教育與校園活動，而在當前大學內，大部分高校除了相關專業開展檔案課程外，大部分專業都沒有相應的課程或活動。這也是導致大學生檔案意識不強的重要原因。

通過學校教育讓大學生重視檔案，利用檔案，讓大學生了解形成檔案意識的重要性，從而自主培養檔案意識。提高大學生對檔案的利用，在利用過程中進行教育，并逐步培養檔案意識。組織大學生參觀學校檔案管，了解檔案從收集到利用的整個過程，在這個過程中讓學生了解檔案的完整性和真實性對檔案憑證作用的重要性，樹立檔案可靠性與權威性，引起大學生對檔案的認識和重視，進而提高大學生的檔案意識。

同時加強畢業生檔案意識教育，在就業指導課中對即將畢業的大學生重點教育，對自己重要的才會引起重視，讓學生自主關注自己的檔案。在畢業大學生的影響下，使全民檔案意識得以提高，社會檔案工作更加順利地開展和發展。

（三）加強大學生對檔案工作的重要性的認知。檔案工作即檔案管理，是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務的總稱。

隨著社會發展，電腦及互聯網的普及，大學生從網絡上獲取的只是也越來越多。加大檔案信息開放力度，提高檔案信息化水平，使大學生能夠在網絡上更多地接觸檔案，了解檔案工作，是提高大學生檔案意識的重要途徑。

只有社會檔案工作得以完善和加強，大學生才會對檔案工作更加擁護。檔案工作對于各項社會管理系統都是不可缺少的一部分，合理便捷的檔案工作有利于社會各方面的發展，促進人才流通，增強社會資源共享。檔案部門雖然研究、管理檔案，但其目的仍是為社會的需要提供服務。想要檔案工作更好地為人們服務，就應該主動地去配合檔案工作，檔案工作開展順利，為人們服務的也越便捷。

（四）培養大學生檔案管理技能。身為大學生，必須知道檔案，了解檔案，才能在生活工作中將自己的檔案信息完美的利用起來。由于當前學校等部門檔案制度并不完善，在收繳學生所需提交的材料時，都存在忽視細節的情況。大學生自己漏交一些當前不必要的材料，檔案部門也不會在意，交什么，歸檔什么，不交，略過。而這些略過的內容，或許在以后會成為必不可少的東西。因此，學校更應該培養大學生對自身檔案材料管理的能力，合理利用自己的檔案，給自己創造價值。

隨著我國社會經濟的不斷進步,檔案在日常生活中產生的作用也日益重要，對大學生檔案意識的培養顯得尤為重要。檔案意識的形成是一項長期的、普遍的工程，需要學校與社會共同的努力。檔案意識的提高能使個人的生活工作更加便利、更加有據可依，對社會檔案工作具有良好的促進作用，使檔案工作更加順暢，全面的開展。在學校的教育與社會的促進下，大學生檔案意識將全面形成并得以發展，并對其親友產生影響，起到帶動作用。大學生檔案意識的提高，會使檔案工作更加順利完善，促進我國檔案事業的發展與進步。

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