醫學院校檔案館拓展公共服務功能探究
——醫學檔案資源的開發與利用

文/沈陽醫學院　孟健

醫學院校檔案館拓展公共服務功能探究
——醫學檔案資源的開發與利用

文/沈陽醫學院孟健

【摘要】本文分析了高校檔案館醫學檔案資源利用的現狀、管理上存在的問題，探討了開發醫學檔案資源的意義，并提出了醫學院校檔案館開發醫學檔案資源、拓展公共服務的有效措施。

【關鍵詞】醫學；院校；檔案館；公共服務

一、高校醫學檔案資源利用現狀

醫學檔案主要分布于教學、科研、出版類檔案中，包括教材、科研成果、論文、出版物、音像制品等。醫學檔案包含大量的醫學成果，是重要的信息資源。就目前的利用狀況來看，高校檔案中利用率較高的是黨群類、行政類檔案和教學類檔案中的學籍檔案，前者主要為學校職能部門決策提供參考憑證，后者主要為畢業生學歷認證提供依據。

醫學檔案作為醫學知識的一個載體，是一種信息資源類的無形資產。當前，很多高校的醫學檔案只是被保存，實際利用率很低，醫學檔案資源的潛在價值未得到發揮。

二、高校醫學檔案資源管理存在的問題

《高等學校檔案管理辦法》對高校文件材料的歸檔范圍做出明確規定，即黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類等十大類檔案。目前，醫學院校檔案館都根據“十大類”的范圍進行檔案的歸檔和保存，醫學檔案作為醫學院校特有的檔案資源尚未作為一項專門檔案加以集中統一的管理，而是分散保存于高校各類檔案中。因此，醫學檔案內容上的專業性和保存上的分散性，使得檔案工作人員很難從整體上對其把握和利用。當前，醫學檔案資源在管理上存在以下不足：

（一）檔案材料收集不全。盡管一些高校按照檔案法的規定，加強檔案的領導和管理，但仍有部分高校由于各種原因，管理制度不健全，文件管理不夠規范。如有些醫學院校沒有建立規范的部門立卷制度，沒有固定人員長期負責文件材料的收集歸檔工作，學校檔案館也缺乏對此項工作的監督和管理，導致一些醫學院校只注重對黨群、行政、教學、科研等利用率較高的材料進行收集與管理，而對于醫學教材、期刊、論文及音像制品等利用率較低的材料的卻未進行收集，大部分醫學檔案散布在學校的教學及相關管理部門，造成醫學檔案收集不全。

（二）缺乏系統規范的管理。醫學檔案是醫學院校特有的檔案資源，包含大量寶貴的醫學信息及科研成果，有著極其重要的信息參考價值和利用價值。目前，高校檔案館對于醫學檔案的重視程度不夠，尚未認識到其潛在價值。因此，醫學檔案作為一種“專業性”較強的檔案，在醫學院校并未得到專門的管理，而是分散于教學、科研、出版等各類檔案中，缺乏系統規范的有效管理，為日后的利用服務帶來不便。

（三）檔案的開發和利用有限。目前，很多高校檔案工作的現狀仍是“重保管、輕利用”，檔案資源的開發利用工作未得到有效開展。一些醫學院校檔案館對檔案的開發利用主要體現在編研方面，但編研成果主要集中于黨群、行政、教學、科研檔案方面，成果如學校大事記、組織機構沿革、文件匯編等，鮮有醫學檔案方面的編研成果。

三、高校檔案館開發醫學檔案資源的意義

高校檔案工作要進一步發展，必須在功能上實現由傳統服務向現代公共服務的轉化，開發醫學檔案資源對于檔案館自身建設及學校未來發展具有重要意義。

（一）拓展公共服務的有效途徑。新時期，高校檔案館要發揮更大的作用和價值，必須結合社會的公共服務需求，拓寬公共服務領域。隨著公眾健康意識的逐步增強，醫學院校檔案機構可憑借自身的館藏特色優勢即醫學檔案資源，對其進行有效開發、整合、加工和利用，為公眾提供醫學方面的展覽、講座以及其他的醫學信息服務，從而為公眾普及醫學相關知識，實現對社會公眾的醫學文化教育，這不僅發揮了醫學檔案的潛在價值，也拓展了高校公共服務的范圍和領域。

（二）提升檔案館服務能力和水平。高校檔案館公共服務意識的轉變和主動服務能力的增強，是檔案館公共服務水平得以發展的重要基礎。開發醫學檔案資源，為公眾提供醫學信息服務，實現了高校檔案館由傳統服務向現代公共服務的轉化。在這一轉化過程中，檔案館不僅要轉變服務理念，樹立服務面向大眾的意識，更要加強檔案服務能力建設，提高自身的理論修養和業務能力，理論上要用檔案學的前沿思想武裝自己，實踐上要學習國內外檔案部門的優秀經驗和先進做法，從而不斷提升信息服務能力和水平。

（三）提升檔案社會認知度和學校社會知名度。檔案館是高校文化建設的窗口，體現了一個學校的文化“軟實力”。通過開發醫學檔案資源，舉辦醫學專題展覽、講座等檔案活動，不僅有利于校園文化建設，還能夠擴大高校檔案服務的受眾范圍，讓檔案文化走出校園，走進公眾生活，增強人們對檔案的認識和了解，提高檔案的社會認知度，同時通過檔案宣傳也提升了學校的社會知名度。

四、醫學院校檔案館開發醫學檔案資源、拓展公共服務的措施

新時期，醫學院校檔案館應探索有效的措施和途徑，拓展公共服務功能，挖掘醫學檔案的潛在價值，更好地為地區的教育發展、醫療衛生事業服務。

（一）建立健全檔案管理制度。目前，很多醫學院校存在著檔案管理制度不健全的問題，對于散布在各部系的醫學檔案缺乏有效的制約管理機制。對此，學校應根據《高等學校檔案管理辦法》和《高等學校檔案工作規范》，結合學校實際情況，制定、完善學校檔案管理工作的各項規章制度，制定各部系醫學檔案管理規章制度，從制度上規范醫學檔案管理工作，確定各部門檔案管理人員的職責范圍。通過相關制度的貫徹執行，規范檔案工作行為，使檔案管理工作步入制度化軌道，保證醫學檔案歸檔材料的齊全完整、科學系統的分類，為發揮醫學檔案的服務功能提供基礎保障。

（二）提高檔案工作人員的服務意識和能力。檔案工作人員素質狀況直接決定了其對外公共服務的水平和查閱者的切身感受。為發揮醫學檔案在公共服務中的積極作用，檔案工作人員必須提升服務意識，樹立起為公眾服務的公共理念，意識到檔案只有服務大眾和走向社會，才能發揮高校檔案的文化教育功能，才能實現醫學檔案的潛在價值。同時，檔案資源多元化和檔案服務大眾化迫切需要更多的復合型人才。檔案工作人員應不斷提升服務能力，具備既懂檔案又懂醫學、既通曉業務又會運用新技術的能力和素質。

（三）開發醫學檔案資源、拓展公共服務的具體途徑。一是醫學檔案展覽。目前，高校檔案展覽主題多以校史為主，參觀人員多為本校師生以及相關單位的來訪人員，參觀人員有限。為拓展服務范圍，醫學院校檔案館可依托特有的醫學檔案資源舉辦醫學相關的主題展覽，將現有的醫學檔案資源按學科進行分類，如臨床醫學、預防醫學、營養與食品衛生、醫學檢驗、護理學等，再將每一學科的檔案資料進行系統歸納與整理。在展覽的主題選擇方面，可選取公眾感興趣且與公眾健康、生活密切相關的主題，如“食品營養”“嬰兒護理”“老年護理”“常見疾病預防”等。同時，為便于公眾生動直觀地了解展覽內容，展覽在形式上應圖文并茂，必要時配備相應的音頻、視頻資料。此外，展覽的地點不能局限于校內，可將展覽深入到社會上的其他單位、社區、商場等人流量較大的場所。二是醫學檔案推廣活動。檔案推廣指檔案管理機構向社會大眾，尤其是檔案使用者宣傳檔案館的服務地點、服務計劃和服務精神，積極主動地為檔案讀者提供的一種服務。為發揮醫學檔案的公共服務功能，醫學院校檔案館可結合館藏地現有條件，與校內其他部門合作，根據公眾的興趣和要求，開展不同類型的推廣活動。例如，針對少年兒童，編撰趣味性的醫學科普檔案讀物，開發游戲讓孩子們在游玩中學到醫學知識，展覽中招募志愿者講解員等，通過寓教于樂的方式讓孩子們了解醫學及檔案的相關知識；針對普通大眾，可舉辦健康系列講座、家庭醫療檔案建立培訓班等。同時，可通過校園網絡媒體、宣傳手冊等多種途徑廣泛宣傳和普及醫學檔案信息，在提高公眾的檔案意識的同時，也傳播了醫學檔案文化。三是醫學檔案信息化及共享平臺的建設。隨著信息技術的迅猛發展，數字檔案建設已成為檔案工作的必然趨勢。為實現社會各界對醫學檔案的廣泛利用，醫學檔案管理的信息化建設勢在必行。醫學院校檔案館應以網站為基礎，加快醫學檔案信息資源數字化建設，實現電子文獻的實時管理與利用，保證信息的自由獲取。同時，建立數字化視頻檔案數據庫，進行醫療健康知識的網絡宣傳。此外，為實現優勢互補，各醫學院校檔案館應建立醫學檔案信息共享平臺，實現醫學檔案信息的共享共建，從而真正推動醫學檔案的廣泛應用。

總之，做好醫學檔案的開發與利用工作，不僅可以提升醫學院校檔案工作服務社會的能力，也為地區的醫療衛生事業做出了貢獻。新時期，醫學院校檔案館應轉變工作方式、思維方式和行為方式，充分認識到醫學院校管理體制下檔案的新特點，不斷探索醫學院校檔案管理的新模式，將高校檔案管理工作推向一個新的層面。

（本文為2015年遼寧省檔案科技項目《醫學院校檔案館拓展公共服務功能的研究》階段性研究成果，課題號:L-2015-R-8）。

參考文獻：

[1]劉招蘭.新時期背景下高校檔案館公共服務發展與傳承方向，蘭臺世界，2014（8）.

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