簡析從高校評估談高校檔案管理的發展趨勢

文/閩江師范高等專科學校　張潔

簡析從高校評估談高校檔案管理的發展趨勢

文/閩江師范高等專科學校張潔

【摘要】高校檔案管理在高校評估過程中占據著非常重要的地位，是高校評估工作的重要依據。同時，高校評估的進行對各高校的檔案管理工作有著非常積極的促進作用。本文就高校檔案在評估過程中的重要作用、所展現的各種問題，重點針對高校評估影響下高校檔案管理的發展方向展開分析。

【關鍵詞】高校評估；檔案管理；發展趨勢

高校檔案是廣大教職工長期從事教育科研工作和黨政管理工作及其他活動的真實記錄。高校檔案在一定程度上是學校各方面工作進展過程的一種客觀體現，承載著學校工作、發展的痕跡。因此，在高校評估過程中，高校檔案對高校評估的順利進行有著非常重大的意義。

一、高校檔案對高校評估的重要意義

（一）檔案管理評估是高校評估工作過程的重要環節。有關文件指出，學校要辦好，其中一項基本工作就是高校檔案工作，并且需要將其納入到高校的整體發展規劃之中，強化相關領導工作，同時提高檔案工作的管理水平。可見，檔案管理是各大高校的一項基本工作，同其他教育教學等工作一樣，在學校工作的組成中占據著非常重要的地位。因此，在高校評估過程中，其檔案管理的真實性、完整性、系統性等也是評估工作進行中的一個重要環節。

（二）高校檔案是高校評估工作進行的一項重要依據。高校檔案作為學校各個方面工作的一項原始記錄，為高校評估過程中的各項指標數據提供客觀、真實的依據，是最有力的客觀證據。同時，在高校評估的過程中，可根據高校檔案對主要的觀測點進行監督、審核，來評判各項工作的進展、執行情況，并對執行的結果進行評判。如果缺少高校檔案這一重要依據，高校評估工作將無法做到實事求是的評判，從而對高校的監督和核查將不能有效進行，從而國家相關機構對于高校的管理和教育教學水平的提高將大打折扣。

二、在高校評估過程中高校檔案所突出的幾大問題

（一）檔案資料不完整。檔案的資料不完整主要體現在以下兩個方面：第一，對于工作的開展等情況無相關記錄；第二，在工作進展過程中，資料缺乏連續性。造成這種情況的原因是：在高校工作進展過程中，相關部門未按照有關規定的要求來對教學及其管理活動過程中形成的一系列文件材料進行全面的收集、整理、鑒定、分類、保管，沒有實現有憑證、查考以及利用價值的文件材料向教學檔案轉化，沒有做好檔案的集中保存。

（二）檔案資料的不規范。不規范的檔案資料大量存在，這是在高校評估過程中普遍存在的現象。不規范資料的主要有以下幾個方面：第一，同一類資料的格式、內容、名稱的不同一性；第二，相關數據前后之間存在差異，存在不一致性。

不規范的檔案資料大量存在致使檔案資料的真實性大打折扣，嚴重影響高校評估工作的進展。造成這種情況的主要原因有以下幾個方面：第一，高校檔案的管理意識不強；第二，檔案的管理制度不完善，執行不徹底。

（三）檔案管理的方式落后。在實際的學校工作開展過程中檔案資料的來源多種多樣，但是在評估的過程中發現高校的檔案資料仍以紙質類的資料為主，且仍以人工的手工管理為主。從而體現出在檔案管理的過程中，檔案的載體單一，且自動化程度不足，與目前的我國的社會發展水平不相一致。落后的檔案管理方式為高校的檔案管理帶來了一定的不足：第一，資料的不完整；第二，占據大量的存儲空間；第三，資料整理的工作量增大且重復性強，第四，不便于資料的查找和調閱。

三、高校檔案管理的發展方向

（一）高校檔案管理意識、制度。在高校評估過程中檔案管理所發揮的關鍵作用，使全體教育工作者認識到檔案管理的重要性，從而對高校檔案管理工作產生以下幾個方面的影響：第一，高校評估工作進展過程中的各個環節對高校檔案的調取查閱及查閱結果等方面的反饋，便于高校理順檔案管理的工作體制，明確各檔案管理人員的相關職責，并對高校檔案管理制度中的不足進行彌補，建立健全檔案管理的體制制度；第二，高校檔案在高校評估過程中體現的關鍵作用，在無形中增強了廣大師生的檔案管理意識，便于各檔案管理工作及相關制度的開展。

（二）檔案管理方式。在高校評估過程中所體現出的資料查閱、調取等方面的不便、不足之處，致使各大高校高度重視檔案管理方式的更新，使得高校的檔案管理方式同目前我國的社會科技發展相適應。這主要有以下兩個方面的體現：第一，資料的存檔方式多樣化，充分運用現在的多種媒介對檔案資料進行保管；第二，管理方式現代化，充分運用計算機技術建立檔案管理數據庫，提高檔案資料的采集、傳輸、整理能力。

（三）檔案管理工作的自評自建。根據高校評估過程中對高校檔案管理的相關要求，建立自身的檔案自評制度。對檔案建立過程中出現的各種問題及時進行反饋，并進行及時的補足、調整，以確保檔案管理工作的順利有效進行。

四、結束語

總的來說，高校評估在本質上而言是一種管理手段，其作為對各大院校的各項工作進行監督和考核的方式而存在，在各大高校的發展過程中都占據著非常重要的地位。各大院校進行高校評估的過程中必須給予學校檔案高度重視，做好高校檔案管理，向著未來良好態勢出發。

參考文獻：

[1].劉超,韓淑華.從高校評估談高校檔案[J].河北科技師范學院學報（社會科學版）,2004(06).

[2].邱菊.從高校評估談教學檔案管理的重要性[J].廣西廣播電視大學學報,2009(06).