提升國土管理行業檔案管理效率的方法

文/吉林省安圖縣國土資源管理局　王培霞

提升國土管理行業檔案管理效率的方法

文/吉林省安圖縣國土資源管理局王培霞

【摘要】國土管理行業的檔案管理是檔案管理工作中的重中之重，是國家寶貴的財富。做好國土檔案管理工作是維護國土安全的需要，也是歷史發展的必然要求。本文從目前國土管理行業檔案管理中出現的問題出發，探討了提高國土行業檔案管理效率的方法。

【關鍵詞】國土管理；檔案管理；問題；效率

國土管理行業的檔案管理指的就是對在土地規劃、開發和利用，在地籍管理、土地測繪的過程中形成的文字、圖片等資料的有效性管理。國土管理行業的檔案管理對提高國土的利用效率，對維護國土安全，對查證歷史資料具有重要的意義。我國國土管理行業的檔案管理歷經多年，但是仍然存在一定的問題，這些問題的解決對提高國土管理行業檔案管理效率具有重要的意義。

一、國土管理行業檔案管理的問題

我國國土管理行業的檔案管理發展歷史很長，形成了一套完整的國土檔案管理系統，但是隨著計算機和互聯網技術的發展，傳統的檔案管理模式難以滿足檔案利用的現狀，所以在國土檔案管理中產生了一些問題，這些問題主要表現在以下幾個方面。

（一）檔案管理體制不完善，存在安全隱患。國土管理行業檔案管理體制不完善主要表現在以下幾個方面：第一，在日常的工作中，檔案管理人員制定績效考核的標準是完成領導布置的任務，所以在實際的工作過程中，往往出現分工不明、責任模糊的現狀，導致一些珍貴的國土檔案沒有及時地得到歸檔保存處理，導致一些資料遺失，造成不可預估的損失。第二，檔案管理的基礎設施落后。部分國土檔案仍然使用木質的檔案柜對檔案進行保存，在保存的過程中，因為庫房潮濕、長期無人打掃等原因，導致其中的國土檔案資料經常出現霉損、蟲蛀、字跡模糊等問題；或者因為庫房過于干燥，木質柜很容易引發火災，給檔案的保存和利用帶來不良影響。

（二）檔案管理的信息化程度比較低。隨著計算機技術和網絡技術的發展，在檔案管理中，數字化和信息化是必然趨勢。目前，在很多國土檔案管理中仍然采用傳統的檔案管理模式，導致國土檔案管理的效率比較低。出現這種情況的原因有兩點，第一，信息化意識比較低，在國土檔案管理中缺乏改革創新的動力；第二，人員構成不合理。在國土檔案管理的人員構成中以年齡比較長的人員為主，并且人員的流動性比較大，專業性不強，導致檔案管理模式遲遲得不到更新。

（三）檔案的利用程度低。目前，在國土檔案的管理中，存在著“重管理”“輕利用”的現狀。一方面，國土檔案管理的內容非常多，很多檔案得不到及時的整理和歸納，導致檔案的實際效用得不到發揮；另一方面，檔案管理人員對各個部門的檔案需求不明確，通常只是“問什么就查什么”，主動服務的意識不強，導致檔案的利用程度比較低。

二、提高國土管理行業檔案管理的方法

（一）建立規范的檔案管理制度。第一，提高國土檔案管理工作人員的技能，通過開展專家講座、短期培訓、內部交流等工作，提升檔案管理人員的技能，強化工作人員收集檔案、檔案立卷、檔案整理、檔案裝訂、檔案上架等各個環節的實際應用能力，保證檔案管理工作的有序性、提高檔案管理的效率。第二，實行崗位責任制。在檔案管理的過程中，明確每個工作人員的責任，劃分責任，將檔案管理的范圍、內容進行明確的規定和劃分，并且制定相應的制度，保證檔案管理人員的行為有規可循，防止出現檔案丟失的現象，提高檔案管理的效率。第三，實行激勵機制。激勵機制是和崗位責任制相依存的。要提高國土檔案管理的效率，就要打破平均分配的現狀，在崗位責任制的基礎上實行激勵機制，建立合理地獎懲制度。促使檔案管理人員提高工作積極性，主動地學習，主動的提升自己的工作能力，從而促使檔案管理效率的提高。第四，完善檔案儲存的基礎設施建設。在檔案管理室中要合理的設置防火、防水設施，要對工作人員開展消防教育，及時地對損害的柜子進行更換，對儲藏室進行打掃，保證儲藏工作的安全性。

（二）提高檔案管理的信息化程度。在計算機和互聯網發展的時代，提高檔案管理的信息化程度是提高國土管理行業檔案管理效率的必然要求。提高檔案管理的信息化程度要從以下幾個方面來進行。第一，完善檔案管理工作的人員構成。在檔案管理隊伍中，要引進和培養檔案管理的信息化人才，使其掌握熟練地計算機檔案管理的技能，并且通過點到面的傳播，建立檔案管理的信息化系統，從而提高檔案管理的信息化程度，提高檔案管理的效率。第二，推進信息化檔案管理模式。要及時地將紙質的檔案資料錄入計算機檔案管理系統，優化檔案管理的信息化模式，然后通過政府的推動使其得到大范圍的應用和推廣。同時通過信息化管理完善國土檔案在線查詢功能，提高國土檔案資源的利用效率。

三、結語

在信息化的背景下，國土管理行業的檔案管理存在著管理體制不完善、信息化程度低、利用率低等問題，這些問題的解決，國土管理行業檔案管理效率的提高需要從完善檔案管理體制、提高檔案管理的信息化程度、提高檔案的利用率等方面來實現。

參考文獻：

[1]陳會改.基層國土所檔案管理存在問題與思考[J].檔案與建設,2013, (8):73-74.

[2]許傳玲.創優國土檔案管理提升服務保障水平[J].民營科技, 2014, (10):120.