檔案查借閱制度的健全與完善

文/石家莊市第一醫院　謝少云

檔案查借閱制度的健全與完善

文/石家莊市第一醫院謝少云

【摘要】檔案作為工作活動的記錄，有利于資料查詢、考證，隨著醫療體制的改革，醫院檔案管理工作越來越受到重視。規范的檔案管理工作是醫院順利開展一切工作的有力保障。本文就醫院檔案查借閱制度存在的問題，進行了分析并提出了幾點對策。

【關鍵詞】醫院檔案；查借閱制度；改善對策

醫院檔案是醫院最大的信息資源，涉及醫院管理和醫療工作的方方面面，其應用范圍越來越廣，因此醫院檔案查借閱工作的規范化成為醫院檔案管理人員的重要任務。建立健全的檔案查借閱制度，完善規范檔案借閱管理系統，對發揮檔案的醫療價值、科研價值有著十分重大的作用。

一、醫院檔案查借閱制度存在的問題

（一）檔案借閱登記手續不規范。醫院檔案的流失，主要是借閱手續的不規范，例如病案的借閱必須由住院醫生簽名后憑借條到檔案室借閱，但常常出現實習醫生代替住院醫生持借條來借閱檔案，甚至出現個別實習醫生模仿導師簽名借閱病歷檔案。登記手續的不規范，是導致檔案丟失的另一原因，醫務人員借閱檔案常常由于匆忙沒有詳細填寫借閱信息，一些借回去的檔案還出現在各科室間私下轉借等現象。

（二）檔案管理缺乏系統管理。醫院檔案門類多、數量大、涉及面廣等特點，導致一些醫院形成了各自科室管理本科室相關檔案的局面，出現部分特殊檔案借閱無門的現象，更讓醫院檔案管理工作出現歸檔不明、職責不清的問題。

（三）檔案管理人員業務不精，法律意識淡薄。檔案統一管理需要管理人員擁有龐大的知識體系，熟悉檔案分布及各科室基本內容，能給予借閱者一定的借閱指導。目前，大部分醫院管理人員并不是檔案專業出身，在專業知識、管理能力、職業素養上并不能滿足醫院檔案管理工作的要求。甚至個別管理人員對醫院檔案重要性的認識不足，私自外借特殊病歷檔案，致使原病案被篡改，引起醫療糾紛。

（四）檔案借出后監管不力，沒有嚴格的獎懲制度。很多醫院檔案管理在借閱歸還工作上出現漏洞，一些檔案借出后被涂改、勾畫、拆散等使檔案失真，嚴重影響了檔案的質量，甚至有些科研人員借出檔案長期不歸還，而對于這些現象并沒有相應的懲罰制度，即使已經在檔案損壞丟失方面有相關懲罰措施，卻并沒有嚴格的執行，使得致使檔案損壞丟失的醫務人員并不重視對檔案的妥善保管。

（五）檔案管理缺乏信息化手段。在計算機技術飛速發展的當下，一些醫院已經實現了檔案管理的初步信息化，但電子檔案更容易被修改，醫院對檔案安全保護的技術手段并不高。另一方面，檔案管理人員缺乏先進技術軟件的應用經驗，并不能體現檔案管理信息化快捷、高效的優勢。

二、醫院檔案查借閱工作的改善對策

（一）規范檔案借閱程序。醫院要從自身實際情況出發，改進完善檔案借閱的相關規定，嚴格執行借閱規章制度，檔案借閱必須由借閱人親自完成，登記信息不僅需要個人基本信息，還應該說明借閱目的和歸還時間，把檔案妥善保管的工作落實到明確個人。在檔案歸還時還要做好清查、核對工作，防止錯號、重號、錯檔及漏檔的發生。

（二）整合資源，對檔案進行系統管理。檔案系統有序的分布是檔案管理工作的基礎，醫院要注意建立健全的檔案管理體系，形成以行政綜合檔案為主體，各職能科室、臨床科室檔案為基礎的檔案管理體系，對各個門類、不同載體的檔案進行有效的系統管理。

（三）增強檔案管理人員素養和法制觀念。檔案管理人員的引進和培養對檔案管理工作十分必要，定期對管理人員進行業務培訓，建立醫院檔案管理特有的培訓機制，通過外出進修、管理經驗交流會等方式，打造業務精深有專業素養的醫院檔案管理隊伍。同時注意對管理人員法律意識的培養，通過學習掌握一定的法律常識，保證檔案管理工作的順利開展，為檔案借閱提供高效的服務。

（四）完善檔案借閱的相關制度。檔案借閱制度需要明晰化以達到檔案的有效管理，這就要求我們嚴謹細致地制定完善檔案借閱的相關制度規則，如檔案借閱權限的規定；檔案借閱時間的規定；檔案借閱地點的規定以及檔案借閱的懲罰制度等等。全方位完善醫院檔案借閱制度，在提高檔案管理工作效率方面有著重要的作用。同時，還需要對個別特殊的檔案制定相關的特殊管理規定，例如對引起醫患糾紛的病例檔案由專人負責獨立保管，對科研檔案借閱數量和借閱時間做出明確規定等等，做到檔案借閱的合理規范。

（五）合理運用信息化，改善借閱手段。在信息載體多樣化的影響下，檔案管理工作需要采取相應的先進技術手段來完成。在完善聲像檔案資料的基礎上，計算機、攝像機、掃描儀、投影儀等查閱設備的配置必不可少。信息化檔案管理中，需要利用網絡實現檔案資料系統化，為查閱提供必要的專題目錄、全引目錄等檢索條目，并建立一定的信息利用反饋制度，以及與外院在科研檔案資料等方面達到資源共享，從而讓檔案借閱真正滿足醫療、教學、科研等多方面的需求，充分發揮檔案的作用，為醫院改革和發展提供信息服務。

總之，醫院檔案查借閱制度的施行不能僅僅停留在文案上，更需要檔案管理人員以醫院實際工作為準，落實到日常檔案管理中來，使醫院檔案管理工作規范化，推動醫院各項工作的開展，實現領導決策科學化和管理水平現代化。

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