謀求新常態(tài)下人事檔案工作新發(fā)展

文/宜昌市夷陵東城試驗區(qū)管委會 唐西春；宜昌市柑桔科學研究所 余宗樺

干部人事檔案是全面了解干部和正確選用干部的基礎，提升檔案工作的整體效能已成為一個重要課題，夷陵區(qū)人社部門主動作為，充分發(fā)揮職能作用，積極探索檔案工作新途徑，緊緊圍繞中心工作，有效提升檔案工作服務大局的能力。

一、干部人事檔案建設的現狀

干部人事檔案室成立以來，在局領導的高度重視下，制定了完善的檔案管理制度，配置了相對完善的檔案管理軟硬件設施，配備了專職檔案管理干部1名、兼職人員2名檔案，健全了收集、鑒別、整理等檔案管理體系網絡組織，形成了常抓不懈的治理體制，檔案管理水平迅速提升，達到省一級檔案管理工作制度化、規(guī)范化的要求。目前，檔案庫房建筑面積150余平方米，其中，庫房52平方米，閱檔室26平方米，辦公室26平方米，室內配有完備的柜式空調機、計算機、打印機、照相機、溫濕度記錄儀、取暖器、打孔器、切紙機等設施設備。庫存檔案3599卷，其中，在職干部檔案1577卷，離退休人員檔案2022卷。

二、存在的主要問題及成因分析

（一）信息化程度不高。必要的基礎設施是實現干部人事檔案管理科學化、信息化的基礎，也是創(chuàng)新發(fā)展和綜合利用的前提條件。計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，無紙化閱檔基本沒有實施，高標準配備必要縮微復印設備、計算機、掃描儀、數碼相機、干部人事管理系統(tǒng)軟件等基礎設施設備至今仍未落實到位，場地有限、資金不到位等等因素在一定程度上影響了檔案工作的開展。

（二）利用價值較低。人事檔案管理重保密，但在利用上明顯不夠，主要表現在范圍的利用上，大多為人事檔案，如個人簡歷、職稱、個人工資、退休審批等等，歷史檔案、經濟檔案、社會檔案利用較少，并且利用的方式也比較單一，有需要的時候才會去找一下資料，平時就堆放在那里，主動服務意識不強。開發(fā)服務意識差，在培養(yǎng)干部、后備選拔、職位升遷、能力考核等方面未能銜接，粗放型檔案管理和激活專業(yè)人才使用相脫節(jié)，使人事檔案功能越來越弱化。

（三）管檔基礎薄弱。部分人員沒有經過專業(yè)的檔案知識培訓，缺乏相關的管理知識，對檔案的重要性、保密性認識不足，對于檔案如何收集、整理、歸檔、裝訂等基礎性業(yè)務不太了解，有的還是“門外漢”，自覺收集、整理意識較差，容易造成管檔工作底子不清，情況不明。主要表現以下方面，一是有些部門干部人事檔案材料的收集內容不規(guī)范，不全面，不徹底，在審核干部個人材料形成時走過場，應進必進，并未按要求必須篩選事項內容進檔管理和摒棄；二是有些單位根本沒有專業(yè)性檔案管理員，而是由從事辦公室工作的人員替代，日常動態(tài)管檔程序雜亂無章，無工作計劃安排，缺乏全程監(jiān)控防范機制和創(chuàng)新機制，查詢人事檔案時容易出現“兩頭辦，多頭跑”的現象，發(fā)生問題時造成相互推諉責任。三是部分檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，沒有及時整理歸檔。有些為了節(jié)省經費，不愿意購買更新設備，有的抱著湊合著能用就行的態(tài)度，有的甚至將辦公場所、閱覽場所、倉庫整合使用，沒有分開，安全系數較低。在防火、防潮、防盜上，缺乏相應的技術手段，水平較低。有些在查閱檔案的過程中，還停留在原始的手工操作上，方法落后，效率低下，管理成本大大增加。查閱過程中，由于保護工作做得不夠，日光多次照射，反復將原件調出來使用，時間一長，磨損就很嚴重，容易造成紙張褪色，字跡模糊，有褶皺現象，嚴重的甚至出現掉頁、撕破，嚴重影響檔案的完整與安全。

（四）檔案意識欠缺。一直以來，檔案保管人員甚至領導都對檔案工作在認識上存在誤區(qū)，認為就是一些文字記載，沒有認識到檔案是這一種珍貴的信息資源、文化遺產，而是認為利用檔案是職工自己的權利，有的認為檔案工作是粘不上筷子的小事，平時就是剪刀、漿糊、抄抄寫寫，上不了臺面，與本單位的中心工作無關，也不是什么主要工作，更不能給單位創(chuàng)造什么實質性的效益，不用費太大精力，工作差不多、過得去，能夠應付檢查、外調、查檔，不丟失、不泄密、不出現什么問題就行了，長期被動應付，難以高質量地完成工作任務。

（五）機制制度不全。在立卷、歸檔、保管、利用等方面缺乏有效制約機制，既沒有建立系統(tǒng)完善的管理組織，也沒有明確管理職責，更沒有建立起靠制度管人管事的具體措施，導致存在檔案資料收集不齊全，存在無檔可查的問題，有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴，甚至存在有些干部檔案在年齡、工齡、黨齡時間上的形成材料和第一手歸檔材料不一致的現象。

三、對策與建議

（一）加強信息化建設。檔案管理部門要進一步制定信息化實施計劃，并將信息化的各項工作任務分解到各個科室和每一個具體管檔人員，并對工作開展情況實施督查，確保各項工作落實到位。通過加強信息化建設，進一步提高工作效率和準確度，提高管理的時效性和針對性。一是要加大經費投入，集中購買一批先進的計算機、掃描儀等現代化設備，熟練掌握操作技術，將文字性的檔案資料輸入計算機，通過相應的技術手段，將文字、圖片、聲像等轉換成數據資料，實現檔案紙質與數據兩種形式并存。二是要加強檔案數據整理整合工作，建成統(tǒng)一的數據庫，實現“同人同城同庫”，增強干部人事檔案信息網站功能，提供網上業(yè)務辦理和信息查詢服務。三是開發(fā)檔案管理信息網絡平臺，橫向實現與人事檔案中心、用人單位、管檔和考核單位等相關部門的連接，縱向實現與省局和縣、市、區(qū)檔案管理部門的連接，做到信息網絡系統(tǒng)的互連互通，數據共享。

（二）提高利用水平。積極轉變服務方式，變被動服務為主動服務，在接待上要熱情，仔細詢問、了解查檔目的、分析檔案產生的來源、認真查找所需檔案，做到接待生人熟人一個樣、路遠路近一個樣，做到不厭其煩細致周到。在方式上要改變過去單一、坐地的服務方式，采取電話、信函、電子郵件等多種方式查檔，做到有電必復、有信必查。在時間上做到短期服務與長期服務相結合，在做好隨訪隨查即時服務的同時，對長時期在館內查檔的對象一如既往地做好服務工作，以體現“全心投入、全面周到、全程熱情、利用者滿意”的服務理念。通過多角度、全方位地提供服務，既方便利用者又提高了檔案工作的效率和質量，將大大提高檔案的利用效率。

（三）強化工作基礎。積極爭取領導支持，做好檔案管理設施的更新，加大硬件和軟件設施的投入，配置先進設備更新換代。實行辦公場所、閱覽場所、存放倉庫各自分開，保證建筑質量，確保具有極強的防火、防潮功能。在內部，要配備鐵質的檔案柜，確保牢固，同時還要安裝空調、除濕、滅火設備，要確保防高溫、防火、防潮、防蛀、防盜、防光，還要保持通風透氣，并且落實專門檢查人員，進行不定期的檢查。加大資金投入，配備先進計算機和網絡設備，達到檔案使用者能及時高效使用。

（四）打造一流隊伍。要抽調素質高、原則性強和有一定工作經驗的人負責具體工作。培養(yǎng)一支政治上可靠、作風正派、責任心強檔案隊伍，關心他們的工作、生活，要積極開展計算機應用技術培訓，提供方便和經費支持，鼓勵管理人員開展自學或參加培訓，熟悉掌握計算機技術。

（五）完善機制制度。逐步豐富完善干部人事管理制度，在日常管理中，要求每一個管檔人員建立工作臺賬，同時建立清單制度，實現干部人事檔案可追溯管理，便于考核問責。完善《檔案管理制度》《檔案員制度》《立卷歸檔制度》《檔案查（借）閱制度》等一系列規(guī)章制度，強化檔案管理責任，檔案柜全部落鎖封閉，鑰匙實行專人專管，檔案管理人員的變換必須經由部門主要領導簽字同意，確保檔案管理始終有人抓、有人管。檔案資料借進借出要隨時登記，便于查閱，堅決杜絕借用不還、借用不按時歸還現象發(fā)生。

干部人事檔案工作是一項系統(tǒng)工程，既不會一蹴而就，也不會一勞永逸。我們要不斷發(fā)揚創(chuàng)新精神，既要在制度上進行創(chuàng)新，又要在手動方式上創(chuàng)新，更要在觀念上創(chuàng)新，按照干部發(fā)展的基本規(guī)律，采取積極有效的措施，積極探索適應現代干部人事檔案管理的新路子，推動干部人事檔案科學發(fā)展。