淺談中小國(guó)營(yíng)企業(yè)人事檔案管理

文/廣州建筑集團(tuán)有限公司 譚小勤

大部分國(guó)有企業(yè)都有人事檔案管理部門或機(jī)構(gòu)，匹配了相應(yīng)的專（兼）職檔案管理人員和人事檔案管理制度。人事檔案管理在企業(yè)人事制度、用人理念以及對(duì)員工的發(fā)展等方面都有重要的利用價(jià)值。

一、企業(yè)人事檔案管理的作用

(一)人事檔案管理對(duì)企業(yè)的作用。人事檔案管理反映了企業(yè)員工在數(shù)量、年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷、專長(zhǎng)等基本情況，為企業(yè)在人力資源匹配方面提供重要的參考。企業(yè)管理者可以通過(guò)人事檔案了解企業(yè)人力資源的動(dòng)態(tài)變化，掌握哪些人才對(duì)企業(yè)的發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)，哪方面的人才還需提高，從而有助于企業(yè)合理用人、選人及員工培訓(xùn)等。做好企業(yè)人事檔案管理工作有利于企業(yè)的發(fā)展。

（二）企業(yè)人事檔案對(duì)個(gè)人的作用。企業(yè)員工的入職、試用期轉(zhuǎn)正，調(diào)資考核、職稱評(píng)審（定）以及職務(wù)升遷、工作調(diào)動(dòng)等方面都需要利用人事檔案進(jìn)行查詢、審核。員工退休后也可能會(huì)利用人事檔案，例如一些具有高級(jí)職稱或退休較早的人員需要進(jìn)行職稱和工齡材料的確認(rèn)，就需要查考人事檔案。人事檔案在工作、學(xué)習(xí)中不斷積累，并在個(gè)人一身中發(fā)揮重要的作用。

二、企業(yè)人事檔案管理狀況及分析

（一）人事檔案管理制度與規(guī)范不完善。企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中進(jìn)行了一系列的改革與調(diào)整，人事檔案工作也發(fā)生了很大變化。人事檔案管理工作很少納入企業(yè)檔案管理工作的整體規(guī)劃中，檔案工作人員也因循守舊，所以人事檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)陳舊，而與之相適應(yīng)的制度和標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和補(bǔ)充，工作中人事檔案管工作與制度常常不一致。

（二）人事檔案管理方法、保管條件落后。企業(yè)人事檔案管理制度陳舊不完善，整理方法落后。檔案整理仍以卷為單位按人事檔案十大類分類排序、編碼、完成檔案案卷目錄以及卷內(nèi)目錄，打孔用繩子裝訂成冊(cè)放入檔案袋，后來(lái)根據(jù)2012年中共中央組織部（組通字[2012]28號(hào)）《關(guān)于做好文件改版涉及干部人事檔案有關(guān)工作的通知》改用設(shè)有3個(gè)裝訂柱的檔案盒。由于檔案整理方法與檔案裝具的特點(diǎn)，檔案利用極不方便，利用者一般只是利用人事檔案中的某一份檔案，我們必須拆開(kāi)整冊(cè)或者從檔案盒三個(gè)柱上取出該份檔案，這樣反復(fù)拆、裝不利用人事檔案的完整和安全。由于企業(yè)自身?xiàng)l件限制以及企業(yè)對(duì)人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施投入不夠，有些單位人事檔案庫(kù)房離辦公地方較遠(yuǎn)、庫(kù)房設(shè)施落后，很難監(jiān)測(cè)庫(kù)房的溫濕度從而導(dǎo)致檔案受潮生蟲，而檔案庫(kù)房又不適合整體滅蟲，只能靠檔案人員對(duì)檔案逐本檢查再處理，這樣既不徹底也不安全。

（三）人事檔案信息化程度較低。企業(yè)對(duì)人事檔案信息化建設(shè)投入不夠；檔案工作者不積極學(xué)習(xí)信息處理、數(shù)據(jù)庫(kù)等計(jì)算機(jī)技術(shù)。有些企業(yè)人事檔案只是用excl實(shí)現(xiàn)了檔案目錄電子化管理；有些企業(yè)雖然引進(jìn)了人力資源管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)人事部門的管理工作，但沒(méi)有人事檔案管理模塊，也沒(méi)有使用專門的人事檔案管理系統(tǒng)；部分企業(yè)雖然使用了專門的人事檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了人事檔案基本信息的維護(hù)，用戶設(shè)置、數(shù)據(jù)備份等功能，但缺少分類統(tǒng)計(jì)、分析等功能。人事檔案流動(dòng)行強(qiáng)，人事檔案仍注重紙質(zhì)保管，產(chǎn)生電子文件沒(méi)有進(jìn)行同步保管，人事檔案數(shù)字化程度也很低。

（四）專業(yè)人事檔案人才缺乏。企業(yè)很多人事檔案管理人員都不是檔案專業(yè)人才，多數(shù)由人力資源部門的人兼職或者根據(jù)企業(yè)需要實(shí)行員工內(nèi)部調(diào)動(dòng)。他們極少評(píng)檔案系列職稱，平時(shí)很少關(guān)注和學(xué)習(xí)檔案管理、計(jì)算機(jī)、人事等方面的新知識(shí)和技能，所以不能很好掌握人事檔案管理的最新研究和發(fā)展?fàn)顩r，不能清晰了解本企業(yè)人事檔案管理方面存在的問(wèn)題和差距，便在人事檔案管理工作方面沒(méi)有改進(jìn)和提高，只是因循守舊的完成工作。

三、對(duì)企業(yè)人事檔案管理的幾點(diǎn)建議

（一）不斷完善人事檔案管理制度與標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)人事檔案管理制度應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)政策和規(guī)定、上級(jí)主管部門等有關(guān)人事檔案管理的制度和要求結(jié)合本企業(yè)情況來(lái)制定。人事檔案工作人員在日常的工作中要加強(qiáng)學(xué)習(xí)有關(guān)人事檔案管理方面的政策和要求，在工作中善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)提出改進(jìn)的方法，與負(fù)責(zé)人事檔案的領(lǐng)導(dǎo)交流并爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的同意，再把改進(jìn)措施制定成工作中應(yīng)該遵循的制度和規(guī)定。這樣檔案管理制度將更加完善，有利于提高人事檔案管理工作。

（二）改進(jìn)人事檔案管理方法，提高人事檔案管理水平。人事檔案整理方面可借鑒文書檔案整理：以件為單位，頁(yè)數(shù)多的用不銹鋼釘裝訂，少頁(yè)用檔案專用乳膠粘好，然后分類放入相應(yīng)類別的順序，編件號(hào)，使用文書檔案保管的檔案盒。這樣整理保管及簡(jiǎn)潔又方便利用，還能更好的保證檔案的完整和安全。改進(jìn)人事檔案保管條件，做好避光、防塵、防潮等八防措施；匹配相應(yīng)的保管設(shè)施如（空調(diào)、抽濕機(jī)、加濕器等），定時(shí)檢查和更換防蟲、防潮等檔案藥品，保證人事檔案資料的安全。

（三）加快人事檔案信息化建設(shè)步伐。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視，投入相應(yīng)的人力和物力。企業(yè)可考慮購(gòu)買或自行開(kāi)發(fā)專門的人事檔案管理系統(tǒng)，或在也有的人力資源管理系統(tǒng)上增加檔案管理功能。已有人事檔案管理系統(tǒng)的企業(yè)可考慮進(jìn)一步完善系統(tǒng)功能，如增加人事檔案信息的分類、統(tǒng)計(jì)等新功能。日常工作中重視人事電子文件的收集、管理。加強(qiáng)企業(yè)部分具有穩(wěn)定性和重要性員工人事檔案的數(shù)字化工作。企業(yè)人事檔案信息化的建設(shè)應(yīng)與文書、科技等保持一致性。

（四）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案工作的重視，引進(jìn)或培養(yǎng)檔案專業(yè)人才。提高企業(yè)人事檔案管理工作水平需要專業(yè)的檔案管理人才，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)情況內(nèi)部選任或從高校、社會(huì)上引進(jìn)檔案專業(yè)人才。重視檔案管理人員的繼續(xù)教育學(xué)習(xí)和培訓(xùn)工作，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部或系統(tǒng)內(nèi)檔案管理人員之間的交流與學(xué)習(xí)，積極參加上級(jí)單位或有關(guān)檔案局舉辦的各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。人事檔案工作者既要掌握檔案管理的知識(shí)與方法；也要提高信息處理、數(shù)據(jù)庫(kù)等計(jì)算機(jī)技術(shù)，努力成為企業(yè)人事檔案管理的復(fù)合型人才。

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