人力資源以及社會保障局的檔案管理分析

文/吉林省梅河口市人力資源和社會保障局財務科 劉曉卓

人力資源以及社會保障局的檔案管理是一項基礎性工作，主要指對人力資源和社會保障有關的人員的檔案的保管過程。程序較為復雜，首先應收集信息并對其進行整理，整理后鑒定信息是否屬實或者正確，做好保管工作，并在需要的時候為社會和個人提供使用。

一、人力資源以及社會保障局的檔案管理工作現狀

隨著社會和科學技術的發展，我國的人力資源以及社會保障局的檔案管理越來越信息化和現代化，所需要管理的檔案類型也呈多元化發展。社會發展對檔案管理工作提出了更高的要求。各部門都要充分重視檔案管理工作，我國人力資源以及社會保障局的檔案管理工作起步較晚，服務于廣大群眾，對象較為廣泛復雜，加上檔案管理的數量龐大，所以，雖然我國人力資源以及社會保障局的檔案管理工作有所發展，但仍面臨著眾多問題。

二、人力資源以及社會保障局的檔案管理工作中存在的問題

（一）管理部門工作分散，不夠協調統一。我國檔案管理方式為分部門分崗位管理，但是目前我國各部門相互獨立，缺乏溝通，工作配合度低，檔案管理難以形成一個統一的整體，并且我國人力資源以及社會保障局的檔案管理所建成的部門都屬于內部部門，主要針對內部問題建設，所以管理內容片面，很難形成一個管理系統，檔案管路嚴重失衡。除此之外，我國人力資源以及社會保障局的檔案室相互獨立，各個檔案室的管理方法和制度由各自設置，沒有統一的管理標準，常常出現檔案管理工作的重復和遺漏現象，既浪費了人力物力，也導致管理效率低。檔案管理的分散性導致管理系統不能兼容，無法共享檔案資源信息，為檔案管理人員和檔案使用人員帶來不便。雖然我國人力資源以及社會保障局的檔案管理部門領導已認識到問題，但是長期的問題滯留給其整治和整合檔案管理工作帶來困難。

（二）檔案管理工作設施落后。人力資源以及社會保障局的檔案管理工作內容繁雜而多樣，所以需要大量的人力資源和設施設備。但是，我國目前的人力資源以及社會保障局的檔案管理設施落后。由于我國人力資源以及社會保障局的檔案管理起步晚而工作量多，導致檔案管理設施設備還未及時補充，硬件資源缺乏，這就容易導致檔案管理的不規范性，造成檔案混亂，歸檔延遲、錯誤，甚至出現檔案丟失問題。我國檔案管理部門較為分散，不能統一采購設備，每個檔案部門的獨立采購造成重復投資，浪費社會資源。甚至有些部門沒有設置獨立的檔案室，缺乏管理，極其造成檔案損壞或丟失。

（三）檔案管理數據庫缺乏統一標準。現代檔案管理工作都已建立了數據庫管理系統，傳統的手工信息檢索已成為過去。但是人力資源以及社會保障局的檔案管理人員綜合素質低，計算機能力差，且計算機設備更新慢，所以電子檔案的使用較少。而且人力資源以及社會保障局的檔案管理沒有統一的標準，信息化管理系統仍未形成。

（四）檔案管理機構和制度不健全。人力資源以及社會保障局的檔案管理依然存在工作人員缺乏、管理人員綜合素質低、檔案管理工作壓力大的問題，很難高效完成檔案管理任務。加上檔案管理的繁瑣性，很多工作人員在工作時萎靡不振，很容易造成工作失誤，留下隱患。加上缺乏規范的檔案管理制度，使檔案管理工作混亂。

三、人力資源以及社會保障局的檔案管理工作策略

（一）制定統一的檔案管理發展規劃。為了提高檔案管理工作的效率，要整合檔案管理各部門，統一規劃部門制度和方法，用統一的管理措施和管理計劃管理各部門。加強部門間合作，科學分配資源，最大限度實現檔案信息的共享，同時，加強領導對檔案管理工作的重視，加強檔案管理宣傳和教育。

（二）完善檔案管理基本條件。提高檔案管理的工作環境質量，為各檔案部門提供必須的設施設備。將辦公和檔案室分開設置，同時引進大量的計算機設備。還要保證檔案存放處的安全整潔和干燥，增加檔案管理人手，為檔案管理減輕負擔。還要加大資金投入力度，解決檔案管理資金匱乏問題。

（三）檔案管理工作標準化。對各檔案部門實行集中統一管理，設置統一的工作標準，嚴格依照標準進行，提高檔案管理工作的有效性，實現整體性管理。

（四）完善檔案管理機構和制度建設。健全檔案管理機構，配備專職人員專職管理，分工明確，分崗分責，避免應工作人手不足導致的兼職現象的發生。同時加強制度建設和機制建設，運用激勵機制激發檔案管理工作人員的積極性，采用績效考核的辦法促進工作效率的提高。

四、結束語

總的來說，人力資源以及社會保障局的檔案管理是一項工作量大而繁瑣的工作，為了保證人力資源以及社會保障局的檔案管理的高效性和有效性，要積極找出檔案管理中存在的問題，協調各個部門的管理工作，合理分配資源，建立系統的檔案管理工作機制，促進檔案管理工作的先進性，為社會發展的和諧穩定做出貢獻，為國家和人民提供便利。

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