辦公自動化在電力企業中的規劃與應用分析

文/中國能源建設集團新疆電力設計院有限公司 陶潔

當前電力企業內部的信息化水平大體可以滿足企業要求，但是隨著自動化的快速發展，對電力企業的高效運作也有越來越高的要求，為了順應時代發展趨勢，促進電力企業可持續發展，我們需要更高效更方便的信息交流平臺把企業的各項決策嚴肅、正式、準確、持久的傳達給除企業內部的團體和個人，逐步打破目前的局域網單系統協同辦公，更進一步將無紙化辦公推行到互聯網。

一、自動化當前辦公的現狀

辦公自動化系統開發了公文管理系統、公共信息管理系統、辦公事務管理系統個人信息管理系統。這些系統的使用來提高了公文的自動流轉，信息查詢更為便利，提高了信息的共享和員工的自動化辦公，提高了員工的工作效率。根據目前信息技術的快速發展，系統要求更進一步提高，提高辦公系統與其他應用系統的整合，有利于企業信息成為共享的綜合平臺，充分提高了系統應用的效率。

二、自動化辦公的效益分析

自動化辦公的效益分析，建成更加智能的一體化辦公平臺，在原有的高效、整合的基礎上，有以下幾個方面效益：

(一)提高重大事件的處理能力，提升公司對內對外正面形象。通過公文流轉、督辦事項、值班、重大活動組織、會議、接待、值班、信訪、信息等工作能力的提升，實現達成工作目標的轉變，從整體上對內展現一個訓練有素、銳意創新、業績優秀的辦公室隊伍，對外展現一個有社會責任感、專業、開放、嚴謹的公司統一形象。

（二）降低工作強度，提升辦公質量。辦公系統重點縮短的是流程辦理的時間，提高協同能力。通過自動化辦公系統，辦理業務過程中信息處理的復雜度會降低，提高辦理效率和質量。因此，可以提供更加自動化的數據采集。

（三）實現人性化管理，提升創新能力。對技術手段實現更加柔性的管理，讓智能辦公系統成為一項無處不在又無所察覺的信息技術，應用在管理者的日常工作當中，能使管理者不再受到信息系統的束縛，能讓管理者的才能自由發揮。

（四）減少運營成本，增加員工滿意度。辦公質量的提升，能讓公司人力資源整體水平提高，從而降低公司人力成本，減少辦公易耗品消耗，降低公司整體運營成本。

三、自動化辦公的實際應用

（一）應用依據分析。自動化辦公的基本特征是自組織、自學習，能顯著提升辦公人員的感知能力，增強其分析能力與行動能力，它通過邏輯定義、優化整合智能體及其之間的關系，可以縮短辦公資源的獲取時間，提高辦公資源的使用效率，一定程度上使電力企業辦公事務不再受時間、空間限制，從而實現按需處理、擴展各項業務，并促進系統、員工與組織間的辦公模式的轉變。由此可見，智能辦公系統具備專業的感知能力，能通過其互聯、互通能力深化電力企業辦公的智能化水平。

（二）發展趨勢探討。如今，我國信息技術水平已有大幅度提升，信息技術被廣泛應用于各行各業，因此，電力企業的辦公模式也有了一定變化，逐漸由傳統的審批工作模式轉變為自動化辦公模式，且辦公自動化也實現了第二代到第三代的發展過渡。具體來說，第一代起步于80年代中期，系統的主要特征是個人電腦與辦公套件，這個階段可以快速開展數據統計工作，進行電子化文檔寫作，并通過電子方式取代原始紙介質方式，成功實現辦公信息載體的轉變。第二代系統以網絡技術、協同工作技術為顯著標志，工作流程基本實現自動化，原來的手工收發文方式迅速被替代；第三代辦公系統的運用進一步提升了辦公自動化水平，工作流程多以知識管理為核心。

縱觀辦公自動化的發展歷程，可知辦公自動化最初是以數據為中心，后來逐漸轉變為信息中心，然后過渡到以知識為中心。不過，就目前的情況來看，應用最為廣泛的還是第二代辦公自動化系統，因此，當前亟待解決的問題是，如何采取積極措施直接實現第三代系統平臺的過渡與使用，并在此基礎上進一步完善、優化銜接模塊，提供更為優質的辦公服務，加快功能模塊之間的信息傳遞速度，提高傳遞效率，進而增強領導決策能力，加強員工執行能力，有效提升電力企業整體辦公質量。

四、結束語

文章論證了辦公自動化的現狀、效益和應用分析，局域網的協同辦公將會向到互聯網的自動化辦公過渡。充分的論證了互聯網辦公的必要性。采用了科學的方法、采集了可靠的數據。文章大體是討論辦公自動化的實際應用，研究中沒用充分的考慮到互聯網的覆蓋情況、信息安全、人員專業素質和信息服務響應情況等因素。進一步提升辦公自動化的效率，進行穩步的由局域網的協同辦公到互聯網的自動化辦公過渡。