探討電子檔案及條形碼技術應用在社保檔案管理中的有效性

文/四平市社會保險事業管理局，離退休人員檔案管理中心 韓冬

一、前言

社會保險檔案管理是保險業務經辦管理中一項非常重要的工作。傳統的社保檔案管理不易查詢、容易造成檔案磨損、保存不方便。為了提高社會保險檔案管理效率，實現檔案管理的記錄、服務、保障、和有效利用目標，在社保領域建立一套成本低、易保存、使用方便快捷的電子檔案管理信息系統迫在眉睫。

二、電子檔案及條形碼技術應用的必要性和可行性

（一）建立電子檔案的必要性及可行性。1.必要性隨著信息技術的廣泛使用，社會保險檔案的數字化建設已經成為必然的發展趨勢。從查詢上看，社保部門要為參保個人或參保單位提供查詢服務，原始的紙質檔案很難長期保存，且不方便查詢，而數字檔案可實現專人專檔、單位獨立成檔等，查詢起來更加方便。由此可見,加快紙質文檔數字化轉型，不僅是社保事業檔案管理的需要，也是時代發展的要求。2.可行性。首先，信息技術的發展為社會保險檔案的數字化建設提供載體。隨著計算機技術、計算機掃描技術以及信息存儲技術的發展，新的檔案信息形態逐步形成，其能把紙質信息資源轉化為電子檔案信息，利用數字化平臺作為信息保存倉庫，通過計算機系統連接，實現檔案資源的有序共享。

其次，保險業務人員給予技術支持。近年來，隨著保險業務人員素質的提高，大多數保險業務人員已經能迅速學習和掌握現代信息技術，部分人員還能對信息系統進行維護，保證了電子檔案信息的有效轉化和安全使用。

（二）應用條形碼技術的必要性和可行性。1.必要性?，F代社保檔案管理系統主要以條形碼和電子檔案作為核心技術，條形碼技術與檔案數字化系統可通過編碼鏈接，實現檔案信息的有效保存和準確快速查詢，且社保業務中的每一筆業務都要生成電子檔案資料，要減少處理這些文檔資料時間，就必須采用可行的技術。2.可行性。利用條形碼技術，操作人員可以通過掃描儀對帶有條形碼的檔案進行掃描，并生成數字文檔。在掃描條形碼以后，條形碼上的編碼會自動讀入社保檔案系統并進行解碼，進而反映出參保人員或者參保單位的基本信息，如業務辦理時間及類別、參保人員姓名、參保編碼等，這些索引信息會連同數字文檔一起保存。參保人員后期查詢時，只需要輸入以上相關信息就可查出相應的社會保險資料。

三、電子檔案及條形碼技術在社保檔案管理中的有效性

（一）提高了檔案信息的準確性。從技術和時間上看，電子檔案和條形碼技術在各自領域中已經有較長使用史，也經受了各種實踐上的考驗，可以直接使用到社保檔案管理工作中。社保檔案部門的工作人員通過電子掃描技術掃描文檔，即可生成數字化文檔，再通過條形碼與檔案建立起唯一的鏈接關系，由計算機處理后，生成規范的電子檔案目錄，為參保人員原始的檔案查詢建立一個準確、便捷的信息平臺系統。不僅如此，由于條形碼對信息的生成、讀取以及轉換全部都由計算機操作完成，入庫和掃描只需要計算機操作一次即可完成，整個過程只需要幾秒中的時間，使整個過程信息的準確性提高。

（二）縮短了社保檔案的入庫時間。傳統的社保檔案管理多以人工記錄和查詢為主，由于工作人員每天面對的檔案信息量大，容易出現記錄混淆、信息遺漏等現象，而且隨著時間的推移，檔案容易破損，風化，甚至毀壞丟失。利用條形碼和電子檔案技術不僅取代了人工記錄和查詢，而且免除了人工建立信息索引的環節，節約了檔案入庫時間，提高了檔案入庫效率，實現了業務辦理信息和社保檔案系統的有效對接。

（三）降低了社保檔案管理工作成本。由于業務系統和檔案系統之間采取物理隔離的形式，可簡單通過條形碼轉換保持業務和檔案系統之間的互聯，使電子檔案系統實現對信息的遠程查詢。不僅方便了參保群眾，而且使檔案更易保存。在以后的社保業務工作中，建議在每一張業務單子上打印上條形碼，用于提高條形碼技術的可靠性。由于條形碼技術的應用只需要建立在一張貼紙和簡單的掃描儀之上，所以還可節省運行成本。

（四）提高了社保檔案管理工作效率。電子檔案和條形碼技術的應用，代替了傳統的人工紙質記載，使中間處理環節減少，節約了人力物力資源，并使保險業務工作人員從繁重、復雜的手工記錄及手工查詢的工作中解放出來，提高了檔案管理的工作效率。

四、結語

社保檔案管理是社保業務的具體反映，與參保人員的長遠利益密不可分，還與國家檔案事業的發展以及社會的穩定息息相關。社保檔案管理工作中，利用以條形碼技術為基礎的電子檔案管理系統，真正實現了社保檔案的永久保存，節約了管理成本、提高了社保業務工作效率，解決了社保檔案管理的易錯、難存、不便查詢利用的難題，是一項值得長期推廣并不斷改進的技術。

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