辦公自動化環境下的醫院電子檔案管理

文/浙江省溫嶺市婦幼保健院 朱丹平 徐敏

隨著科學技術和醫療水平的快速發展，醫院管理的要求也不斷提高，醫院實行辦公自動化建設已成為提高整體工作效率、整體素質、綜合能力至關重要的任務。在辦公自動化模式下，積極推動檔案管理信息化，不斷促進檔案管理水平的提升，實行檔案電子化與紙質化同步，實現信息化、自動化的辦公模式代替傳統意義上的辦公方式，管理水平的完善和服務功能的強化使工作人員可以及時地獲取信息、共享信息和處理信息，實現快速傳遞文件、交流資料，提高醫院檔案管理水平，以滿意醫院的需求，更好地為醫院的發展服務。

一、電子檔案是醫院辦公自動化的發展趨勢

電子文件最早出現在歐美等發達國家，是西方國家互聯網技術的優勢催生的必然性。不但可以提高辦公效率，而且使辦公信息的處理顯現出高效率、高速度和低費用的優勢，辦公自動化是提高管理效率的重要手段,以通訊和協同操作、協調運行為技術基礎，解決日常行政事務，如會議管理、日程安排、手機短信通知、查詢、統計等功能都在網絡環境下實現，收發文也從傳統的方式向自動化方式進行。科室間傳遞信息的重要工具，及時了解醫院發展動態的主要平臺，對文件進行系統性地管理，快速、準確地為領導提供數據，為領導作重要決策提供依據。辦公自動化系統所產生的電子檔案，對醫院的發展有著舉足輕重的地位，只有充分認識到電子檔案的價值，才能對醫院檔案管理工作的開展起到推動作用。

二、辦公自動化環境下電子檔案管理的優點

辦公自動化環境下，電子文件與紙質文件相結合，充分發揮兩者的優點，辦公文本同步整理和歸檔，令醫院辦公從手工到網絡、從文檔的人工處理到工作流的自動化的轉變，最明顯的效果是提高了工作效率，節約辦公成本，最大化的利用醫院資源。

（一）提高工作效率。傳統的檔案管理運用手工操作管理檔案，既費時又費力，還存在一定的差錯，以至于檔案工作煩瑣。辦公自動化運用計算機技術和網絡技術的信息處理能力，更好地收集文件，儲存，統計數據和查閱信息，使檔案工作變得簡單，井然有序，有效地提高了工作人員的辦事效率。由傳統的集中立卷改變為隨時立卷，使文檔不積存，及時歸檔。

（二）資源共享便利。傳統的文件查找會有一定的局限性，造成資源浪費。通過辦公自動化平臺可隨時隨地進行信息的交流和共享，使檔案的利用變得更加方便和高效，可及時、同時了解各部門的工作動態，以便做出及時準確的決策。檔案利用過程中對文檔做出及時的響應和處理，保證了檔案的查全率和查準率。

（三）信息傳遞及時。文件以往通過人工傳遞、郵政傳遞，受到了距離、時間上的阻礙，影響了信息無法及時傳達，也有因為工作人員疏忽導致文件滯留、傳遞丟失等現象以致此項工作無法正常運行。通過辦公自動化后，電子檔案通過網絡可進行傳遞信息，提高了文件傳遞的時效性，使醫院及時完成工作。

（四）利用方便快捷。以往查閱檔案都是手工調卷，辦公自動化可提供多渠道、多路徑的網絡環境下的在線服務，可通過部門查詢、關鍵字查詢、日期查詢等多種方式，向利用者提供在線目錄查詢和全文瀏覽服務。

三、辦公自動化環境下電子檔案管理的存在問題及對策

（一）電子檔案的統一標準，規范管理

1.文書管理與檔案管理基本上是不同部門管理的，文書部門處理文件的前期工作，檔案部門負責接收，整理，歸檔工作。在管理上要規范體制，實行文書管理與檔案管理統一領導，統一規劃，同步發展。檔案部門與文書部門要相互配合共同處理，確保各工作環節都能順利進行。

2.制定業務流程標準，必須實行電子檔案與紙質檔案統一、規范管理，電子文件以檔號命名，在紙質檔案整理編目過程中使用相同的檔號進行歸檔，檔案系統中以同一存址，同一文件按檔號對該文件進行掛接，這樣既可以解決歸檔文件的憑證、依據作用，又可以解決檔案的提供利用和資源共享問題，達到互補的目的,使檔案更好的發揮其作用。

3.統一技術操作標準。在進行流程設計時，采用兼容性強、應用性能好的系統，并對關鍵技術參數、技術標準進行統一處理，包括數據接口標準、數據安全標準以及不同類型數據轉化標準等，確保不同類型的電子文件從辦公自動化系統向檔案管理系統的平滑流轉和安全管理。

（二）電子檔案的安全因素

1.電子檔案給用戶帶來利用便利和快捷的同時，其信息安全也面臨著威脅。電子檔案共享是通過網絡來實現的，然而當前網絡安全問題日益突出，增加了文件的安全隱患。醫院應積極應用計算機、網絡等信息化手段，建立檔案安全預警預報信息網絡，建立健全應急指揮和保障體系。

2.辦公自動化下的電子檔案雖然有很多優點，但紙質檔案同樣重要，網絡環境下電腦容易感染病毒，破壞文件內容，導致文件無法打開，給醫院造成損失。由于電子檔案信息記錄的原理和紙質文件不同，對載體的選擇和保護僅僅是保護電子文件的基礎，還需采取多種先進的信息安全技術和措施進行保護，考慮到計算機、網絡等信息技術以及電子文件的特性，還應采取信息安全防范、信息加密技術、信息認證技術、防治計算機病毒、信息備份、網絡安全等手段來防護。

3.與紙質檔案不同，電子檔案可以不留痕跡地進行修改，將文件通過網絡同時發送給多位用戶，造成文件信息泄密。工作人員在處理文件時應該將文檔轉化成PDF格式，添加防偽水印，加蓋電子公章，采取電子簽名，對需要加密文件進行加密保存。采用訪問控制、權限控制、防寫等技術手段和嚴格的管理措施，加強對電子文件的全程監管。以限制用戶只能讀取信息，無法對電子文件進行修改、復制等操作，以確保電子檔案的真實性，安全性。

（三）對工作人員的要求。辦公自動化環境下，檔案工作發生了變化，檔案部門不再是獨立的，需要與各部門溝通，與其他工作人員配合，才能更好地做好檔案工作。要提升檔案工作人員的綜合素質，幫助提高對電子檔案的意識，加強檔案專業知識、檔案軟件、辦公自動化軟件的學習，提高對文字的處理能力，熟練辦公自動化操作流程，從而增強業務能力和管理水平。使工作人員既具備全面的檔案專業素質，又具有較強的計算機信息系統操作能力。

（四）電子文件的歸檔工作中的措施。明確歸檔范圍，嚴格執行歸檔制度。按照歸檔時間要求，做到及時歸檔。只要電子文件已經完成處理程序，構成其證據價值的信息便已齊備，就可以實施歸檔。歸檔應分兩步進行，對實時進行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。在歸檔工作過程中，要充分考慮電子文件的技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等技術因素，確保歸檔電子文件的真實、完整、規范、有效。

四、結束語

辦公自動化環境下，醫院電子檔案實行資源共享，提高了工作效率，保證了檔案的真實、完整性，提升了文檔管理水平。工作人員應該不斷更新知識，從而提高自身素質和業務能力，更好地利用辦公自動化的平臺，把檔案管理工作推向更高的階層。

[1]宋李娜.淺議辦公自動化環境下的文書檔案管理[J].檔案,2010(2):59-60.

[2]胡桂周，魯鴻.淺析醫院辦公自動化系統中電子文件檔案管理的意義[J].中國病案,2013(2):33-34.

[3]張寧紅.淺談文書檔案管理的辦公自動化應用[J].黑龍江檔案,2011(1):26.

[4]伍志新.醫院文書檔案管理的辦公自動化應用[J].華北煤炭醫學院學報,2011(2):261-262.