如何完善房地產檔案管理

文/宣威市房地產監理所 王愛華

房地產行業的快速發展，給中國經濟的提升帶來了契機但也帶來了挑戰，一方面拉動了相關行業的發展并為社會創造大量就業崗位，但同時大量房地產檔案信息一旦管理不善，就會對整個房地產市場的運行造成影響，最后輻射至其他相關行業。因此本文將對完善房地產檔案管理的措施進行探討。

一、正確認識城市房地產檔案的特點

第一，法律認可。實際當中法律認可的能夠確認房地產權利歸屬、鑒證房地產權屬處置的有效證明包括房地產權屬證書和房地產檔案。例如法院在裁判房地產評估、保全、查封、繼承、抵押、交易等案件時，主要的裁量依據就是房地產檔案。第二，動態性。實際中影響房地產檔案動態性的原因包括兩個方面：首先是，發生房屋狀況變動、房屋被拆除產權滅失等房地產本身發展變化的情況。其次是，房產交易造成房地產權屬轉移、編號方式改變、路街巷變化、歷史遺留問題、測量方法改變等因外界條件造成房地產檔案變化的情況。第三，數量大、使用頻率高。每一套房地產檔案都會與房屋產權對應，據權威部門統計，在辦理房地產評估、查封、抵押、繼承、交易等正常業務時，大城市中每年需要利用房地產檔案的次數為六萬次左右，中小城市為兩萬次左右。總的來說，房地產檔案具有較大的數量和利用量。第四，專業性。房地產檔案是一種專門檔案，主要是房地產登記部門形成的產權產籍資料及表冊。第五，區域壟斷性。在我國法律中規定房地產管理采用屬地管理的原則，而在這個過程中房地產管理部門如果濫用當地產檔案的壟斷和獨占地位，就會應當檔案利用和管理的規范性，進而對房地產發展和社會穩定造成影響。

二、強化城市房地產檔案的收集整理

第一，在產權登記、產權變更、其他涉及產權資料活動時，應當確保收集到的資料符合翔實、準確、完成要求，同時應當使用統一的文件規格、文件形式、技術指標、驗收標準。另外收集檔案還應當避免檔案載體單一的問題，盡可能同時采用紙質檔案盒電子檔案。第二，應當收集完成歸檔范圍內各種形式產權文件材料，通常情況下反映基建拆遷審批工作的文件材料都應當包含進去，例如反映測繪工作的圖紙和報告、房屋和使用土地權屬界定位置圖、產權登記產權變更的證明和文件、產權來源等。第三，應當根據房地產文件材料形成過程確定歸檔時間，這個過程中應當考慮的主要因素包括保管利用便利性、房地產檔案完整性、房地產檔案安全性、統一高效管理等，并且需采用定期歸檔和隨時歸檔兩種方式。第四，完善歸檔管理制度。由于房地產檔案數量巨大、使用頻繁，加之房地產評估、抵押、繼承、交易等業務呈快速上升的趨勢，各項房地產檔案資料增加速度極快。在這種情況下管理部門應當對材料的移交、形成、審核進行嚴格管理，并及時歸檔整理文件材料，在有效統實物和房地產檔案的條件下，推動房地產檔案管理水平的提升。

三、健全城市房地產檔案管理制度和機構

第一，對管理機構進行完善。根據我國相關法律規定，地方房地產形成管理部門在本地區房地產權屬檔案管理工作需要的基礎上，構建配置專職檔案管理人員的房地產權屬檔案管理機構，同時還應當對相關工作制度進行完善。第二，對管理制度進行完善。為了提升檔案管理人員的創新能力和服務意識，地方相關部門應當對房地產檔案管理制度進行完善。我國檔案法規定，責任部門應當訂立檔案管理的規章制度，并對檔案法制體系進行完善和建立，進而形成對檔案管理活動的有效規范。第三，有效培養房地產檔案管理專業人員。實際當中檔案管理部門應當開展針對檔案管理工作人員的培訓，進而保證相關檔案管理工作的有效開展。與此同時檔案管理機構還應當充分吸納和引入房地產專業管理人才，進而為房地產檔案管理工作構建一個高素質、高能力的工作團隊。

四、實現房地產檔案現代化管理

第一，在檔案管理工作中充分運用網絡技術。檔案管理工作人員應當通過網絡技術、自動化技術、現代電子技術的運用，有效解決因現代房地產管理工作中因檔案流動大、變化快、多載體造成了困難。通過計算機技術和網絡技術的結合運動，能夠有效推動房地產檔案管理模式的改革，進而推動房地產檔案信息利用管理、查詢、整理、收集的現代化發展，進而實現房地產檔案信息更加快捷和充分的查詢。可見通過先進技術的運用不僅能在一定程度上解決產權檔案數據龐大、工作量大、變更頻繁造成的問題，還能夠促進檔案管理工作效率和水平的提升。第二，逐步構建電子檔案。電子檔案不同于傳統紙質檔案，以數字化信息的形式存在，它的形成是建立在設備的基礎之上，其可更改性和可共享性更強。第三，提升系統安全。管理檔案最基礎的要求就是完成和安全，在城市房地產檔案管理中要求的安全是避免自然災害和人為對系統軟件和硬件造成破壞，工作中不僅要做好各項防御工作，還應當強化用戶權限管理這一環節，進而保障房地產檔案的安全性和完成性。

五、結語

房地產檔案管理信息量大、變更頻繁，這給管理工作造成了很大的困難。這種情況下相關責任部門應當積極采取各項手段，提供檔案管理水平和效率。

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